Transfiere

Cuando no lo sabe, lo dice y pasa la llamada a una persona.

La llamada llega, pero no a quien debe

Transferir mal cuesta más que no transferir: el cliente repite lo que ya ha contado y a veces cuelga por el camino.

En un negocio con departamentos, la llamada pasa de mano en mano hasta dar con alguien que pueda ayudar. Cada salto es una espera, una explicación repetida y una posibilidad de que se corte. Y cuando quien tiene que cogerla no está, la llamada acaba en un buzón que nadie escucha hasta el día siguiente.

S

Sonia · Recepcionista IA de digalook

Llamada entrante · Viernes 12:30

Hola, quiero hablar con alguien por un tinte que me salió mal.
S
Lo siento mucho. ¿Cuándo te lo hiciste y con quién?
El sábado, con Marc. Me ha quedado muy oscuro.
S
Te paso con Carla, la encargada, y le cuento lo del tinte.
Llamada transferida

Sabe a quién pasarla y cuándo

Transferir bien es saber tres cosas: quién lo lleva, si está y qué hacer cuando no está.

  • Entiende el motivo de la llamada antes de moverla.
  • Elige el destino con tus reglas: persona, departamento o local.
  • Comprueba si hay alguien disponible antes de pasarla.
  • Pasa la llamada con el contexto de lo que ya se ha hablado.
  • Toma el recado cuando no hay nadie, en vez de dejar sonar.
  • Transfiere en cuanto el cliente lo pide, sin insistir.

Tu organigrama, en cuatro líneas

Todo esto ya está decidido en el negocio. Lo único nuevo es escribirlo una vez.

El directorio
Personas, departamentos y a qué número o extensión responde cada uno.
Las reglas
Qué tipo de llamada va a cada sitio, y cuáles se transfieren siempre.
Los horarios
Cuándo está cada uno, para no pasar una llamada a una silla vacía.
El plan B
Qué hacer si el destino no contesta: recado, segundo destino o devolución de llamada.

Cada llamada, donde tenía que estar

No es una centralita que reparte a ciegas. Es una llamada que llega explicada y a la primera.

  • La llamada conectada con quien puede resolverla.
  • El motivo, contado antes de que el cliente lo repita.
  • El recado tomado entero cuando no hay nadie.
  • Ninguna llamada abandonada en una espera.
  • Un registro de qué se transfiere y a dónde, que enseña qué se podría resolver antes.

Donde hace falta una persona

Transfiere es la salida honesta: aparece cuando la conversación deja de ser algo que se pueda resolver solo.

Reparte el pico sin que nadie escuche música de espera.
Cuando la pregunta se sale de lo previsto, pasa la llamada en vez de improvisar.
Deriva a quien hable ese idioma, si prefieres que lo lleve una persona.
Es la habilidad principal: todo el caso se sostiene sobre ella.

Dónde están los límites

Lo decimos aquí para que nadie se lo encuentre en una demo. Transfiere mueve la llamada; que la cojan ya no depende de ella.

  • No hace que haya alguien. Si no hay nadie, toma el recado; no puede inventar un turno.
  • No decide sola. Enruta con tus reglas, y lo que no esté previsto va al destino por defecto.
  • No resuelve lo que transfiere. Pasa la llamada con contexto y ahí acaba su parte.
  • No sustituye a tu centralita. Trabaja con la que ya tienes.
  • No retiene a nadie. Si el cliente pide una persona, la pide una vez.

Lo que todo el mundo pregunta

Las seis dudas de quien tiene varios departamentos y un solo número.

¿Cómo decide el agente que una llamada tiene que pasar a una persona?

heydiga decide por lo que el negocio haya definido y por lo que pida el cliente. Transfiere cuando el cliente lo solicita, cuando la consulta sale de su ámbito y en los casos que el negocio marque como siempre transferibles. Antes de mover la llamada entiende el motivo, y lo que no esté previsto en las reglas va al destino por defecto.

¿Puede ir cada tipo de llamada a un sitio distinto?

Sí, heydiga envía cada tipo de llamada a su destino: una persona, un departamento o un local, cada uno con su número o su extensión. El negocio escribe una vez su directorio, qué llamada va a cada sitio y el horario de cada uno, y heydiga reparte con esas reglas. Trabaja con la centralita que el negocio ya tiene, sin sustituirla.

¿Y si no hay nadie disponible para coger la llamada?

heydiga comprueba que hay alguien disponible antes de pasar la llamada, con el horario de cada persona, para no pasarla a una silla vacía. Si el destino no contesta, sigue el plan B que haya definido el negocio: tomar el recado con el motivo y el contacto y hacerlo llegar al momento, probar un segundo destino o la devolución de llamada. Ninguna llamada se queda abandonada en una espera.

¿El cliente tiene que repetir lo que ya ha contado?

No, con heydiga la llamada llega a la persona con el motivo ya contado y lo que se ha hablado hasta ese momento, así que el cliente no repite nada. Si heydiga ha reconocido al cliente, quien coge la llamada tiene delante su ficha antes de saludar. La conversación sigue por donde se quedó, que es lo que hace que una transferencia no moleste.

¿Puede pasar la llamada a una persona del equipo?

Sí, heydiga transfiere la llamada a una persona cuando hace falta, con lo hablado hasta ese momento para que el cliente no tenga que repetirlo. El negocio decide a qué número o extensión va y en qué casos: cuando el cliente lo pide, reclamaciones, temas delicados o cualquier otro que defina.

¿Y si mi cliente prefiere hablar con una persona?

heydiga transfiere la llamada en cuanto el cliente lo pide. Si lo pide una o dos veces, pasa la llamada a la persona o la extensión que el negocio haya definido, sin insistir. El objetivo no es retener al cliente en la máquina, sino que su consulta quede resuelta.

Pruébalo con tu centralita

Se pone delante de la que ya tienes y empieza a repartir esta misma tarde.

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