Identifica

Reconoce a quien llama y recupera su historial antes de decir nada.

«¿Me puede decir su nombre otra vez?»

Un cliente de diez años que tiene que explicar quién es no se siente cliente de diez años.

Quien atiende no sabe con quién habla hasta que lo pregunta, y para entonces ya ha perdido medio minuto y algo de confianza. Buscar la ficha lleva otro rato: hay que salir del teléfono, entrar en el programa, escribir el apellido y elegir entre tres que se llaman parecido. Mientras tanto, el cliente repite el historial que ya está escrito en la pantalla.

S

Sonia · Recepcionista IA de digalook

Llamada entrante · Lunes 18:25

Hola, quería pedir hora para lo de siempre.
S
¡Hola, Laia! Corte y color con Marc, como en marzo, ¿verdad?
Eso es. ¿Tiene algo el jueves?
S
Sí, a las 17:00. Te la dejo con Marc, como siempre.
Clienta reconocida

Sabe con quién habla antes de saludar

El número de teléfono ya es un dato. Basta con usarlo antes de decir la primera frase.

  • Reconoce el número entrante y busca la ficha del cliente.
  • Recupera su historial: última visita, última compra, lo pendiente.
  • Saluda por su nombre en lugar de pedirle que se presente.
  • Pregunta por lo que tiene abierto, sin que haga falta explicarlo.
  • Comprueba con un segundo dato cuando lo que se pide es delicado.
  • Trata al que llama por primera vez como lo que es: alguien nuevo.

Dónde está la ficha del cliente

No hay que montar una base de datos: la que hay es la que se usa. Lo que se define es hasta dónde llega lo que se puede contar por teléfono.

La base
El programa donde están los clientes con su teléfono: CRM, ficha o agenda.
El historial
Qué es útil recordar en una llamada: última visita, compra, aviso abierto.
La verificación
Qué segundo dato se pide cuando lo que se consulta es personal.
El límite
Qué se puede decir por teléfono y qué solo en persona.

Una conversación que empieza por la mitad

Reconocer a alguien no es un detalle de cortesía: se ahorra el minuto de siempre y se acierta más.

  • El cliente reconocido antes de la primera frase.
  • Su historial a mano, sin que él tenga que contarlo.
  • La cita o el aviso abierto, sobre la mesa desde el principio.
  • Los datos que ya existen, sin volver a pedirlos ni a teclearlos.
  • Un dato personal que solo sale después de comprobar con quién se habla.

Al principio de todo

Identifica no se ve en la página: se nota en que el resto de la conversación va más rápido.

Reconoce al paciente y propone hora con su profesional de siempre.
Sabe qué cita tiene abierta quien devuelve la llamada.
Distingue al cliente de siempre del interesado nuevo, y no los mezcla.
Pasa la llamada con la ficha delante de quien la coge.
Sabe qué compró y cuándo antes de que lo cuente.

Dónde están los límites

Lo decimos aquí para que nadie se lo encuentre en una demo. Reconocer un número no es lo mismo que dar por hecho quién llama.

  • No da nada personal solo por el número. Si el asunto es delicado, comprueba antes.
  • No reconoce a quien no está. Si el número no consta, atiende como a alguien nuevo.
  • No sabe quién sostiene el teléfono. Un móvil compartido en casa es de la casa, no de una persona.
  • No arregla tu base de datos. Si hay dos fichas del mismo cliente, verá dos.
  • No decide qué se puede contar. Ese límite lo pones tú y lo respeta.

Lo que todo el mundo pregunta

Las seis dudas de quien maneja datos de clientes por teléfono.

¿Reconoce a un cliente que ya ha llamado antes?

Sí, heydiga reconoce a quien llama por su número, lo busca en la base de clientes del negocio y recupera su ficha y su historial antes de decir nada. Así la conversación arranca donde se quedó la anterior en lugar de empezar de cero: sabe si es cliente, qué suele pedir y cuándo fue su última cita, y lo saluda por su nombre.

¿Y si el cliente llama desde otro teléfono?

Si el número no consta en la base del negocio, heydiga no lo reconoce y no lo disimula: atiende como a alguien nuevo y pide los datos que necesite para seguir. Tampoco arregla la base de datos: si hay dos fichas del mismo cliente, verá dos.

¿Da información personal a quien llama desde ese número?

heydiga solo da información personal después de comprobar con quién habla, según lo que se pida. Para una cita basta el número; para un resultado, una factura o un historial pide antes un segundo dato, porque no sabe quién sostiene el teléfono: un móvil compartido en casa es de la casa, no de una persona. Qué se puede decir por teléfono lo decide el negocio.

¿Qué historial del cliente recupera?

heydiga recupera el historial que sirve en una llamada: la última visita, la cita próxima, la compra reciente o el aviso abierto, ni más ni menos de lo que el negocio defina. Lo consulta en el CRM, la ficha o la agenda que el negocio ya usa, sin crear una copia paralela de sus clientes. Qué planes incluyen la conexión con el software del negocio está en la sección de planes.

¿Puedo ver qué se ha hablado en cada llamada?

Sí. Cada llamada que atiende heydiga queda en el panel con su transcripción, el motivo del contacto y lo que se resolvió, y el equipo empieza el día con un resumen de lo que entró. El nivel de análisis que trae cada plan está en la sección de planes.

¿Qué certificaciones de seguridad tiene heydiga?

heydiga está certificada en el Esquema Nacional de Seguridad de categoría media (Real Decreto 311/2022) y en ISO 27001. Trabaja con servidores en la Unión Europea, cumple el RGPD y cifra los datos en tránsito y en reposo. Es el nivel de exigencia que piden los clientes que trabajan con datos sensibles, como centros sanitarios o administraciones públicas.

Pruébalo con tu fichero

Se conecta al programa que ya usas y la próxima llamada empieza con un nombre.

Servidores en la Unión EuropeaCumplimiento del RGPDENS categoría media (RD 311/2022)ISO 27001Cifrado y anonimización de datos

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