Reporta
Recoge la incidencia entera desde el primer contacto, y la deja lista para resolver.
La avería se cuenta tres veces
Quien llama con un problema lo explica entero. Y lo vuelve a explicar cuando por fin le cogen.
Una incidencia entra por teléfono en el peor momento: el cliente está molesto, quien atiende está a otra cosa y lo que se apunta es media línea en un papel. Falta el dato que hacía falta para actuar, así que hay que devolver la llamada para preguntarlo. Entre medias, nadie sabe si eso está abierto, quién lo lleva ni desde cuándo.
Sonia · Recepcionista IA de digalook
Llamada entrante · Martes 20:05
Sonia · Recepcionista IA de digafood
Llamada entrante · Sábado 22:40
Sonia · Recepcionista IA de digamotor
Llamada entrante · Domingo 19:30
Sonia · Recepcionista IA de digaclinic
Llamada entrante · Jueves 21:15
Sonia · Recepcionista IA de digaliving
Llamada entrante · Viernes 23:35
Toma el parte entero
Recoger una incidencia no es apuntar una queja: es reunir lo que hace falta para poder resolverla sin volver a llamar.
- Pregunta qué ha pasado, dónde y desde cuándo, en ese orden.
- Reclama el dato que falta antes de cerrar la llamada.
- Reconoce lo urgente y lo marca como tal.
- Abre el aviso en el sistema donde el equipo lo va a ver.
- Confirma al cliente qué se ha registrado y con qué número.
- Recoge igual la incidencia de las tres de la tarde que la de las tres de la mañana.
Qué hay que preguntar y a quién avisar
Cada negocio tiene su parte y su urgencia. Lo único que hace falta es dejarlo escrito una vez.
El aviso abierto, no una nota
Al colgar ya hay un registro con todo dentro y alguien enterado. Nadie tiene que reconstruir la llamada.
- La incidencia registrada con qué, dónde y desde cuándo.
- El contacto de quien la reporta, para no perseguirlo después.
- La urgencia marcada, para que lo grave no espere turno.
- El aviso a quien le toca, en el momento de recibirlo.
- Un histórico de qué falla más, que es por donde se arregla el problema de fondo.
Cuando la llamada trae un problema
Reporta aparece donde la conversación no es una consulta ni una compra, sino algo que hay que resolver.
En estos sectores
Contesta mientras el equipo trabaja y deja la agenda del salón hecha para mañana.
Coge diez llamadas a la vez en hora punta y sienta las reservas sin sacar a nadie de sala.
Da cita de taller, informa del estado del coche y no deja escapar un lead de venta.
Llena la agenda, reduce las ausencias y trata cada dato con el cuidado que exige.
Atiende al interesado cuando llama, lo cualifica y agenda la visita antes de que llame a otro.
Dónde están los límites
Lo decimos aquí para que nadie se lo encuentre en una demo. Reporta recoge y avisa; arreglar sigue siendo cosa de personas.
- No resuelve la incidencia. La deja documentada y en manos de quien la resuelve.
- No decide la gravedad por su cuenta. Marca la urgencia con tus criterios.
- No promete plazos. Da los que le hayas cargado y nunca uno inventado.
- No es un servicio de emergencias. Ante un riesgo real, redirige a quien corresponde.
- No hace el seguimiento solo. Si hay que llamar de vuelta, lo hace tu equipo o tu sistema.
Lo que todo el mundo pregunta
Las cinco dudas de quien recibe problemas por teléfono todos los días.
Pruébalo con la próxima avería
Cuéntale qué hay que preguntar y la siguiente incidencia entra completa.
Nunca viene sola
Reporta abre el aviso, pero antes alguien tuvo que reconocer al cliente y después habrá que pasarlo a una persona. Estas son las otras ocho.
Contesta las preguntas de siempre sobre el negocio, sin equivocarse ni inventar.
Consulta huecos reales, da la cita, la cambia y la cancela. Todo hablando.
Recoge y cualifica los datos de quien llama, y los deja donde el equipo trabaja.
Cuando no lo sabe, lo dice y pasa la llamada a una persona.
Envía la carta, el presupuesto o el documento que haga falta durante la conversación.
Reconoce a quien llama y recupera su historial antes de decir nada.
Convierte cada conversación en datos: qué se pregunta, qué se pierde, qué mejora.
Automatiza el flujo propio del negocio, ese que no encaja en ninguna casilla.