Rispondi

Risponde alle solite domande sull'attività, senza sbagliare e senza inventare.

Al banco si risponde cento volte la stessa cosa

Buona parte di quello che arriva al telefono non ha bisogno di una persona: ha bisogno di una risposta.

Orari, indirizzo, prezzi, se serve appuntamento, cosa portare. Sono domande che una risposta ce l'hanno già e che occupano comunque qualcuno, quasi sempre chi sta servendo un cliente davanti. Si risponde una alla volta, con pazienza diversa secondo il giorno e secondo chi alza la cornetta. E quelle che arrivano con l'attività chiusa non ricevono risposta.

S

Sonia · Receptionist IA di digalook

Chiamata in arrivo · Domenica 18:10

Ciao, quanto costa un colore con i colpi di sole?
S
Da 65 €, con shampoo e piega. Conta circa due ore.
E siete aperti il lunedì mattina?
S
Sì, dalle 10:00 alle 20:00, senza chiudere a pranzo.
Dubbio risolto

Risponde, non prende nota

La differenza tra una segreteria e una risposta è che la seconda chiude la chiamata.

  • Risponde con le informazioni della tua attività, non con un copione generico.
  • Parla in linguaggio naturale, senza menù né «digiti uno».
  • Risponde uguale al telefono e su WhatsApp, con le stesse informazioni.
  • Risponde a qualsiasi ora, anche con l'attività chiusa.
  • Dice che non lo sa quando non lo sa, invece di inventare.
  • Passa a una persona quello che esce dal previsto.

Quello che sa è quello che le racconti

Non c'è niente di nuovo da scrivere: l'informazione esiste già nell'attività. Basta mostrargliela una volta.

Le basi
Orari, indirizzo, come arrivare, festivi e chiusure per ferie.
Il catalogo
Quali servizi si offrono, cosa comprende ciascuno e quanto costano.
Le condizioni
Se serve appuntamento, cosa portare, metodi di pagamento e tutto ciò a cui già rispondete ogni giorno.
I limiti
A cosa non si risponde al telefono e a chi passa quando capita.

Il telefono smette di interrompere

Non è una segreteria che qualcuno svuota dopo. È la richiesta risolta e la squadra che non alza la testa.

  • La risposta data sul momento, non un promemoria da richiamare.
  • Le stesse condizioni raccontate uguali tutte e venti le volte.
  • Richieste gestite di notte, nei festivi e nelle ore di punta.
  • La squadra che non molla quello che ha per le mani.
  • Un registro di cosa si chiede di più: è da lì che si comincia a migliorare.

È la prima, e quasi mai l'unica

Quasi tutte le conversazioni iniziano con una domanda. Rispondi la risolve, e spesso un'altra competenza prosegue dietro.

Risponde a quello che arriva di notte, cioè quando non c'è nessuno.
Gestisce dieci chiamate insieme con la stessa risposta.
È la competenza principale: tutto il caso si regge su di lei.
Risponde nella lingua in cui le parlano, senza cercare nessuno.
Dà la stessa informazione sia a chi chiama sia a chi scrive.

Dove sono i limiti

Lo diciamo qui perché nessuno lo scopra in una demo. Rispondi risponde; quello che va fatto lo fanno le altre.

  • Non improvvisa. Quello che non le hai raccontato non se lo inventa: lo dice e lo passa.
  • Non dà consulenza professionale. Né medica, né legale, né tecnica, per quanto gliela chiedano.
  • Non tratta. Prezzi speciali, sconti ed eccezioni vanno a una persona.
  • Non chiude niente. Informa; se bisogna prenotare o raccogliere dati, entra un'altra competenza.
  • Non indovina quello che cambia. Se l'informazione invecchia, risponde quella vecchia.

Quello che chiedono tutti

I sei dubbi di chi vuole sapere fin dove arriva prima di fidarsi.

A cosa può rispondere l'agente da solo?

heydiga risponde in autonomia a tutto quello che l'attività gli ha raccontato: orari, indirizzo, servizi e prezzi, se serve un appuntamento, cosa bisogna portare o quanto dura di solito una cosa. Lo fa in linguaggio naturale, senza menu né «prema uno», a qualsiasi ora e anche ad attività chiusa. Quando la domanda esce da quanto definito, lo dice e la passa a una persona invece di inventare.

Bisogna registrare le risposte una per una?

No, heydiga non lavora con risposte registrate né con un copione generico. Gli si insegnano una volta le informazioni che l'attività ha già (orari, catalogo, condizioni e cosa non si dice al telefono) e risponde in linguaggio naturale, quindi capisce allo stesso modo la stessa domanda fatta in dieci modi diversi. Non bisogna scrivere nulla di nuovo né prevedere ogni frase del cliente.

Come si aggiorna quello che sa l'agente?

Le informazioni di heydiga si cambiano in un solo posto e il cambio vale allo stesso tempo per il telefono e per WhatsApp, senza due versioni da mantenere. Conviene farlo appena cambia un orario, un prezzo o un servizio, perché heydiga non indovina cosa cambia: se le informazioni restano vecchie, risponde con quelle vecchie. Inoltre registra cosa si chiede di più, così si vede cosa gli manca ancora da sapere.

Cosa fa l'agente vocale se non sa rispondere a una domanda?

heydiga non improvvisa: non si inventa mai un prezzo, un orario o un appuntamento. Quando la richiesta va oltre ciò che è stato definito, lo dice e trasferisce la chiamata al team dell'attività oppure prende un messaggio, che arriva subito. Tutto ciò che non ha saputo risolvere resta registrato e serve ad ampliare quello che può gestire.

Si capisce che un agente vocale con IA non è una persona?

heydiga parla con una voce così naturale che molti clienti farebbero fatica a notare la differenza: capisce le interruzioni, risponde in tempo reale e non usa menu né «prema 1». Ciononostante, si presenta come assistente virtuale fin dal primo momento, come richiede il Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale. E se il cliente preferisce parlare con qualcuno del team, passa la chiamata.

Come gestire appuntamenti e prenotazioni su WhatsApp con heydiga?

I clienti scrivono al WhatsApp dell'attività e heydiga risponde come al telefono: controlla gli slot disponibili, conferma l'appuntamento e lo lascia creato in agenda. Usa le stesse informazioni dell'agente vocale e non duplica appuntamenti fra i due canali, quindi non importa se il cliente chiama o scrive. Come si aggiunge il canale WhatsApp a ogni piano è indicato nella sezione dei piani.

Provala con le tue domande

Raccontale quello che rispondi ogni giorno e da questo pomeriggio comincia a rispondere al posto tuo.

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