Riporta

Raccoglie tutta la segnalazione dal primo contatto e la lascia pronta da risolvere.

Il guasto si racconta tre volte

Chi chiama con un problema lo racconta per intero. E lo racconta di nuovo quando finalmente qualcuno risponde.

Una segnalazione arriva al telefono nel momento peggiore: il cliente è arrabbiato, chi risponde sta facendo altro e quello che si annota è mezza riga su un foglio. Manca il dato che serviva per agire, quindi bisogna richiamare per chiederlo. Nel frattempo nessuno sa se è aperta, chi la segue né da quando.

Sonia · Receptionist IA di digalook

Chiamata in arrivo · Martedì 20:05

Ciao, ho fatto il gel sabato e già mi si sono alzate due unghie.

Mi dispiace. Con chi l'hai fatto e in quale centro?

Con Nerea, in quello di Plaza Mayor.

Registrato con il numero 2317. Domani ti chiamano per sistemarle.

Segnalazione registrata

Sonia · Receptionist IA di digafood

Chiamata in arrivo · Sabato 22:40

Ciao, ho ritirato un ordine da asporto e manca un piatto.

Mi dispiace. A che nome era e quale piatto manca?

A nome di Óscar Gil. Mancano le crocchette.

Registrato con il numero 0482. Il responsabile ti chiama subito.

Segnalazione registrata

Sonia · Receptionist IA di digamotor

Chiamata in arrivo · Domenica 19:30

Ciao, ho ritirato l'auto venerdì e ora i freni fischiano.

Accidenti. Mi dai la targa e da quando lo senti?

4821 JKL. Da ieri, soprattutto frenando piano.

Registrato con il numero 1175. Domani mattina presto ti chiama l'officina.

Segnalazione registrata

Sonia · Receptionist IA di digaclinic

Chiamata in arrivo · Giovedì 21:15

Ciao, ieri ho comprato una scatola di pastiglie e manca un blister.

Mi dispiace. Che farmaco era e a che ora l'hai comprato?

Omeprazolo, verso le sette di sera.

Registrato con il numero 3390. Domani lo verifica il farmacista.

Segnalazione registrata

Sonia · Receptionist IA di digaliving

Chiamata in arrivo · Venerdì 23:35

Ciao, sono in affitto in Calle del Carmen e ho una perdita d'acqua.

Esce molta acqua? Hai potuto chiudere il rubinetto generale?

Sì, l'ho chiuso, ma dal soffitto del vicino gocciola.

La segno come urgente, numero 5521. Avviso subito l'idraulico di turno.

Segnalazione urgente

Prende il rapporto per intero

Raccogliere una segnalazione non è annotare una lamentela: è mettere insieme quello che serve per risolverla senza richiamare.

Chiede cosa è successo, dove e da quando, in quest'ordine.
Reclama il dato che manca prima di chiudere la chiamata.
Riconosce ciò che è urgente e lo segna come tale.
Apre la segnalazione nel sistema dove la squadra la vedrà.
Conferma al cliente cosa è stato registrato e con che numero.
Raccoglie uguale la segnalazione delle tre del pomeriggio e quella delle tre di notte.

Cosa chiedere e chi avvisare

Ogni attività ha il suo rapporto e la sua urgenza. L'unica cosa che serve è metterlo per iscritto una volta.

Il rapporto

Quali dati vi servono sempre per poter agire senza richiamare.

I tipi

Quali segnalazioni arrivano e quali sono davvero urgenti.

La destinazione

Il gestionale dei ticket, il CRM o la casella dove si aprono le segnalazioni.

L'avviso

Chi va avvisato sul momento e a chi basta vederlo la mattina dopo.

La segnalazione aperta, non un appunto

Quando si riattacca c'è già un registro con tutto dentro e qualcuno informato. Nessuno deve ricostruire la chiamata.

La segnalazione registrata con cosa, dove e da quando.
Il recapito di chi la segnala, per non doverlo rincorrere dopo.
L'urgenza segnata, perché ciò che è grave non faccia la fila.
L'avviso a chi di dovere, nel momento in cui arriva.
Uno storico di cosa si rompe di più, che è da dove si sistema il problema di fondo.

Quando la chiamata porta un problema

Riporta compare dove la conversazione non è una richiesta né un acquisto, ma qualcosa da risolvere.

Chiamate 24/7

Raccoglie il guasto della notte con lo stesso dettaglio di quello di mezzogiorno.

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WhatsApp e chiamate in un solo posto

Prende il rapporto da qualunque canale arrivi, con la foto allegata se c'è.

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Follow-up post-vendita

Registra quello che va storto dopo la vendita e lo mette in mano a qualcuno.

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In questi settori

Bellezza e benessere

Più clienti e molto meglio fidelizzati

Risponde mentre il team lavora e lascia l'agenda del salone pronta per domani.

Ospitalità e ristorazione

Più tavoli pieni, meno chiamate perse

Prende dieci chiamate insieme in pieno servizio e sistema le prenotazioni senza togliere nessuno dalla sala.

Automotive e officine

Più appuntamenti in officina e nessun contatto freddo

Fissa appuntamenti in officina, informa sullo stato dell'auto e non si lascia sfuggire un contatto di vendita.

Salute e benessere

Agenda piena e meno assenze

Riempie l'agenda, riduce le assenze e tratta ogni dato con la cura che richiede.

Case e immobili

Nessun interessato senza risposta

Risponde all'interessato quando chiama, lo qualifica e fissa la visita prima che chiami un altro.

Presto altri

Dove sono i limiti

Lo diciamo qui perché nessuno lo scopra in una demo. Riporta raccoglie e avvisa; riparare resta cosa da persone.

Non risolve la segnalazione. La lascia documentata e in mano a chi la risolve.
Non decide la gravità da sola. Segna l'urgenza con i tuoi criteri.
Non promette tempi. Dà quelli che le hai caricato e mai uno inventato.
Non è un servizio di emergenza. Davanti a un rischio reale indirizza a chi di dovere.
Non fa il seguito da sola. Se bisogna richiamare, lo fa la tua squadra o il tuo sistema.

Quello che chiedono tutti

I cinque dubbi di chi riceve problemi al telefono tutti i giorni.

Cosa raccoglie l'agente quando qualcuno chiama per segnalare un problema?

heydiga raccoglie quello che serve all'attività per agire senza richiamare: cosa è successo, dove e da quando, con che urgenza e chi lo segnala, con il suo recapito. Se manca un dato, lo chiede prima di riagganciare. Prende la segnalazione allo stesso modo alle tre del pomeriggio e alle tre di notte, che arrivi al telefono o su WhatsApp.

Dove resta registrata la segnalazione?

heydiga apre la segnalazione nel sistema dove l'attività gestisce già i problemi, che sia un sistema di ticket, il CRM o una casella di posta, con i campi compilati. Prima di riagganciare conferma al cliente cosa è stato registrato e con quale numero, e avvisa subito chi di dovere. Quali piani includono il collegamento con il software dell'attività è indicato nella sezione dei piani.

Distingue un'urgenza da qualcosa che può aspettare?

Sì, heydiga distingue ciò che è urgente con i criteri che gli dà l'attività, non per conto suo: una perdita d'acqua e una lampadina bruciata non sono la stessa cosa. L'urgente viene contrassegnato e si avvisa subito chi di competenza, e quello che può aspettare resta registrato perché il team lo veda la mattina.

Può ricevere foto o documenti della segnalazione?

Sì, su WhatsApp: le foto o i documenti inviati dal cliente restano allegati alla segnalazione aperta da heydiga, e spesso una foto evita il sopralluogo. Al telefono raccoglie la segnalazione parlando, con lo stesso dettaglio. Come si aggiunge il canale WhatsApp a ogni piano è indicato nella sezione dei piani.

Cosa fa se la segnalazione è grave?

heydiga non fa da servizio di emergenza: davanti a un rischio reale, indica chi bisogna chiamare e avvisa subito la persona che l'attività ha di turno. Non risolve nemmeno il problema né promette tempi che non gli sono stati dati: lo lascia documentato, con l'urgenza contrassegnata, nelle mani di chi lo risolve.

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