Cómo no perder interesados de Idealista y Fotocasa por teléfono
Para no perder interesados del portal, cada llamada del anuncio tiene que contestarse en el momento, aunque el equipo esté de visita o la oficina esté cerrada. Lo más directo es una recepcionista con IA: contesta, sabe por qué piso llaman, cualifica y deja la visita agendada con el comercial. Si el interesado escribe en vez de llamar, devuélvele la llamada pronto, y antes de hacerlo con IA confirma que tienes su consentimiento.
David Zafra · · 10 min de lectura ·
- Quien llama desde un anuncio está comparando pisos y quiere respuesta ya.
- Las llamadas llegan cuando los comerciales están en la calle.
- Bastan cinco o seis preguntas para saber si encaja y qué hacer después.
- La visita se puede cerrar en la misma llamada.
- Precio, negociación y condiciones legales los decide siempre una persona.
¿Por qué se pierden interesados por teléfono?
Porque llaman justo cuando nadie puede coger el teléfono.
- Todos los comerciales están enseñando pisos.
- La responsable de oficina está en una valoración.
- Quien queda en la oficina atiende a un cliente en la mesa.
- Es sábado por la mañana o domingo por la tarde y la agencia está cerrada.
- Entran dos llamadas del mismo anuncio a la vez.
Quien llama desde Idealista o Fotocasa suele tener varios anuncios abiertos. Si no le contestas, llama al siguiente. Y cuando por fin devuelves la llamada, quizá ya ha quedado para ver otro piso.
¿Cuánto importa contestar rápido?
Mucho: la primera hora decide.
En 2011, Harvard Business Review publicó dos datos sobre la velocidad de respuesta. En una auditoría a 2.241 empresas de Estados Unidos, solo el 37% contestó en menos de una hora a un contacto llegado por la web. En otro estudio, con 1,25 millones de contactos de 42 empresas estadounidenses, las que intentaban hablar con el interesado en menos de una hora tenían casi siete veces más probabilidades de llegar a una conversación con quien decide que las que lo intentaban una hora más tarde (Harvard Business Review, 2011 (se abre en una pestaña nueva)). Ninguno de los dos estudios es de inmobiliarias ni de llamadas, así que tómalos como una prueba de que la velocidad importa, no como una tasa para tu agencia.
La velocidad sola no basta. Coger el teléfono para decir «ya te llamará un comercial» no hace avanzar nada. La llamada tiene que acabar con un siguiente paso: una visita, un dato que faltaba o un aviso claro al comercial.
¿Puede una IA atender las llamadas de tu inmobiliaria y llamar a los leads de Idealista o Fotocasa?
Atenderlas, sí. Para llamar tú a los leads con IA, lo prudente es contar antes con su consentimiento.
Las llamadas que entran. Una recepcionista con IA contesta el teléfono que aparece en tus anuncios, a cualquier hora y varias llamadas a la vez. Los anuncios no cambian: solo se desvía ese teléfono. Identifica el piso por la referencia del anuncio y responde con los datos publicados. Comprueba en tu cartera si sigue disponible y, si ya no lo está, propone uno parecido.
Las llamadas que haces tú. Si alguien escribe por el portal y quieres llamarle con IA, ten en cuenta la Ley General de Telecomunicaciones. Su artículo 66.1.a reconoce el derecho a no recibir llamadas automáticas sin intervención humana con fines comerciales sin haber dado antes el consentimiento (BOE, Ley 11/2022 (se abre en una pestaña nueva)). Antes de llamar con IA a quien escribió por el portal, confirma con tu asesor que tienes su consentimiento para esa llamada y guarda de dónde sale.
¿Qué preguntas sirven para cualificar a un interesado?
Las justas para saber si encaja y qué hacer después. No es un interrogatorio.
| Pregunta | Qué aclara |
|---|---|
| ¿Buscas comprar o alquilar? | Qué proceso y qué comercial le corresponden |
| ¿En qué zona? | Si el piso encaja o hay que proponer otro de la cartera |
| ¿Qué presupuesto tienes? | Si el anuncio está a su alcance |
| ¿Cómo lo pagarías? | Si un comprador está listo o necesita antes la hipoteca |
| ¿Para cuándo lo necesitas? | La urgencia y el plazo de decisión |
| ¿Cuándo podrías verlo? | El camino más corto hasta la visita |
No hacen falta todas en cada llamada. A quien alquila le preguntas por los requisitos de la agencia. A quien pregunta por un piso concreto, a veces basta con confirmarle que sigue libre y darle hora. Las preguntas las decide tu agencia.
¿Se puede agendar la visita en la primera llamada?
Sí, si el piso está disponible, la persona encaja y la agenda del comercial está conectada.
La recepcionista ofrece dos huecos libres del comercial que lleva ese piso. El interesado elige uno y cuelga con la visita puesta. El comercial recibe el aviso con el resumen: qué busca, su presupuesto y por qué anuncio llamó.
Un ejemplo. Domingo, 12:20. Alguien llama por un piso de dos habitaciones que ha visto en Fotocasa. La agencia está cerrada, pero la llamada se contesta. Busca comprar, tiene la hipoteca preaprobada y puede ir el martes o el jueves. Queda el jueves a las 18:00 con el comercial del piso. El lunes, el comercial empieza con la visita ya en la agenda.
¿Qué llamadas tienen que pasar a una persona?
Las que piden criterio, confianza o una decisión.
| Lo resuelve la recepcionista IA | Pasa al comercial |
|---|---|
| Si el piso sigue disponible | Si hay margen para negociar el precio |
| Precio, metros, zona y gastos publicados | Una oferta o una contraoferta |
| Agendar, cambiar o anular una visita | Condiciones legales o de financiación |
| Requisitos de alquiler de la agencia | Una queja |
| Proponer otro piso parecido de la cartera | Un propietario que quiere vender, con sus datos ya recogidos |
Si el comercial no está libre, la recepcionista recoge lo esencial, le deja el aviso y le dice al interesado qué va a pasar. Nunca se inventa un margen, una condición o un dato del piso que no tiene.
¿Cómo probarla antes de contratar?
Con tu CRM real y anuncios de prueba. Apunta cómo acaba cada caso: completado, pendiente de confirmación, pasado al comercial o no disponible.
| Caso | Qué debería pasar |
|---|---|
| Llamada por la referencia de un anuncio | Identifica el piso sin hacer repetir nada |
| Un piso que ya no está disponible | Lo dice y propone otro parecido de la cartera |
| Una visita con el comercial que lleva el piso | La agenda en un hueco libre de ese comercial |
| Una pregunta por el margen de precio | No negocia: lo pasa al comercial |
| Una llamada en otro idioma, con nombres de calles | La entiende y la atiende igual |
| Dos llamadas del mismo anuncio a la vez | Contesta las dos |
| El CRM no responde | La visita queda pendiente y avisa al comercial |
Una regla para cualquier proveedor, también para heydiga: si la agenda o el CRM no responden, la visita no puede darse por confirmada.
Dónde encaja heydiga
La recepcionista IA de digaliving, el producto de heydiga para inmobiliarias, contesta con voz natural las llamadas y el WhatsApp de tu agencia y trabaja 24/7. Identifica el inmueble por la referencia del anuncio, cualifica con las preguntas que defina tu agencia y agenda la visita con el comercial que lleva ese piso. No negocia precios: eso lo ve el comercial.
- Con Idealista y Fotocasa, atiende a quien llama desde el anuncio sin tocar lo que ya tienes publicado.
- Con tu CRM, como Inmovilla o Witei, consulta la ficha del inmueble. Después deja el lead escrito con la visita, el anuncio de origen y el resumen de la llamada.
- Para el detalle por tipo de agencia, mira la página de agencias inmobiliarias.
Sin instalar nada, sin cambiar de CRM y sin tocar el número de la agencia. La integración con el software del sector va desde Diga Start: 99 €/mes sin IVA, con 500 minutos. Sin permanencia. El WhatsApp conversacional se añade por 39 €/mes sin IVA: con él, 138 €/mes.
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¿Qué deberías medir?
No solo cuántas llamadas se pierden. Lo que importa es cuántas acaban en visita.
| Qué mides | Qué te dice |
|---|---|
| Llamadas contestadas | Si la demanda tiene respuesta en el momento |
| Interesados cualificados | Cuántos encajan con tu cartera |
| Visitas agendadas | Si las llamadas se convierten en algo concreto |
| Llamadas fuera de horario | Cuánta demanda llega con la oficina cerrada |
| Llamadas por anuncio y por portal | Qué anuncio y qué portal traen visitas |
| Llamadas pasadas a un comercial | Si las reglas de traspaso funcionan |
Un primer paso: revisa una semana de llamadas
Antes de cambiar nada, apunta durante una semana normal:
- Cuántas llamadas se contestan y cuántas se pierden, por hora y por día.
- De qué anuncio y de qué portal llega cada una.
- Qué preguntan los comerciales antes de dar una visita.
- Qué llamadas son siempre lo mismo y cuáles piden criterio.
- Cuánto se tarda en devolver una llamada perdida y cuántas acaban en visita.
Si las pérdidas se concentran cuando el equipo está de visita, mira el caso de captación y cualificación de leads. Si se concentran con la oficina cerrada, el de llamadas fuera de horario. Y si quieres ver el problema en cualquier negocio, lee cómo dejar de perder llamadas de clientes.
Preguntas frecuentes
¿Hay que cambiar los anuncios de Idealista o Fotocasa?
No. Los anuncios se quedan como están: solo se desvía a la recepcionista el teléfono que aparece en ellos. Si mañana dejas un portal, nada cambia, porque trabaja sobre el teléfono y el CRM de la agencia.
¿Sabe por qué piso llama cada interesado?
Sí, por la referencia del anuncio, sin hacer repetir nada a quien llama. Responde con los datos publicados y comprueba en tu cartera si sigue disponible.
¿Puede negociar el precio?
No. Da solo los precios que la agencia ha cargado. Si el interesado pregunta si hay margen, le dice que lo verá con el comercial y le pasa a este lo que busca y su presupuesto.
¿Sabrá el interesado que habla con una IA?
Sí. La recepcionista IA de heydiga se presenta como asistente virtual desde el primer momento, como pide el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial (se abre en una pestaña nueva) en su artículo 50. Si prefiere hablar con alguien del equipo, pasa la llamada.
¿Atiende a compradores extranjeros?
Sí: contesta en el idioma de quien llama, sin traductor, y le cualifica y le agenda la visita como a cualquier otro. Si la agencia prefiere que lo lleve una persona, pasa la llamada a quien hable ese idioma.
¿Va a sustituir a los comerciales?
No. Se queda con las llamadas repetidas y con las que llegan cuando nadie puede cogerlas. El asesoramiento, la negociación y la relación con el cliente siguen siendo del comercial.
Fuentes
- Oldroyd, McElheran y Elkington, «The Short Life of Online Sales Leads», Harvard Business Review, marzo de 2011, hbr.org (se abre en una pestaña nueva).
- Ley 11/2022, de 28 de junio, General de Telecomunicaciones, artículo 66, en el BOE (se abre en una pestaña nueva).
- Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, artículo 50, Diario Oficial de la UE, 2024, en el BOE (se abre en una pestaña nueva).
- Funciones, integraciones y precios: digaliving, agencias inmobiliarias, Idealista, Fotocasa y precios, consultados el 29 de octubre de 2026.
Cómo se escribió: escrito con ayuda de herramientas de IA; revisado y verificado por el equipo de heydiga.
