Transfereix

Quan no ho sap, ho diu i passa la trucada a una persona.

La trucada arriba, però no a qui toca

Transferir malament costa més que no transferir: el client repeteix el que ja ha explicat i de vegades penja pel camí.

En un negoci amb departaments, la trucada passa de mà en mà fins a trobar algú que la pugui ajudar. Cada salt és una espera, una explicació repetida i una possibilitat que es talli. I quan qui l'ha d'agafar no hi és, la trucada acaba en una bústia que ningú escolta fins l'endemà.

Sonia · Recepcionista IA de digalook

Trucada entrant · Divendres 12:30

Hola, vull parlar amb algú per un tint que em va sortir malament.

Ho sento molt. Quan te'l vas fer i amb qui?

Dissabte, amb el Marc. M'ha quedat massa fosc.

Et passo amb la Carla, l'encarregada, i li explico el del tint.

Trucada transferida

Sonia · Recepcionista IA de digafood

Trucada entrant · Dimarts 10:15

Hola, soc de Peixos Ramírez, per la comanda de demà.

Bon dia. És un canvi a la comanda o a l'hora d'entrega?

Falta turbot i volia oferir llobarro a canvi.

Et passo amb el Javier, de cuina, i li avanço el del turbot.

Trucada transferida

Sonia · Recepcionista IA de digamotor

Trucada entrant · Dijous 11:40

Hola, volia parlar amb el mecànic que porta la meva furgoneta.

Ara és al fossat. És pel pressupost o per l'entrega?

Pel pressupost, que em sembla alt.

Li passo al Rubén amb el teu número; et truca quan surti.

Missatge anotat

Sonia · Recepcionista IA de digaclinic

Trucada entrant · Dilluns 17:20

Hola, el meu gos s'ha menjat un mitjó fa una estona.

Això ho ha de valorar el veterinari. Està vomitant?

No, però està molt inquiet.

Et passo ara mateix amb el doctor Sanz i li explico el del mitjó.

Trucada transferida

Sonia · Recepcionista IA de digaliving

Trucada entrant · Dimecres 13:10

Hola, vaig deixar el pis de lloguer fa un mes i encara no tinc la fiança.

Això ho porta administració. Em dius l'adreça del pis?

Carrer del Sol, 14, tercer B.

Et passo amb la Pilar, d'administració, i li avanço el de la fiança.

Trucada transferida

Sap a qui passar-la i quan

Transferir bé és saber tres coses: qui ho porta, si hi és i què fer quan no hi és.

Entén el motiu de la trucada abans de moure-la.
Tria el destí amb les teves regles: persona, departament o local.
Comprova si hi ha algú disponible abans de passar-la.
Passa la trucada amb el context del que ja s'ha parlat.
Pren nota del missatge quan no hi ha ningú, en comptes de deixar sonar.
Transfereix així que el client ho demana, sense insistir.

El teu organigrama, en quatre línies

Tot això ja està decidit al negoci. L'única cosa nova és escriure-ho un cop.

El directori

Persones, departaments i a quin número o extensió respon cadascun.

Les regles

Quin tipus de trucada va a cada lloc, i quines es transfereixen sempre.

Els horaris

Quan hi és cadascú, per no passar una trucada a una cadira buida.

El pla B

Què fer si el destí no contesta: missatge, segon destí o tornada de trucada.

Cada trucada, on havia de ser

No és una centraleta que reparteix a cegues. És una trucada que arriba explicada i a la primera.

La trucada connectada amb qui la pot resoldre.
El motiu, explicat abans que el client el repeteixi.
El missatge pres sencer quan no hi ha ningú.
Cap trucada abandonada en una espera.
Un registre de què es transfereix i on, que ensenya què es podria resoldre abans.

On cal una persona

Transfereix és la sortida honesta: apareix quan la conversa deixa de ser una cosa que es pugui resoldre sola.

Pics de trucades

Reparteix el pic sense que ningú escolti música d'espera.

Respon Captura Transfereix Analitza

Consultes freqüents

Quan la pregunta se surt del previst, passa la trucada en comptes d'improvisar.

Respon Transfereix Comparteix

Atenció en diversos idiomes

Deriva a qui parli aquell idioma, si prefereixes que ho porti una persona.

Respon Transfereix

Transferència a una persona

És l'habilitat principal: tot el cas s'hi sosté.

Transfereix Identifica

En aquests sectors

Bellesa i benestar

Més clients i molt més ben fidelitzats

Contesta mentre l'equip treballa i deixa l'agenda del saló feta per demà.

Hostaleria i restauració

Més taules plenes, menys trucades perdudes

Agafa deu trucades alhora en hora punta i asseu les reserves sense treure ningú de sala.

Automoció i tallers

Més cites de taller i cap lead fred

Dona hora de taller, informa de l'estat del cotxe i no deixa escapar un lead de venda.

Salut i benestar

Agenda plena i menys absències

Omple l'agenda, redueix les absències i tracta cada dada amb la cura que exigeix.

Habitatges i immobles

Cap interessat sense resposta

Atén l'interessat quan truca, el qualifica i agenda la visita abans que truqui a un altre.

Properament més

On són els límits

Ho diem aquí perquè ningú s'ho trobi en una demo. Transfereix mou la trucada; que l'agafin ja no depèn d'ella.

No fa que hi hagi algú. Si no hi ha ningú, pren nota del missatge; no pot inventar-se un torn.
No decideix sola. Encamina amb les teves regles, i el que no estigui previst va al destí per defecte.
No resol el que transfereix. Passa la trucada amb context i aquí s'acaba la seva part.
No substitueix la teva centraleta. Treballa amb la que ja tens.
No reté ningú. Si el client demana una persona, ho demana un cop.

El que tothom pregunta

Els sis dubtes de qui té diversos departaments i un sol número.

Com decideix l'agent que una trucada ha de passar a una persona?

heydiga decideix pel que el negoci hagi definit i pel que demani el client. Transfereix quan el client ho sol·licita, quan la consulta se surt del seu àmbit i en els casos que el negoci marqui com a sempre transferibles. Abans de moure la trucada n'entén el motiu, i el que no estigui previst a les regles va al destí per defecte.

Pot anar cada tipus de trucada a un lloc diferent?

Sí, heydiga envia cada tipus de trucada al seu destí: una persona, un departament o un local, cadascun amb el seu número o la seva extensió. El negoci escriu un cop el seu directori, quina trucada va a cada lloc i l'horari de cadascun, i heydiga reparteix amb aquestes regles. Treballa amb la centraleta que el negoci ja té, sense substituir-la.

I si no hi ha ningú disponible per agafar la trucada?

heydiga comprova que hi ha algú disponible abans de passar la trucada, amb l'horari de cada persona, per no passar-la a una cadira buida. Si el destí no contesta, segueix el pla B que hagi definit el negoci: prendre nota del missatge amb el motiu i el contacte i fer-lo arribar a l'instant, provar un segon destí o tornar la trucada. Cap trucada es queda abandonada en una espera.

El client ha de repetir el que ja ha explicat?

No, amb heydiga la trucada arriba a la persona amb el motiu ja explicat i el que s'ha parlat fins aquell moment, així que el client no repeteix res. Si heydiga ha reconegut el client, qui agafa la trucada té davant la seva fitxa abans de saludar. La conversa continua on s'havia quedat, que és el que fa que una transferència no molesti.

Pot passar la trucada a una persona de l'equip?

Sí, heydiga transfereix la trucada a una persona quan cal, amb el que s'ha parlat fins aquell moment perquè el client no ho hagi de repetir. El negoci decideix a quin número o extensió va i en quins casos: quan el client ho demana, reclamacions, temes delicats o qualsevol altre que defineixi.

I si el meu client prefereix parlar amb una persona?

heydiga transfereix la trucada tan bon punt el client ho demana. Si ho demana una o dues vegades, passa la trucada a la persona o l'extensió que el negoci hagi definit, sense insistir. L'objectiu no és retenir el client a la màquina, sinó que la seva consulta quedi resolta.

Veure totes les preguntes freqüents