Domande frequenti sulla receptionist IA

Una receptionist virtuale con IA è un assistente che risponde al telefono e a WhatsApp di un'attività 24 ore su 24, tutti i giorni, senza code né chiamate perse. heydiga parla con i clienti con voce naturale, gestisce appuntamenti e richieste sull'agenda dell'attività stessa e lascia il riepilogo di ogni chiamata. Per un'officina, una clinica, un ristorante, un'agenzia immobiliare o un salone, significa smettere di perdere clienti perché non si può rispondere al telefono mentre si lavora.

Deviando le chiamate a heydiga, un assistente vocale con IA. heydiga risponde al primo squillo, capisce cosa chiede il cliente e lo risolve: fissa un appuntamento, dà informazioni su orari o servizi, prende un messaggio o passa la chiamata al team se serve. L'attività sceglie quali chiamate deviare (tutte, quelle fuori orario o solo quelle a cui non riesce a rispondere) e non cambia né numero né gestionale.

heydiga parla con una voce così naturale che molti clienti farebbero fatica a notare la differenza: capisce le interruzioni, risponde in tempo reale e non usa menu né «prema 1». Ciononostante, si presenta come assistente virtuale fin dal primo momento, come richiede il Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale. E se il cliente preferisce parlare con qualcuno del team, passa la chiamata.

heydiga non improvvisa: non si inventa mai un prezzo, un orario o un appuntamento. Quando la richiesta va oltre ciò che è stato definito, lo dice e trasferisce la chiamata al team dell'attività oppure prende un messaggio, che arriva subito. Tutto ciò che non ha saputo risolvere resta registrato e serve ad ampliare quello che può gestire.

Sì, heydiga trasferisce la chiamata a una persona quando serve, con quanto detto fino a quel momento, così il cliente non deve ripeterlo. L'attività decide a quale numero o interno va e in quali casi: quando lo chiede il cliente, reclami, questioni delicate o qualsiasi altro caso che definisca.

Sì. heydiga risponde a più chiamate contemporaneamente, senza code né segnale di occupato, così nell'ora di punta nessun cliente resta in attesa o riattacca. Quante chiamate in contemporanea include ogni piano è indicato nella sezione dei piani.

heydiga trasferisce la chiamata appena il cliente lo chiede. Se lo chiede una o due volte, passa la chiamata alla persona o all'interno che l'attività ha definito, senza insistere. L'obiettivo non è trattenere il cliente con la macchina, ma che la sua richiesta venga risolta.

Sono i due modi di collegare heydiga. In seconda linea, l'attività mantiene il servizio di risposta attuale e devia a heydiga solo le chiamate senza risposta o che arrivano fuori orario: si recupera quello che oggi si perde senza toccare l'operatività. In prima linea, heydiga risponde al numero principale, risolve le richieste ripetitive e passa al team quelle che ne hanno bisogno. Di solito si parte in seconda linea e si passa in prima linea quando l'attività vede già cosa risolve.

Sì, ed è il caso più comune quando si inizia con heydiga. Si attiva in seconda linea: la reception resta il primo filtro e l'agente raccoglie quello che oggi si perde, le chiamate fuori orario e quelle delle ore di punta. Quando l'attività vede il risultato, può passarlo in prima linea perché l'agente filtri le richieste ripetitive e la persona si occupi di quelle che portano valore.

heydiga parla 50 lingue e riconosce quella del cliente che chiama per rispondergli nella sua. Se il cliente cambia lingua a metà conversazione, heydiga cambia con lui, senza che l'attività debba configurare nulla né passare la chiamata a qualcuno.

Per usare heydiga non serve cambiare nulla. L'attività mantiene il suo numero di telefono e il suo gestionale: heydiga si collega all'agenda o al CRM che usa già per consultare e creare appuntamenti, segnalazioni o ordini, e se non ne usa nessuna, gliene dà una. Ogni attività decide quali chiamate deviare: tutte, quelle fuori orario o solo quelle a cui non riesce a rispondere.

heydiga inizia a rispondere in pochi minuti e non c'è nulla da installare. L'attività racconta come lavora (servizi, prezzi, orari e chi fa cosa), si collega l'agenda che usa già e si devia il telefono. Da quel momento heydiga risponde alle chiamate, e il giorno dopo l'attività vede nel pannello tutto quello che è arrivato.

Sì. heydiga si integra con i gestionali, i CRM e i calendari che l'attività usa già, come Booksy, Treatwell, CoverManager, Doctoralia, Salesforce o Google Calendar, per consultare la disponibilità e creare appuntamenti. Se un'integrazione specifica non esiste ancora, si valuta come sviluppo e, nel frattempo, l'agente funziona lo stesso: risponde alle chiamate, dà informazioni e prenota in una fascia oraria concordata con l'attività.

Sì. Con heydiga ogni sede può avere la sua linea o condividere un unico numero che instrada ogni chiamata alla sede giusta. In entrambi i casi, ogni sede mantiene la sua agenda, i suoi orari e il suo team, e quello che succede in tutte si vede nello stesso pannello. Quale piano include le prenotazioni fra sedi è indicato nella sezione dei piani.

Sì. heydiga gestisce appuntamenti e prenotazioni di notte, nel fine settimana e nei festivi, che è quando si perde buona parte delle chiamate, e li lascia scritti nell'agenda dell'attività prima di riagganciare. Inoltre risponde a più chiamate contemporaneamente, così nelle ore di punta nessun cliente resta in attesa o riattacca.

I clienti scrivono al WhatsApp dell'attività e heydiga risponde come al telefono: controlla gli slot disponibili, conferma l'appuntamento e lo lascia creato in agenda. Usa le stesse informazioni dell'agente vocale e non duplica appuntamenti fra i due canali, quindi non importa se il cliente chiama o scrive. Come si aggiunge il canale WhatsApp a ogni piano è indicato nella sezione dei piani.

heydiga li invia automaticamente appena l'appuntamento viene registrato. Il cliente riceve la conferma al momento della prenotazione e un promemoria prima dell'appuntamento, con la possibilità di confermarlo o cambiarlo dal messaggio stesso. Quello che risponde si riflette nell'agenda dell'attività senza interventi manuali.

heydiga fa entrambe le cose. Oltre a rispondere alle chiamate in entrata, chiama per confermare appuntamenti, recuperare clienti inattivi, avvisare che qualcosa è pronto o fare follow-up dopo una visita.

heydiga agisce su due fronti. Recupera le chiamate che oggi si perdono, che in molte attività di servizi sono una parte importante delle opportunità del mese, e riduce le assenze con conferme e promemoria automatici. Fa anche chiamate in uscita per recuperare clienti inattivi o fare follow-up dopo una visita.

Con heydiga, meno chiamate perse sono più appuntamenti, e meno assenze sono più slot sfruttati. Nelle attività che usano già heydiga, più dell'80% di quello che arriva si risolve senza passare la chiamata a nessuno, così il team smette di interrompere il lavoro e si concentra sul cliente che ha davanti. Il pannello mostra le chiamate gestite, gli appuntamenti generati e cosa chiedevano i clienti, quindi il ritorno si può misurare.

heydiga risolve più dell'80% delle chiamate senza passarle a nessuno del team. È quanto misurato in parrucchieri, ristoranti, officine e altre attività durante i primi trenta giorni di utilizzo. Le altre due su dieci passano a una persona con quanto già detto davanti, perché il cliente non debba ripetere nulla.

I risultati di heydiga si vedono dal primo giorno: inizia a rispondere in pochi minuti e, la mattina dopo, il pannello mostra già quello che è arrivato mentre non c'era nessuno. Nella prima settimana si nota cosa cambia: chiamate che prima si perdevano, appuntamenti che arrivano fuori orario e domande che smettono di interrompere il team.

Con il calcolatore di heydiga, che si trova nella home e nella pagina di ogni prodotto. Partendo dalle chiamate che l'attività riceve al mese, dallo scontrino medio per cliente e dalle chiamate che oggi non vengono prese, calcola quante restano senza risposta, quanti clienti che stavano per prenotare si perdono e quanti soldi significa ogni mese e ogni anno.

heydiga è certificato secondo lo Schema nazionale di sicurezza spagnolo (ENS), categoria media (Regio decreto 311/2022), e ISO 27001. Lavora con server nell'Unione Europea, rispetta il GDPR e cifra i dati in transito e a riposo. È il livello di rigore che chiedono i clienti che trattano dati sensibili, come strutture sanitarie o pubbliche amministrazioni.

heydiga cifra i dati in transito e a riposo, anonimizza e oscura i dati personali e controlla chi accede a cosa con permessi basati sui ruoli e un registro di audit. Inoltre si sottopone ogni anno a un penetration test e pubblica la sua politica di sicurezza, che segue la norma ISO 27001 e lo Schema nazionale di sicurezza spagnolo.

heydiga registra le chiamate solo se l'attività lo attiva, e di ciascuna conserva quello che l'attività decide per il tempo che decide. Può conservare l'audio o lavorare solo con le trascrizioni, che bastano per vedere cosa si è detto in una chiamata specifica. La registrazione serve a fornire il servizio, curarne la qualità e analizzare eventuali problemi.

Sì. Ogni chiamata gestita da heydiga resta nel pannello con la trascrizione, il motivo del contatto e cosa si è risolto, e il team inizia la giornata con un riepilogo di quello che è arrivato. Il livello di analisi di ogni piano è indicato nella sezione dei piani.

heydiga non condivide con terzi, per finalità commerciali o pubblicitarie, i dati che tratta senza un consenso preventivo ed espresso: li usa solo per le finalità indicate nella sua informativa sulla privacy, come fornire il servizio. Per migliorarlo lavora con dati anonimizzati o aggregati, e non li trasferisce fuori dallo Spazio economico europeo senza le garanzie richieste dalla normativa.

Scrivendo a heydiga all'indirizzo dpo@heydiga.com, con il nome di chi fa la richiesta e il motivo. Per questa via si può chiedere di accedere ai dati, rettificarli, cancellarli, limitarne il trattamento, opporsi al trattamento o ottenerne la portabilità. Se qualcuno ritiene che i suoi diritti non siano rispettati, può presentare reclamo all'Agenzia spagnola per la protezione dei dati.

heydiga ha piani per volume di minuti di conversazione, senza vincoli. I prezzi e cosa include ogni piano sono indicati nella sezione dei piani.

Sì. Chiunque può ascoltare subito, e gratis, come risponderebbe heydiga al telefono della sua attività: basta scrivere il nome dell'attività nella home. Inoltre, heydiga si può provare per un periodo di prova prima di pagare; come iniziare è indicato nella sezione dei piani.

heydiga conta come minuto solo il tempo in cui l'agente sta parlando con qualcuno, sia nelle chiamate in entrata sia in quelle in uscita. Se non risponde nessuno, quel tentativo non conta. I piani di heydiga sono per volume di minuti di conversazione, e quanti ne include ognuno è indicato nella sezione dei piani.

heydiga non interrompe le chiamate quando l'attività supera i minuti del suo piano: avvisa prima di arrivare al limite e valuta con l'attività se le conviene passare a un piano superiore. Nel frattempo, i clienti continuano ad avere qualcuno che risponde. Cosa include ogni piano è indicato nella sezione dei piani.

Sì, l'attività può cambiare piano heydiga quando vuole, e il cambio si applica dal ciclo successivo. heydiga non ha vincoli, quindi non bisogna aspettare la fine di nessun contratto per salire o scendere di piano. Cosa include ogni piano è indicato nella sezione dei piani.

digalook è il prodotto di heydiga per le attività di bellezza e benessere: parrucchieri, barbieri, centri estetici, nail e lash bar, spa e centri di epilazione laser. Risponde al telefono e a WhatsApp del salone 24/7 con voce naturale, fissa gli appuntamenti nella sua agenda reale e avvisa le clienti, senza che nessuno debba smettere di lavorare per rispondere. Vedi tutte le domande su digalook

digafood è il prodotto di heydiga per la ristorazione: ristoranti su prenotazione, gruppi e catene della ristorazione, bar e caffetterie, consegne a domicilio e asporto, catering ed eventi, e ristorazione d'albergo. Risponde al telefono e a WhatsApp del locale 24/7, gestisce prenotazioni e ordini e conferma con il cliente, anche quando la sala è piena o il locale è chiuso. Vedi tutte le domande su digafood

digamotor è il prodotto di heydiga per l'automotive: officine multimarca, concessionarie ufficiali, carrozzeria e verniciatura, gomme e manutenzione rapida, moto e noleggio di veicoli e flotte. Risponde al telefono e a WhatsApp dell'attività 24/7, fissa gli appuntamenti in officina in base al carico reale, informa sullo stato dell'auto e raccoglie i dati di chi chiama interessato a un veicolo. Vedi tutte le domande su digamotor

digaclinic è il prodotto di heydiga per la salute e il benessere: studi dentistici, fisioterapia e riabilitazione, medicina estetica, psicologia e terapia, farmacie e cliniche veterinarie. Risponde al telefono e a WhatsApp del centro 24/7, fissa gli appuntamenti in base all'agenda di ogni professionista, informa su quello che il centro ha definito e passa a una persona tutto ciò che richiede un giudizio professionale. Vedi tutte le domande su digaclinic

digaliving è il prodotto di heydiga per case e immobili: agenzie immobiliari, amministratori di condominio, affitti brevi e case vacanza, costruttori e nuove costruzioni, affitti a lungo termine, e coliving e residenze universitarie. Gestisce le chiamate e i WhatsApp dell'attività 24/7, risponde sull'immobile per cui chiamano, qualifica l'interessato e fissa la visita prima che chiami un altro. Vedi tutte le domande su digaliving