Häufige Fragen zur KI-Rezeptionistin

Eine virtuelle KI-Rezeptionistin ist eine Assistentin, die Telefon und WhatsApp eines Unternehmens 24 Stunden am Tag betreut, jeden Tag, ohne Warteschleife und ohne verpasste Anrufe. heydiga spricht mit natürlicher Stimme mit den Kunden, verwaltet Termine und Anfragen direkt im Kalender des Unternehmens und hinterlässt zu jedem Anruf eine Zusammenfassung. Für eine Werkstatt, eine Praxis, ein Restaurant, ein Immobilienbüro oder einen Salon heißt das: keine Kunden mehr verlieren, weil bei der Arbeit niemand ans Telefon gehen kann.

Dafür leitet das Unternehmen seine Anrufe auf heydiga um, einen KI-Sprachassistenten. heydiga geht beim ersten Klingeln ran, versteht das Anliegen des Kunden und erledigt es: vergibt einen Termin, informiert über Öffnungszeiten oder Leistungen, nimmt eine Nachricht auf oder verbindet bei Bedarf mit dem Team. Das Unternehmen entscheidet, welche Anrufe umgeleitet werden (alle, die außerhalb der Öffnungszeiten oder nur die, die es nicht schafft), und behält Nummer und Verwaltungssoftware.

heydiga spricht mit so natürlicher Stimme, dass viele Kunden den Unterschied kaum bemerken würden: heydiga versteht Unterbrechungen, antwortet in Echtzeit und kommt ohne Menüs oder „Drücken Sie die 1“ aus. Trotzdem stellt sich heydiga von Anfang an als virtuelle Assistentin vor, wie es die europäische KI-Verordnung verlangt. Und wenn der Kunde lieber mit jemandem aus dem Team sprechen möchte, verbindet heydiga weiter.

heydiga improvisiert nicht und erfindet nie einen Preis, eine Öffnungszeit oder einen Termin. Geht eine Anfrage über das Hinterlegte hinaus, sagt heydiga das offen und verbindet mit dem Team des Unternehmens oder nimmt eine Nachricht auf, die sofort ankommt. Alles, was heydiga nicht lösen konnte, wird erfasst und hilft dabei, das Spektrum zu erweitern, das heydiga abdecken kann.

Ja, heydiga leitet den Anruf bei Bedarf an einen Menschen weiter, zusammen mit dem bisher Besprochenen, damit der Kunde nichts wiederholen muss. Das Unternehmen legt fest, an welche Nummer oder Durchwahl und in welchen Fällen: wenn der Kunde darum bittet, bei Beschwerden, bei heiklen Themen oder in jedem anderen festgelegten Fall.

Ja. heydiga nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an, ohne Warteschleife und ohne Besetztzeichen, sodass in Stoßzeiten kein Kunde warten muss oder auflegt. Wie viele gleichzeitige Anrufe jeder Tarif enthält, steht auf der Preisseite.

heydiga verbindet weiter, sobald der Kunde darum bittet. Fragt er ein- oder zweimal danach, leitet heydiga den Anruf ohne Nachhaken an die Person oder Durchwahl weiter, die das Unternehmen festgelegt hat. Das Ziel ist nicht, den Kunden bei der Maschine zu halten, sondern sein Anliegen zu lösen.

Backup-Modus und Front-Modus sind die zwei Arten, heydiga einzubinden. Im Backup-Modus behält das Unternehmen seine bisherige Telefonannahme und leitet nur die Anrufe an heydiga um, die niemand annimmt oder die außerhalb der Öffnungszeiten kommen: So wird aufgefangen, was heute verloren geht, ohne den Betriebsablauf anzutasten. Im Front-Modus nimmt heydiga die Hauptnummer an, erledigt das Wiederkehrende und gibt an das Team weiter, was es braucht. Üblich ist der Start im Backup-Modus und der Wechsel, sobald das Unternehmen sieht, was heydiga erledigt.

Ja, und das ist der häufigste Fall beim Start mit heydiga. heydiga läuft dann im Backup-Modus: Der Empfang bleibt die erste Anlaufstelle, und die KI fängt auf, was heute verloren geht – Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten und in Stoßzeiten. Sieht das Unternehmen die Ergebnisse, kann es in den Front-Modus wechseln, damit die KI das Wiederkehrende abfängt und die Person sich um die Anfragen kümmert, die wirklich Mehrwert bringen.

heydiga spricht 50 Sprachen und erkennt die Sprache des Anrufers, um in ihr zu antworten. Wechselt der Kunde mitten im Gespräch die Sprache, wechselt heydiga mit, ohne dass das Unternehmen etwas einstellen oder den Anruf weitergeben muss.

Für heydiga muss nichts gewechselt werden. Das Unternehmen behält seine Telefonnummer und seine Verwaltungssoftware: heydiga verbindet sich mit dem vorhandenen Kalender oder CRM, um Termine, Meldungen oder Bestellungen abzufragen und anzulegen, und wo es keinen Kalender gibt, stellt heydiga einen bereit. Jedes Unternehmen entscheidet, welche Anrufe umgeleitet werden: alle, die außerhalb der Öffnungszeiten oder nur die, die es nicht schafft.

heydiga ist in wenigen Minuten startklar, und es muss nichts installiert werden. Das Unternehmen erklärt, wie es arbeitet (Leistungen, Preise, Öffnungszeiten und wer was macht), der vorhandene Kalender wird verbunden und das Telefon umgeleitet. Ab dann nimmt heydiga die Anrufe an, und am nächsten Tag sieht das Unternehmen im Dashboard alles, was reingekommen ist.

Ja. heydiga lässt sich mit der Verwaltungssoftware, den CRMs und den Kalendern verbinden, die das Unternehmen bereits nutzt, um Verfügbarkeiten abzufragen und Termine anzulegen. Gibt es eine bestimmte Integration noch nicht, wird ihre Entwicklung geprüft, und bis dahin funktioniert heydiga trotzdem: nimmt Anrufe an, informiert und trägt Termine in einem mit dem Unternehmen vereinbarten Zeitfenster ein.

Ja. Mit heydiga kann jeder Standort eine eigene Leitung haben oder sich mit den anderen eine Nummer teilen, die jeden Anruf an den richtigen Standort weiterleitet. In beiden Fällen behält jeder Standort seinen Kalender, seine Öffnungszeiten und sein Team, und was an allen Standorten passiert, ist im selben Dashboard zu sehen. Welcher Tarif standortübergreifende Buchungen enthält, steht auf der Preisseite.

Ja. heydiga nimmt Termine und Reservierungen nachts, am Wochenende und an Feiertagen an – genau dann, wenn ein großer Teil der Anrufe verloren geht – und trägt sie in den Kalender des Unternehmens ein, bevor aufgelegt wird. Außerdem nimmt heydiga mehrere Anrufe gleichzeitig an, sodass in Stoßzeiten kein Kunde warten muss oder auflegt.

Kunden schreiben an die WhatsApp-Nummer des Unternehmens, und heydiga antwortet genauso wie am Telefon: prüft freie Zeiten, bestätigt den Termin und trägt ihn in den Kalender ein. heydiga nutzt dieselben Informationen wie der Sprachagent und vergibt keine doppelten Termine über die beiden Kanäle, daher ist es egal, ob der Kunde anruft oder schreibt. Wie sich WhatsApp zu jedem Tarif hinzufügen lässt, steht auf der Preisseite.

heydiga verschickt WhatsApp-Erinnerungen automatisch, sobald ein Termin eingetragen ist. Der Kunde bekommt bei der Buchung eine Bestätigung und vor dem Termin eine Erinnerung, mit der Möglichkeit, direkt in der Nachricht zu bestätigen oder zu verschieben. Seine Antwort wird ohne manuelles Zutun in den Kalender des Unternehmens übernommen.

heydiga nimmt Anrufe an und ruft auch selbst an. Neben den eingehenden Anrufen meldet sich heydiga aktiv, um Termine zu bestätigen, inaktive Kunden zurückzugewinnen, Bescheid zu geben, dass etwas fertig ist, oder nach einem Besuch nachzufassen.

heydiga setzt an zwei Stellen an. Zum einen holt heydiga die Anrufe zurück, die heute verloren gehen und in vielen Dienstleistungsbetrieben einen großen Teil der Chancen eines Monats ausmachen. Zum anderen senken automatische Bestätigungen und Erinnerungen die Zahl der No-Shows. Außerdem ruft heydiga aktiv an, um inaktive Kunden zurückzugewinnen oder nach einem Besuch nachzufassen.

Mit heydiga bedeuten weniger verpasste Anrufe mehr Termine und weniger No-Shows mehr genutzte Zeitfenster. In den Unternehmen, die heydiga bereits nutzen, werden mehr als 80% der Anfragen erledigt, ohne den Anruf weiterzuleiten. Das Team wird nicht mehr bei der Arbeit unterbrochen und kann sich um den Kunden vor Ort kümmern. Das Dashboard zeigt angenommene Anrufe, entstandene Termine und die Anliegen der Kunden, sodass sich der Nutzen messen lässt.

heydiga erledigt mehr als 80% der Anrufe, ohne sie an jemanden aus dem Team weiterzuleiten. Das wurde in Friseursalons, Restaurants, Werkstätten und anderen Betrieben in ihren ersten dreißig Tagen gemessen. Die übrigen zwei von zehn gehen an einen Menschen, zusammen mit dem bisher Besprochenen, damit der Kunde nichts wiederholen muss.

Die Ergebnisse von heydiga sind ab dem ersten Tag sichtbar: heydiga ist in wenigen Minuten startklar, und am nächsten Morgen zeigt das Dashboard bereits, was reingekommen ist, während niemand da war. In der ersten Woche zeigt sich, was sich ändert: Anrufe, die früher verloren gingen, Termine außerhalb der Öffnungszeiten und Fragen, die das Team nicht mehr unterbrechen.

Das zeigt der Rechner von heydiga auf der Startseite und auf jeder Produktseite. Aus der Zahl der monatlichen Anrufe, dem durchschnittlichen Umsatz pro Kunde und den Anrufen, die heute nicht angenommen werden, berechnet er, wie viele unbeantwortet bleiben, wie viele Kunden mit Terminwunsch verloren gehen und wie viel Geld das pro Monat und pro Jahr ausmacht.

heydiga ist nach dem spanischen Esquema Nacional de Seguridad (ENS) der Kategorie „mittel“ (Real Decreto 311/2022) und nach ISO 27001 zertifiziert. heydiga nutzt Server in der Europäischen Union, erfüllt die DSGVO und verschlüsselt Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand. Das ist das Anforderungsniveau, das Kunden mit sensiblen Daten verlangen, etwa Gesundheitseinrichtungen oder öffentliche Verwaltungen.

heydiga verschlüsselt Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand, anonymisiert und schwärzt personenbezogene Daten und steuert über rollenbasierte Berechtigungen und ein Audit-Protokoll, wer worauf zugreift. Außerdem durchläuft heydiga jedes Jahr einen Penetrationstest und veröffentlicht eine Sicherheitsrichtlinie, die sich an ISO 27001 und am spanischen Esquema Nacional de Seguridad orientiert.

heydiga zeichnet Anrufe nur auf, wenn das Unternehmen das aktiviert, und speichert von jedem Anruf, was das Unternehmen festlegt, so lange es das festlegt. Das Audio kann aufbewahrt werden, oder es wird nur mit Transkripten gearbeitet, die reichen, um nachzuvollziehen, was in einem bestimmten Anruf gesagt wurde. Die Aufzeichnung dient dazu, den Service zu erbringen, seine Qualität zu sichern und Vorfälle zu analysieren.

Ja. Jeder Anruf, den heydiga annimmt, erscheint im Dashboard mit Transkript, Anlass des Kontakts und Ergebnis, und das Team startet mit einer Zusammenfassung dessen in den Tag, was reingekommen ist. Welche Auswertungen jeder Tarif enthält, steht auf der Preisseite.

heydiga gibt die verarbeiteten Daten ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung nicht zu kommerziellen oder Werbezwecken an Dritte weiter, sondern nutzt sie nur für die in der Datenschutzerklärung genannten Zwecke, etwa zur Erbringung des Service. Zur Verbesserung des Service arbeitet heydiga mit anonymisierten oder aggregierten Daten und überträgt sie nicht ohne die gesetzlich vorgeschriebenen Garantien aus dem Europäischen Wirtschaftsraum.

Solche Anfragen gehen per E-Mail an heydiga unter dpo@heydiga.com, mit dem Namen der anfragenden Person und dem Grund der Anfrage. Auf diesem Weg lassen sich Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit beantragen. Wer der Ansicht ist, dass seine Rechte nicht gewahrt werden, kann sich bei der spanischen Datenschutzbehörde (Agencia Española de Protección de Datos) beschweren.

heydiga bietet Tarife nach Volumen an Gesprächsminuten, ohne Mindestlaufzeit. Preise und Leistungsumfang jedes Tarifs stehen auf der Preisseite.

Ja. Jeder kann sofort und kostenlos hören, wie heydiga das Telefon des eigenen Unternehmens beantworten würde: Es genügt, den Namen des Unternehmens auf der Startseite einzugeben. Außerdem lässt sich heydiga vor dem Bezahlen in einem Testzeitraum ausprobieren; wie der Einstieg funktioniert, steht auf der Preisseite.

heydiga zählt nur die Zeit als Minute, in der der Agent tatsächlich mit jemandem spricht, bei eingehenden wie bei ausgehenden Anrufen. Geht niemand ran, zählt der Versuch nicht. Die Tarife von heydiga richten sich nach dem Volumen an Gesprächsminuten; wie viele jeder Tarif enthält, steht auf der Preisseite.

heydiga unterbricht keine Anrufe, wenn das Unternehmen die Minuten seines Tarifs überschreitet: heydiga meldet sich, bevor das Limit erreicht ist, und prüft mit dem Unternehmen, ob sich ein größerer Tarif lohnt. In der Zwischenzeit bekommen die Kunden weiterhin eine Antwort. Was jeder Tarif enthält, steht auf der Preisseite.

Ja, das Unternehmen kann seinen heydiga-Tarif jederzeit wechseln, und die Änderung gilt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum. heydiga hat keine Mindestlaufzeit, daher muss kein Vertragsende abgewartet werden, um in einen größeren oder kleineren Tarif zu wechseln. Was jeder Tarif enthält, steht auf der Preisseite.

digalook ist das Produkt von heydiga für Beauty- und Wellnessbetriebe: Friseursalons, Barbershops, Kosmetikstudios, Nagel- und Wimpernstudios, Spas und Studios für Laser-Haarentfernung. digalook betreut Telefon und WhatsApp des Salons 24/7 mit natürlicher Stimme, trägt Termine in den echten Kalender ein und benachrichtigt die Kundinnen, ohne dass jemand für einen Anruf die Arbeit unterbrechen muss. Alle Fragen zu digalook ansehen

digafood ist das Produkt von heydiga für die Gastronomie: Restaurants mit Reservierung, Gastronomiegruppen und -ketten, Bars und Cafés, Liefer- und Abholservice, Catering und Events sowie Hotelgastronomie. digafood betreut Telefon und WhatsApp des Lokals 24/7, verwaltet Reservierungen und Bestellungen und bestätigt sie mit dem Gast, auch wenn der Gastraum voll oder das Lokal geschlossen ist. Alle Fragen zu digafood ansehen

digamotor ist das Produkt von heydiga für die Kfz-Branche: freie Werkstätten, Vertragshändler, Karosserie- und Lackierbetriebe, Reifen- und Schnellservice, Motorräder sowie Autovermietung und Flotten. digamotor betreut Telefon und WhatsApp des Betriebs 24/7, vergibt Werkstatttermine nach echter Auslastung, gibt Auskunft zum Fahrzeugstatus und erfasst die Daten von Anrufern, die sich für ein Fahrzeug interessieren. Alle Fragen zu digamotor ansehen

digaclinic ist das Produkt von heydiga für Gesundheit und Wohlbefinden: Zahnarztpraxen, Physiotherapie und Reha, ästhetische Medizin, Psychologie und Therapie, Apotheken und Tierarztpraxen. digaclinic betreut Telefon und WhatsApp der Praxis 24/7, vergibt Termine nach dem Kalender jedes Behandlers, informiert über das, was die Praxis festgelegt hat, und leitet alles, was fachliches Urteil erfordert, an einen Menschen weiter. Alle Fragen zu digaclinic ansehen

digaliving ist das Produkt von heydiga für Wohnen und Immobilien: Immobilienmakler, Hausverwaltungen, Ferienvermietung und Ferienwohnungen, Bauträger und Neubau, Langzeitvermietung sowie Coliving und Studentenwohnheime. digaliving nimmt Anrufe und WhatsApp-Nachrichten des Unternehmens 24/7 an, beantwortet Fragen zum jeweiligen Objekt, qualifiziert Interessenten und vereinbart die Besichtigung, bevor sie woanders anrufen. Alle Fragen zu digaliving ansehen