Beantworte jeden Anruf und jede Nachricht

Nein, heydiga ersetzt in einer Zahnarztpraxis nicht den Empfang. Üblich ist, dass heydiga nach mehrmaligem Klingeln übernimmt: Der Empfang bleibt die erste Anlaufstelle, und die KI-Rezeptionistin nimmt die Anrufe an, die liegen bleiben, weil das Team bei einem Patienten ist, dazu die Anrufe außerhalb der Sprechzeiten. Die Praxis entscheidet, wann die KI-Rezeptionistin übernimmt und wann nicht.

heydiga verbindet sich mit der Praxissoftware und mit der Online-Terminplattform der Praxis, um den Kalender abzufragen und Termine noch während des Gesprächs anzulegen. Ist die Software lokal auf einem Praxisrechner installiert, werden Anbindung und Synchronisationsgrad vor dem Start im Einzelfall geprüft. Solange keine Verbindung besteht, nimmt die KI-Rezeptionistin Anrufe an, informiert und bucht in einem vereinbarten Zeitfenster.

Ja, und das ist der Teil von heydiga, der in einer Zahnarztpraxis am meisten konfiguriert wird. Regeln wie nicht mehr als drei Erstuntersuchungen hintereinander, Zeitfenster für Notfälle freihalten oder die Verteilung nach Behandlungszimmer und Behandler werden festgelegt, damit die KI-Rezeptionistin nach denselben Kriterien bucht wie der Empfang. Jede Behandlung bekommt ihre echte Dauer: Eine Prophylaxe dauert nicht so lange wie eine Wurzelbehandlung.

heydiga informiert über das, was die Praxis festgelegt hat: worum es bei der Behandlung geht, wie lange der Ablauf meist dauert oder was zum Ersttermin gehört. Konkrete Fälle werden nicht beurteilt, es gibt keine medizinische Beratung und keine Diagnose. Geht eine Anfrage in diese Richtung, sagt heydiga das und verweist an die Praxis.

heydiga erkennt den Notfall und gibt ihn so schnell wie möglich weiter. Die Praxis legt fest, was als Notfall gilt, etwa akute Schmerzen, und an welche Nummer er geht: Statt ihn selbst lösen zu wollen, stellt heydiga den Anruf dorthin durch oder hinterlässt eine als dringend markierte Nachricht, auch außerhalb der Sprechzeiten. Schmerzen um zehn Uhr abends warten nicht bis Montag.

Ja, heydiga bestätigt den Termin bei der Buchung und erinnert am Vortag noch einmal daran, mit der Möglichkeit, ihn zu bestätigen oder zu verschieben: Jeder fünfte Termin geht verloren, wenn er nicht am Vortag bestätigt wird. Wer nicht kommen kann, sagt rechtzeitig Bescheid, und die Lücke wird der Warteliste angeboten, statt leer zu bleiben. Welche Tarife die Warteliste enthalten, zeigt die Tarifübersicht.

Ja, heydiga führt ausgehende Anrufe, um Patienten zurückzugewinnen, die länger nicht in der Praxis waren, an eine fällige Kontrolle zu erinnern oder nach einer Behandlung nachzufassen, und bucht direkt den Termin für alle, die wiederkommen möchten.

Ja, heydiga beantwortet, ob die Krankenkasse eine Behandlung übernimmt oder was eine Zahnreinigung kostet – anhand der Leistungen und Preise, die die Praxis hinterlegt hat –, ohne dass diese Anrufe den Empfang erreichen. Einen Kostenvoranschlag, der eine Untersuchung braucht, improvisiert heydiga nicht: Es wird ein Ersttermin vereinbart, damit der Zahnarzt ihn in der Praxis erstellt.

Ja, heydiga plant die komplette Serie von Kontrollterminen einer langen Behandlung wie der Kieferorthopädie und erinnert an jeden Termin bis zum Behandlungsabschluss – denn genau da springen die meisten Patienten ab. Die Termine folgen dem Schema, das die Praxis für die Behandlung festgelegt hat: Die KI-Rezeptionistin entscheidet nicht, wann eine Kontrolle nötig ist.

heydiga ist nach dem spanischen Esquema Nacional de Seguridad (ENS) der Kategorie „mittel“ (Real Decreto 311/2022) und nach ISO 27001 zertifiziert. heydiga nutzt Server in der Europäischen Union, erfüllt die DSGVO und verschlüsselt Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand. Das ist das Anforderungsniveau, das Kunden mit sensiblen Daten verlangen, etwa Gesundheitseinrichtungen oder öffentliche Verwaltungen.