Warteliste

heydiga setzt alle, die keinen Termin bekommen, ohne Formular auf die Liste: Fragt jemand nach einem Termin, der nicht frei ist, bietet sie die Warteliste an und notiert, was die Person wollte und in welchem Zeitfenster. Eine separate Liste ist nicht nötig, denn sie entsteht aus dem Kalender und den Anrufen, die ohnehin reinkommen. Welche Tarife die Warteliste enthalten, steht in der Tarifübersicht.

heydiga benachrichtigt zuerst, wer nach den Regeln des Unternehmens passt: nach Wartereihenfolge, nach Art der Leistung oder nach der Priorität, die im Haus schon gilt. Das Unternehmen legt auch fest, wie lange im Voraus benachrichtigt wird und bis wann es sinnvoll ist, die Zeit anzubieten – und heydiga wendet diese Regeln jedes Mal gleich an.

heydiga kann beides, je nachdem, was das Unternehmen festlegt. Üblich ist, der Reihe nach vorzugehen und jeweils etwas Zeit zum Antworten zu lassen, damit nicht fünf Leuten derselbe Termin versprochen wird. Die Nachricht geht per WhatsApp an alle, die zur Lücke passen, wer kommen kann, antwortet, und der Termin steht im Kalender.

heydiga geht die Liste weiter durch, bis das Zeitfenster abgelaufen ist, das das Unternehmen festgelegt hat. Danach bietet sie den Termin nicht mehr an, und die Zeit bleibt im Kalender frei. In der Zwischenzeit muss niemand aus dem Team seine Arbeit liegen lassen, um herumzutelefonieren.

Ja, genau dafür ist die Warteliste von heydiga da: Sobald eine Zeit frei wird, wird sie schon angeboten, und der Termin wird gebucht, ohne dass jemand irgendwen anrufen muss. Schwierig ist, in den zwanzig Minuten zu reagieren, in denen die Lücke noch etwas bringt – und genau da liegt der Unterschied: 7 von 10 frei gewordenen Terminen werden wieder belegt, wenn sie rechtzeitig angeboten werden.

heydiga verschickt WhatsApp-Erinnerungen automatisch, sobald ein Termin eingetragen ist. Der Kunde bekommt bei der Buchung eine Bestätigung und vor dem Termin eine Erinnerung, mit der Möglichkeit, direkt in der Nachricht zu bestätigen oder zu verschieben. Seine Antwort wird ohne manuelles Zutun in den Kalender des Unternehmens übernommen.

Ja. heydiga lässt sich mit der Verwaltungssoftware, den CRMs und den Kalendern verbinden, die das Unternehmen bereits nutzt, um Verfügbarkeiten abzufragen und Termine anzulegen. Gibt es eine bestimmte Integration noch nicht, wird ihre Entwicklung geprüft, und bis dahin funktioniert heydiga trotzdem: nimmt Anrufe an, informiert und trägt Termine in einem mit dem Unternehmen vereinbarten Zeitfenster ein.