Beantworte jeden Anruf und jede Nachricht

Ja, heydiga bucht das Schema, das die Praxis festgelegt hat, zum Beispiel zwei Behandlungen pro Woche über einen Monat, und sucht dafür Lücken beim selben Therapeuten innerhalb seines Kalenders. So geht der Patient mit der kompletten Therapie im Kalender nach Hause, statt jede Woche anzurufen, und heydiga erinnert ihn bis zum Therapieende an jeden Termin: Zehn Behandlungen sind zehn Gelegenheiten abzuspringen.

Nein, heydiga beurteilt keine Verletzungen am Telefon. Die KI-Rezeptionistin informiert über das, was die Praxis festgelegt hat (welche Behandlungen angeboten werden, wie lange eine Behandlung dauert, was zum ersten Termin mitzubringen ist), und sobald es darum geht, eine Verletzung zu beurteilen oder eine Therapie zu empfehlen, sagt sie das und verbindet mit dem Therapeuten.

Ja, heydiga bestätigt bei der Buchung, erinnert am Vortag und bietet an, den Termin zu verschieben, sodass die Lücke rechtzeitig frei wird, um sie neu zu vergeben. In der Physiotherapie ist das bares Geld: Eine Behandlung, die ohne Absage ausfällt, ist eine verlorene Stunde im Kalender, und jede fünfte geht verloren, wenn sie nicht am Vortag bestätigt wird.

Ja, heydiga vergibt Termine nach dem Kalender jedes Therapeuten und der echten Dauer jeder Technik. Die Räume werden zum Start eingerichtet, zusammen mit Therapeuten, Techniken, Serien und Krankenkassen, je nachdem, wie die Praxis ihren Kalender organisiert hat, damit die KI-Rezeptionistin nur Lücken anbietet, die sich wirklich wahrnehmen lassen.

Ja, heydiga beantwortet Fragen zu den Kassenleistungen, die die Praxis hinterlegt hat, und auch, wie lange eine Behandlung dauert oder welche Techniken angeboten werden – ohne dass der Anruf die Behandlung unterbricht. Was eine Einschätzung durch den Therapeuten braucht, wird nicht am Telefon geklärt, sondern als Ersttermin gebucht.

Ja, heydiga folgt dem Notfallprotokoll der Praxis: welche Fälle, etwa akute Schmerzen, einen schnellen Weg bekommen und ob sie an den Therapeuten gehen oder den ersten freien Termin erhalten. Die Verletzung wird nicht beurteilt. Ruft jemand mit einem Hexenschuss an, während die Praxis geschlossen ist, wird er trotzdem betreut und bekommt einen Termin gleich am Morgen.

heydiga verschickt WhatsApp-Erinnerungen automatisch, sobald ein Termin eingetragen ist. Der Kunde bekommt bei der Buchung eine Bestätigung und vor dem Termin eine Erinnerung, mit der Möglichkeit, direkt in der Nachricht zu bestätigen oder zu verschieben. Seine Antwort wird ohne manuelles Zutun in den Kalender des Unternehmens übernommen.

Ja, und das ist der häufigste Fall beim Start mit heydiga. heydiga läuft dann im Backup-Modus: Der Empfang bleibt die erste Anlaufstelle, und die KI fängt auf, was heute verloren geht – Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten und in Stoßzeiten. Sieht das Unternehmen die Ergebnisse, kann es in den Front-Modus wechseln, damit die KI das Wiederkehrende abfängt und die Person sich um die Anfragen kümmert, die wirklich Mehrwert bringen.

heydiga ist nach dem spanischen Esquema Nacional de Seguridad (ENS) der Kategorie „mittel“ (Real Decreto 311/2022) und nach ISO 27001 zertifiziert. heydiga nutzt Server in der Europäischen Union, erfüllt die DSGVO und verschlüsselt Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand. Das ist das Anforderungsniveau, das Kunden mit sensiblen Daten verlangen, etwa Gesundheitseinrichtungen oder öffentliche Verwaltungen.