Teilen
Schickt die Karte, den Kostenvoranschlag oder jedes andere nötige Dokument noch während des Gesprächs.
Am Telefon erklären, was in ein PDF passt
Die Adresse, die Karte, die Preisliste, die Liste, was man mitbringen muss. Am Telefon diktiert, Buchstabe für Buchstabe, zwanzigmal am Tag.
Manche Informationen versteht man nicht, wenn man sie hört – man versteht sie, wenn man sie liest. Trotzdem werden sie am Telefon diktiert, während der Kunde auf einem Zettel mitschreibt, den er verlieren wird. Und wenn jemand verspricht, es später zu schicken, kommt dieses Später zu spät oder gar nicht, weil die Person gerade jemand anderen bedient hat. Das Gespräch endet gut, und trotzdem fehlt dem Kunden, was er gebraucht hätte.
Sonia · KI-Rezeptionistin von digalook
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Schickt es, während sie spricht
Keine automatische E-Mail hinterher, sondern das Dokument auf dem Handy des Kunden, bevor er auflegt.
- Schickt das Dokument während des Gesprächs, nicht danach.
- Wählt das passende aus – je nachdem, worüber gerade gesprochen wird.
- Schickt Links genauso wie Dateien: Standort, Formular oder Karte.
- Schickt es per WhatsApp an die Nummer, von der aus angerufen wird.
- Prüft, ob es rausgegangen ist, und sagt es laut.
- Protokolliert, was an wen geschickt wurde.
Die Dokumente und wann sie rausgehen
Du musst nichts erstellen: Es sind die Dateien, die du schon von Hand verschickst. Du legst nur fest, wann welche rausgeht.
Der Kunde legt mit dem Dokument auf
Ob man nur verspricht, etwas zu schicken, oder ob es schon verschickt ist, merkt man am nächsten Anruf – den es dann nicht gibt.
- Das Dokument zugestellt, auf dem Handy und vor dem Auflegen.
- Die richtige Version – die von heute, nicht die vom letzten Jahr.
- Ein kürzerer Anruf: Es wird geschickt statt diktiert.
- Die Versandbestätigung, direkt im Gespräch.
- Ein Protokoll, was am häufigsten angefragt wird – es zeigt, was auf deiner Website fehlt.
Wo es etwas zu zeigen gibt
Teilen ist fast nie der Grund für den Anruf, sondern das, was ihn abrundet.
In diesen Branchen
Geht ans Telefon, während das Team arbeitet, und hat den Salonkalender für morgen schon gefüllt.
Nimmt im Hochbetrieb zehn Anrufe gleichzeitig an und trägt die Reservierungen ein, ohne dass jemand den Gastraum verlassen muss.
Vergibt Werkstatttermine, gibt Auskunft zum Fahrzeugstatus und lässt keinen Verkaufslead entwischen.
Füllt den Kalender, senkt die Ausfälle und behandelt alle Daten mit der gebotenen Sorgfalt.
Geht ran, wenn Interessenten anrufen, qualifiziert sie und vereinbart die Besichtigung, bevor sie woanders anrufen.
Wo die Grenzen liegen
Wir sagen es hier, damit es niemand erst in einer Demo merkt. Teilen schickt, was du ihr gegeben hast – und nur das.
- Erstellt keine Dokumente. Sie schickt deine; einen neuen Kostenvoranschlag schreibt sie nicht.
- Hält sie nicht aktuell. Ändert sich die Karte, muss die neue hochgeladen werden.
- Schickt sensible Daten nicht an jeden. Für eine Krankengeschichte oder eine Rechnung muss der Anrufer vorher identifiziert werden.
- Garantiert nicht, dass es gelesen wird. Sie stellt zu und bestätigt es; öffnen muss es der Kunde.
- Ersetzt deine Website nicht. Sie schickt einen Link oder eine Datei, keine neue Seite.
Was alle fragen
Die sechs Fragen von allen, die den ganzen Tag dasselbe diktieren.
Teste es mit deiner Karte
Lade sie einmal hoch – beim nächsten Anruf verschickt heydiga sie von selbst.
Kommt nie allein
Teilen rundet das Gespräch ab, aber vorher hat jemand geantwortet, einen Termin vergeben oder die Daten erfasst. Das sind die anderen acht.
Beantwortet die immer gleichen Fragen zu deinem Unternehmen – ohne Fehler und ohne etwas zu erfinden.
Prüft echte freie Zeiten, vergibt den Termin, verschiebt und storniert ihn. Alles im Gespräch.
Erfasst und qualifiziert die Daten von Anrufern und legt sie dort ab, wo dein Team arbeitet.
Wenn sie etwas nicht weiß, sagt sie es und leitet den Anruf an eine Person weiter.
Nimmt das Problem gleich beim ersten Kontakt vollständig auf und macht es bereit zur Bearbeitung.
Erkennt, wer anruft, und ruft die Vorgeschichte ab, bevor sie etwas sagt.
Macht aus jedem Gespräch Daten: was gefragt wird, was verloren geht, was besser wird.
Automatisiert den ganz eigenen Ablauf deines Unternehmens – den, der in keine Schublade passt.