Recepcionista con IA en una clínica: llamadas, citas y RGPD, con una sede o con varias
Para no perder el control, cada llamada y cada cita de tu clínica siguen las mismas reglas, las atienda quien las atienda. Lo más directo es una recepcionista con IA que da la cita en el hueco libre de tu agenda y pasa a una persona lo que pide criterio. Con una sede te quita interrupciones, con varias mantiene un único estándar, y con datos de salud conviene revisar antes el RGPD.
David Zafra · · 10 min de lectura ·
- Una sede y varias tienen el mismo problema: el teléfono suena cuando el equipo está con un paciente.
- Con varias sedes se suma otro: cada una acaba contestando a su manera.
- La recepcionista IA debe escribir en tu agenda, no llevar otra aparte.
- Urgencias y consultas clínicas pasan siempre a una persona del equipo.
- Con datos de salud, pregunta a cualquier proveedor dónde se guardan los datos y con qué contrato (RGPD).
¿Por qué se desordenan las llamadas y las citas en una clínica?
Porque el teléfono suena justo cuando la recepción está con un paciente.
En una clínica dental, quien atiende el mostrador está cobrando o confirmando un tratamiento. En fisioterapia, el equipo está con la sesión y nadie mira el teléfono. En una clínica de estética, la consulta no se interrumpe. Entran a la vez una llamada, un WhatsApp y un aviso del portal de citas.
Con una sede, eso se aguanta porque todo el mundo conoce las reglas. Al abrir la segunda cambia algo: cada sede resuelve a su manera cuánto se avisa para cancelar, qué se pide traer o cuándo se puede mover una cita. Una clienta cancela la de las 18:00 y, según quién conteste, el hueco se rellena o se pierde.
¿Qué cambia entre una clínica con una sede y una con varias?
Una sede necesita contestar siempre. Varias necesitan, además, contestar igual.
| Una sede | Varias sedes | |
|---|---|---|
| Problema principal | Llamadas sin contestar con el equipo ocupado | Reglas distintas según la sede y quien conteste |
| Qué hay que decidir | Servicios, duraciones y horarios | Lo mismo, escrito una vez para todas |
| Número de teléfono | El de la clínica | Una línea por sede o un único número que reparte la llamada |
| Agenda | Una | Una por sede, con su equipo y sus horarios |
| Qué conviene ver | Llamadas contestadas y citas dadas | Lo mismo, por sede y en conjunto |
Según la página de digaclinic, cada centro puede tener su propia línea o compartir un solo número que enruta cada llamada al centro que corresponde. Cada centro mantiene su agenda, sus horarios y su equipo, y el panel muestra todos los centros.
¿Cómo se automatizan las citas sin romper la agenda?
Con una recepcionista IA que lee y escribe en la agenda que ya usas, no en una copia.
La agenda es lo que no puede fallar. Por eso la recepcionista IA no lleva una agenda aparte: consulta el hueco libre en el momento de la llamada y escribe la cita antes de colgar. Así no ofrece una hora que ya tiene otro paciente.
| Si usas | Qué lee | Qué escribe |
|---|---|---|
| Doctoralia | Disponibilidad por profesional y especialidad, duración de cada visita, mutuas y precios publicados | Altas, cambios de hora y cancelaciones, y notas de la llamada |
| Gesden | Agenda por gabinete y profesional, duración de cada tratamiento, historial del paciente | Altas en el gabinete correcto, confirmaciones de la víspera, cancelaciones y notas en la ficha |
Ninguna de las dos se sustituye. Según su página, digaclinic no sustituye a Gesden, y Doctoralia sigue siendo el escaparate y la agenda pública. Si usas otro programa, como Clinic Cloud o Google Calendar, también hay conexión.
¿Qué llamadas tienen que pasar a una persona?
Las urgencias y todo lo que sea clínico.
| Lo resuelve la recepcionista IA | Pasa a una persona |
|---|---|
| Dar, mover o cancelar una cita | Una urgencia |
| Confirmar la cita de la víspera | Una duda sobre un síntoma o un tratamiento |
| Responder con los horarios y los precios publicados | Una queja |
| Avisar a la lista de espera de un hueco libre (desde Diga Growth) | Algo que la clínica no ha publicado |
Según la página de digaclinic, no diagnostica, no valora síntomas y no da consejo clínico. Identifica las urgencias y las transfiere cuanto antes a una persona del equipo. Si no sabe algo, lo pasa: nunca improvisa.
¿Qué dice el RGPD si una IA atiende los pacientes de tu clínica?
Que los datos de salud tienen un régimen propio y que debes elegir bien a quien los trata por ti. Esta sección recoge lo que dicen los textos citados; no es asesoramiento legal.
- El artículo 9.1 del RGPD prohíbe el tratamiento de, entre otras categorías, los «datos relativos a la salud», salvo las excepciones que el propio artículo recoge.
- Según el artículo 28.1, cuando se trata por cuenta de un responsable, este elegirá únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes. El tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico (artículo 28.3).
- La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) añade, entre otras obligaciones, que el encargado lleva su propio registro de actividades. También determina las medidas de seguridad de lo que trata.
Antes de contratar a cualquier proveedor, también a heydiga, pregunta:
| Pregunta | Lo que heydiga declara en su web |
|---|---|
| ¿Dónde están los datos? | Servidores en la Unión Europea; no transfiere datos fuera del Espacio Económico Europeo sin garantizar antes las garantías adecuadas, como las cláusulas contractuales tipo |
| ¿Están cifrados? | Cifrados en tránsito y en reposo |
| ¿Qué certificaciones tiene? | Esquema Nacional de Seguridad de categoría media (Real Decreto 311/2022) e ISO/IEC 27001:2022 |
| ¿Se graban las llamadas? | Solo si el negocio lo activa |
| ¿Hay contrato de encargo del tratamiento? | Pídelo por escrito: no figura en las páginas públicas de heydiga |
Las respuestas de la columna derecha son declaraciones del proveedor, no una auditoría. Para tu clínica, decide con tu responsable de protección de datos o con tu asesor.
Pregunta también, a cualquier proveedor: si usa las conversaciones para entrenar sus modelos, cuánto tiempo las conserva, cómo atiende las solicitudes de acceso y supresión, qué registro de actividad guarda, cómo avisa de un incidente y qué subencargados intervienen.
¿Qué deberías medir?
Cuántas llamadas se contestan y cuántas acaban en cita, por sede y en conjunto.
| Qué mides | Qué te dice |
|---|---|
| Llamadas contestadas | Si la demanda tiene respuesta en el momento |
| Citas dadas o movidas | Si las llamadas acaban en algo concreto |
| Llamadas fuera de horario | Cuánta demanda llega con la clínica cerrada |
| Cancelaciones y huecos rellenados | Si la agenda se aprovecha |
| Llamadas pasadas a una persona | Si las reglas de traspaso funcionan |
Un primer paso: revisa una semana de llamadas
Antes de cambiar nada, apunta durante una semana normal, en cada sede:
- Cuántas llamadas se contestan y cuántas se pierden, por hora y por día.
- Cuáles son siempre la misma pregunta y cuáles piden criterio.
- Qué reglas dependen de quién contesta: cancelaciones, qué traer, cuándo llegar.
- En qué agenda acaba cada cita.
Si las pérdidas se concentran con el equipo con pacientes, es el caso de una clínica con el mostrador ocupado. Si se concentran con la clínica cerrada, mira llamadas fuera de horario. Y para el problema en cualquier negocio, lee cómo dejar de perder llamadas de clientes.
¿Cómo probarla antes de contratar?
Con una agenda de prueba y pacientes inventados. Si la pruebas con tu agenda real, firma antes el contrato de encargo del tratamiento. Apunta cómo acaba cada caso: completado, pendiente de confirmación, pasado a una persona o no disponible.
| Caso | Qué debería pasar |
|---|---|
| Primera visita con un profesional concreto | La da en su agenda, con la duración de esa visita |
| Un cambio y una cancelación | Los hace en la agenda y libera el hueco |
| Un hueco que se acaba de ocupar por otro canal | No lo ofrece |
| Una pregunta que la clínica no ha cargado | No improvisa: la pasa |
| Una urgencia | La pasa a una persona según tu protocolo |
| La agenda no responde | La cita queda pendiente y avisa a una persona |
Según la especialidad, prueba además:
| Especialidad | Qué conviene probar |
|---|---|
| Dental | La duración de cada tratamiento y el gabinete |
| Fisioterapia | Bonos, sesiones seguidas y el mismo fisioterapeuta |
| Medicina estética | Si la primera cita es de valoración y cuánto dura |
| Veterinaria | La especie del animal y cómo se pasan las urgencias |
| Psicología | Que no pregunte el motivo de consulta más allá de lo necesario para dar la cita |
Una regla para cualquier proveedor, también para heydiga: si la agenda no responde, la cita no puede darse por hecha.
Dónde encaja heydiga
La recepcionista IA de digaclinic, el producto de heydiga para negocios de salud y bienestar, contesta con voz natural las llamadas de tu clínica. Con el complemento de WhatsApp conversacional, también el WhatsApp. Trabaja 24/7. Da cita según la agenda de cada profesional y gabinete, confirma la víspera y, desde Diga Growth, avisa a la lista de espera.
- Para clínicas dentales, mira la página de clínicas dentales; para fisioterapia, la de fisioterapia y rehabilitación.
- Con Doctoralia o Gesden, escribe la cita en la agenda que ya usas.
- Diga Start: 99 €/mes sin IVA, con 500 minutos, e incluye la conexión con el software de tu sector. El WhatsApp conversacional es un complemento de 39 €/mes sin IVA en cualquier plan.
- Diga Pro, 279 €/mes sin IVA, está pensado para grupos con varios centros y es el único plan que da cita entre todos tus centros. Sin permanencia.
Sin instalar nada, sin cambiar de programa y sin tocar el número de la clínica.
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Preguntas frecuentes
¿Sirve para una clínica con una sola sede?
Sí. El problema de fondo es el mismo: el teléfono suena cuando el equipo está con un paciente. Con una sede, la recepcionista IA contesta, da la cita y deja la agenda al día. Lo de varias sedes solo añade que cada una mantiene su agenda y su equipo.
¿Sustituye a Doctoralia o a Gesden?
No. Doctoralia sigue siendo el escaparate y la agenda pública, y Gesden sigue siendo la gestión de la clínica. La recepcionista IA atiende el teléfono y escribe en ellos.
¿Puede dar una cita duplicada?
No debería: consulta la disponibilidad en el momento de la llamada, antes de ofrecer una hora. Si la agenda cambia entre la llamada y la cita, es el motivo para revisar la conexión con tu programa.
¿Sabrá el paciente que habla con una IA?
Sí. La recepcionista IA de heydiga se presenta como asistente virtual desde el primer momento. Si el paciente prefiere hablar con alguien del equipo, se pasa la llamada.
¿Da consejo médico?
No. No diagnostica, no valora síntomas y no da consejo clínico. Pasa esas consultas, y las urgencias, a una persona del equipo.
¿Quién responde de los datos de los pacientes?
La clínica, como responsable, elige a quien los trata por ella. Pide el contrato de encargo por escrito a cualquier proveedor y revisa con tu responsable de protección de datos lo que declara.
Fuentes
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículos 9.1, 28.1 y 28.3, Diario Oficial de la UE, 2016, en el BOE (se abre en una pestaña nueva).
- AEPD, «¿Qué obligaciones específicas contiene el RGPD para los encargados de tratamiento?», preguntas frecuentes, consultado el 29 de octubre de 2026, aepd.es (se abre en una pestaña nueva).
- Funciones, integraciones, protección de datos y precios: digaclinic, Doctoralia, Gesden, clínicas dentales, fisioterapia y rehabilitación, privacidad y precios, consultados el 29 de octubre de 2026.
Cómo se escribió: escrito con ayuda de herramientas de IA; revisado y verificado por el equipo de heydiga.
