¿Cómo no perder reservas por teléfono cuando el restaurante está a tope?

• En 46 restaurantes de digafood, 4 de cada 10 llamadas llegan en pleno servicio, con el equipo sirviendo mesas.
• Una mesa vacía son unos 78 € de facturación potencial, según el cálculo que publica InfoHoreca.
• Un recordatorio por SMS o una garantía con tarjeta reducen los no-show, según CoverManager.
• Lo que no está en la carta, un grupo o una queja lo decide siempre una persona del equipo.
• Antes de cambiar nada, cuenta durante una semana cuántas llamadas se quedan sin contestar.

¿Cuándo llegan las llamadas a un restaurante?

Muchas llegan justo cuando nadie puede cogerlas.

heydiga contó a qué hora entran las llamadas en 46 restaurantes de digafood. Fue del 2026-09-16 al 2026-10-15, en hora de Madrid. Son 6.171 llamadas.

La cifra no dice que se pierdan esas llamadas: dice que llegan cuando la sala está ocupada. No hay un pico de servicio: solo la hora de las 13:00 destaca, con el 13,5% de las llamadas. De media, cada hora de servicio recibe el 7,2% y cada hora entre servicios, el 6,8%, y algunas horas de servicio reciben menos que las de entre servicios. El problema es que, en servicio, quien podría contestar está sirviendo mesas.

Esta muestra son restaurantes que ya usan digafood. No representa a todos los restaurantes de España.

¿Cuánto cuesta una mesa vacía?

Unos 78 € de facturación potencial por mesa, según el cálculo que publica InfoHoreca.

InfoHoreca parte de un gasto medio de 27 € por persona y 2,9 personas por reserva; el artículo no dice de qué fuente salen esas dos cifras. Es facturación potencial, no beneficio: no descuenta personal ni materia prima (InfoHoreca, 2026-07-08 (se abre en una pestaña nueva)).

En España, el no-show medio fue del 3,3% en 2025 y del 3,6% en 2024, según TheFork (InfoHoreca, 2026-02-26 (se abre en una pestaña nueva)). Con ese 3,3% y 78 € por mesa, InfoHoreca estima unos 15.500 € al año para un restaurante con 500 reservas al mes. Es su estimación, no un dato de TheFork.

Calcula la tuya con tus números: reservas al mes, por el 3,3%, por el ticket de tus mesas. Y suma las llamadas que no contestas, que no están en esa cuenta. No se ha encontrado una cifra pública fiable de cuántas son. La que importa es la de tu restaurante.

¿Qué reduce los no-show?

Confirmar cada reserva, y en algunos casos pedir una garantía.

CoverManager analizó 9.500 restaurantes españoles el Día del Padre de 2025 (InfoHoreca, 2026-07-08 (se abre en una pestaña nueva)):

Ojo con la lectura: es un solo día de mucha demanda, e InfoHoreca avisa de que no se puede extrapolar a todo el año. Sirve para ver el orden: confirmar ayuda, y la tarjeta ayuda más.

Pedir la tarjeta es una decisión del restaurante. La confirmación se puede automatizar sin cambiar cómo reservas.

digafood confirma el mismo día y avisa de los cambios. Si una mesa queda libre, se la ofrece a la lista de espera (heydiga, digafood, consultado el 2026-10-29).

¿Puede una recepcionista con IA coger las reservas en pleno servicio?

Sí, si está conectada a tu software de reservas y a tu disponibilidad.

La recepcionista IA contesta varias llamadas a la vez, sin cola y sin música de espera. Mira la disponibilidad real y reserva antes de colgar. Si es WhatsApp, contesta igual.

Un ejemplo. Viernes, 21:10. Entra una llamada: una mesa para seis a las 21:30. El equipo está sirviendo. Se contesta a la primera, se comprueba el turno y la sala, y la reserva queda hecha en el programa. El jefe de sala la ve en la pantalla de siempre. Lleva una nota de lo hablado.

heydiga no improvisa: nunca se inventa un precio, un horario ni una cita. Si la duda excede lo cargado, pasa la llamada al equipo.

¿Funciona con CoverManager, TheFork o Restoo?

Sí: lee y escribe en el programa que ya usas.

• CoverManager. Lee la disponibilidad por turno, sala y número de comensales, los horarios y la ficha del cliente. Da de alta reservas, las cambia y las cancela, y anota alergias, tronas y celebraciones (heydiga, integración con CoverManager, consultado el 2026-10-29).
• TheFork. Consulta la disponibilidad que está publicada, venga del portal o del teléfono, y da de alta las reservas por turno y comensales. Según la página de heydiga, no ofrece un turno que el portal acaba de vender (heydiga, integración con TheFork, consultado el 2026-10-29).
• Restoo. Consulta el plano de sala, los turnos, el aforo y la lista de espera. Da de alta la reserva en la mesa y el turno correctos, la cambia o la cancela, apunta en lista de espera y deja alergias y notas para la sala (heydiga, integración con Restoo, consultado el 2026-11-02).

El acceso se autoriza desde tu propia cuenta de CoverManager, TheFork o Restoo, con un permiso que se puede revocar cuando quieras. Sin instalar nada y sin tocar lo que ya tienes montado.

¿Cómo probarla antes de contratar?

Con tu programa de reservas real y datos inventados. Apunta cómo acaba cada caso: completado, pendiente de confirmación, pasado al equipo o no disponible.

Una regla para cualquier proveedor, también para heydiga: si el programa de reservas no responde, la reserva no puede darse por hecha. Tiene que quedar pendiente y avisar a una persona.

Dónde encaja heydiga

La recepcionista IA de digafood, el producto de heydiga para hostelería, contesta con voz natural las llamadas y el WhatsApp de tu restaurante y trabaja 24/7. Coge varias llamadas a la vez, reserva en tu programa y pasa al equipo lo que no puede resolver.

• Para ver cómo escribe en tu sistema, mira las integraciones con CoverManager, TheFork y Restoo.
• Si te llegan mensajes con el local cerrado, mira el caso de llamadas fuera de horario.
• Si tu problema son las llamadas en general, lee cómo dejar de perder llamadas de clientes.

Sin instalar nada, sin cambiar de programa de reservas y sin tocar tu número. La integración con tu software viene con Diga Start: 99 € al mes sin IVA, con 500 minutos. Sin permanencia. El WhatsApp conversacional se añade por 39 € al mes sin IVA: con él, 138 € al mes.

Pide una demo de la recepcionista IA

Un primer paso: cuenta una semana de llamadas

Antes de cambiar nada, apunta durante una semana normal:

1. Cuántas llamadas se contestan y cuántas no, por franja: comida, tarde y cena.
2. Cuántas son reservas, cuántas preguntas repetidas y cuántas piden criterio.
3. Cuántas reservas acaban en mesa vacía, y qué tenían en común: día, grupo, canal.
4. Cuánto tarda el equipo en devolver una llamada perdida.

Con esos números sabes si el problema es el teléfono, los no-show o los dos. Y qué parte automatizar primero.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que cambiar de CoverManager o de TheFork?

No. La recepcionista IA trabaja sobre el programa que ya usas, y tú mantienes tu número. Si algún día cambias de software de reservas, digafood se conecta al que uses a partir de entonces.

¿Contesta sobre alérgenos?

Sí, con la carta que el restaurante le haya cargado. Si la duda no está en la carta, no improvisa: pasa la llamada al equipo.

¿Sustituye a mi jefe de sala?

No. Se queda con las llamadas repetidas y con las que llegan cuando nadie puede cogerlas. La sala, los grupos y las decisiones siguen siendo del equipo.

¿Sabrá el cliente que habla con una IA?

Sí. La recepcionista IA se presenta como asistente virtual desde el primer momento, y pasa la llamada si el cliente prefiere hablar con alguien del equipo.

¿Qué pasa con las reservas de grupo?

Recoge la petición completa y la pasa al restaurante, que decide sala, menú y horario.

Fuentes

• Las cifras de TheFork y de CoverManager son las que publica InfoHoreca (fuente secundaria): no se pudieron leer en las webs de TheFork ni de CoverManager.
• InfoHoreca, «La tasa del no-show cae al 3,3% en 2025 frente al 3,6% de 2024, según datos de TheFork», 2026-02-26, infohoreca.com (se abre en una pestaña nueva).
• InfoHoreca, «Las reservas fantasma cuestan miles de euros al año a los restaurantes», 2026-07-08 (datos de TheFork y análisis de CoverManager), infohoreca.com (se abre en una pestaña nueva).
• Funciones, integraciones y precios: digafood, CoverManager, TheFork y precios, consultados el 2026-10-29; Restoo, consultado el 2026-11-02.
• Llamadas por franja: datos propios de heydiga, 46 restaurantes de la línea digafood, 2026-09-16 a 2026-10-15.

Cómo se escribió: escrito con ayuda de herramientas de IA; revisado y verificado por el equipo de heydiga.