Come non perdere al telefono i contatti di Idealista e Fotocasa
Per non perdere gli interessati che arrivano dal portale, ogni chiamata dall'annuncio deve ricevere risposta sul momento, anche quando la squadra è in visita o l'ufficio è chiuso. La via più diretta è una receptionist con IA: risponde, sa per quale appartamento chiamano, qualifica e lascia la visita fissata con l'agente. Se l'interessato scrive invece di chiamare, richiamalo presto e, prima di farlo con l'IA, verifica di avere il suo consenso.
David Zafra · · 9 min di lettura ·
- Chi chiama da un annuncio sta confrontando appartamenti e vuole una risposta subito.
- Le chiamate arrivano quando gli agenti sono in giro.
- Bastano cinque o sei domande per capire se il profilo è adatto e cosa fare dopo.
- La visita si può fissare nella stessa chiamata.
- Prezzo, trattativa e condizioni legali li decide sempre una persona.
Perché si perdono interessati al telefono?
Perché chiamano proprio quando nessuno può rispondere.
- Tutti gli agenti stanno mostrando appartamenti.
- La responsabile dell'ufficio è fuori per una valutazione.
- Chi resta in ufficio sta seguendo un cliente alla scrivania.
- È sabato mattina o domenica pomeriggio e l'agenzia è chiusa.
- Arrivano due chiamate per lo stesso annuncio nello stesso momento.
Chi chiama da Idealista o Fotocasa, i grandi portali immobiliari spagnoli, di solito ha diversi annunci aperti. Se non gli rispondi, chiama il successivo. E quando finalmente lo richiami, magari si è già accordato per vedere un altro appartamento.
Quanto conta rispondere in fretta?
Molto: la prima ora è decisiva.
Nel 2011 la Harvard Business Review ha pubblicato due dati sulla velocità di risposta. In un audit su 2.241 aziende statunitensi, solo il 37% ha risposto entro un'ora a un contatto arrivato dal sito web. In un altro studio, su 1,25 milioni di contatti di 42 aziende statunitensi, quelle che cercavano di parlare con l'interessato entro un'ora avevano quasi sette volte più probabilità di arrivare a una conversazione con chi decide rispetto a quelle che ci provavano un'ora dopo (Harvard Business Review, 2011 (si apre in una nuova scheda)). Nessuno dei due studi riguarda agenzie immobiliari o chiamate, quindi prendili come una prova che la velocità conta, non come un tasso per la tua agenzia.
La velocità da sola non basta. Rispondere al telefono per dire «la richiamerà un agente» non fa avanzare nulla. La chiamata deve chiudersi con un passo successivo: una visita, un dato che mancava o un avviso chiaro all'agente.
Un'IA può rispondere alle chiamate della tua agenzia e chiamare i lead di Idealista o Fotocasa?
Rispondere, sì. Per chiamare tu i lead con l'IA, la cosa più prudente è avere prima il loro consenso.
Le chiamate in entrata. Una receptionist con IA risponde al numero che compare nei tuoi annunci, a qualsiasi ora e a più chiamate contemporaneamente. Gli annunci non cambiano: si devia solo quel numero. Riconosce l'appartamento dal riferimento dell'annuncio e risponde con i dati pubblicati. Verifica nel tuo portafoglio se è ancora disponibile e, se non lo è più, ne propone uno simile.
Le chiamate che fai tu. Se qualcuno scrive dal portale e vuoi chiamarlo con l'IA, tieni presente la Ley General de Telecomunicaciones, la legge spagnola sulle telecomunicazioni. Il suo articolo 66.1.a riconosce il diritto a non ricevere chiamate automatiche senza intervento umano a fini commerciali senza aver prima dato il consenso (BOE, Ley 11/2022 (si apre in una nuova scheda)). Prima di chiamare con l'IA chi ha scritto dal portale, verifica con il tuo consulente di avere il suo consenso per quella chiamata e conserva traccia di dove proviene.
Quali domande servono per qualificare un interessato?
Quelle che bastano per capire se il profilo è adatto e cosa fare dopo. Non è un interrogatorio.
| Domanda | Cosa chiarisce |
|---|---|
| Vuole comprare o affittare? | Quale processo e quale agente gli spettano |
| In quale zona? | Se l'appartamento va bene o bisogna proporne un altro del portafoglio |
| Che budget ha? | Se l'annuncio è alla sua portata |
| Come pagherebbe? | Se un acquirente è pronto o deve prima ottenere il mutuo |
| Entro quando le serve? | L'urgenza e i tempi di decisione |
| Quando potrebbe vederlo? | La strada più breve fino alla visita |
Non servono tutte in ogni chiamata. A chi cerca in affitto chiedi dei requisiti dell'agenzia. A chi chiede di un appartamento preciso, a volte basta confermare che è ancora libero e dargli un orario. Le domande le decide la tua agenzia.
Si può fissare la visita alla prima chiamata?
Sì, se l'appartamento è disponibile, il profilo è adatto e l'agenda dell'agente è collegata.
La receptionist propone due orari liberi dell'agente che segue quell'appartamento. L'interessato ne sceglie uno e riattacca con la visita fissata. L'agente riceve l'avviso con il riepilogo: cosa cerca, il suo budget e da quale annuncio ha chiamato.
Un esempio. Domenica, 12:20. Qualcuno chiama per un appartamento con due camere da letto visto su Fotocasa. L'agenzia è chiusa, ma la chiamata riceve risposta. Vuole comprare, ha il mutuo pre-approvato e può venire martedì o giovedì. Si accorda per giovedì alle 18:00 con l'agente dell'appartamento. Lunedì l'agente comincia con la visita già in agenda.
Quali chiamate devono passare a una persona?
Quelle che richiedono giudizio, fiducia o una decisione.
| La gestisce la receptionist IA | Passa all'agente |
|---|---|
| Se l'appartamento è ancora disponibile | Se c'è margine per trattare sul prezzo |
| Prezzo, metri, zona e spese pubblicati | Un'offerta o una controfferta |
| Fissare, spostare o annullare una visita | Condizioni legali o di finanziamento |
| I requisiti di affitto dell'agenzia | Un reclamo |
| Proporre un appartamento simile del portafoglio | Un proprietario che vuole vendere, con i suoi dati già raccolti |
Se l'agente non è libero, la receptionist raccoglie l'essenziale, gli lascia l'avviso e dice all'interessato cosa succederà. Non si inventa mai un margine, una condizione o un dato dell'appartamento che non ha.
Come provarla prima di sottoscrivere?
Con il tuo CRM reale e annunci di prova. Annota come finisce ogni caso: completato, in attesa di conferma, passato all'agente o non disponibile.
| Caso | Cosa dovrebbe succedere |
|---|---|
| Una chiamata con il riferimento di un annuncio | Riconosce l'appartamento senza far ripetere nulla |
| Un appartamento non più disponibile | Lo dice e ne propone uno simile del portafoglio |
| Una visita con l'agente che segue l'appartamento | La fissa in un orario libero di quell'agente |
| Una domanda sul margine di prezzo | Non tratta: la passa all'agente |
| Una chiamata in un'altra lingua, con nomi di vie | La capisce e la gestisce allo stesso modo |
| Due chiamate per lo stesso annuncio nello stesso momento | Risponde a entrambe |
| Il CRM non risponde | La visita resta in sospeso e avvisa l'agente |
Una regola per qualsiasi fornitore, anche per heydiga: se l'agenda o il CRM non rispondono, la visita non può essere data per confermata.
Dove si inserisce heydiga
La receptionist IA di digaliving, il prodotto di heydiga per le agenzie immobiliari, risponde con voce naturale alle chiamate e ai WhatsApp della tua agenzia e lavora 24/7. Riconosce l'immobile dal riferimento dell'annuncio, qualifica con le domande definite dalla tua agenzia e fissa la visita con l'agente che segue quell'appartamento. Non tratta sui prezzi: di questo si occupa l'agente.
- Con Idealista e Fotocasa, risponde a chi chiama dall'annuncio senza toccare quello che hai già pubblicato.
- Con il tuo CRM, come Inmovilla o Witei, consulta la scheda dell'immobile. Poi registra il lead con la visita, l'annuncio di provenienza e il riepilogo della chiamata.
- Per il dettaglio per tipo di agenzia, guarda la pagina agenzie immobiliari.
Senza installare nulla, senza cambiare CRM e senza toccare il numero dell'agenzia. L'integrazione con i software del settore è inclusa a partire da Diga Start: 99 € al mese + IVA, con 500 minuti. Senza vincoli. Il WhatsApp conversazionale si aggiunge a 39 € al mese + IVA: con questo, 138 € al mese.
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Cosa dovresti misurare?
Non solo quante chiamate si perdono. Quello che conta è quante finiscono in una visita.
| Cosa misuri | Cosa ti dice |
|---|---|
| Chiamate con risposta | Se la domanda riceve risposta sul momento |
| Interessati qualificati | Quanti sono in linea con il tuo portafoglio |
| Visite fissate | Se le chiamate si trasformano in qualcosa di concreto |
| Chiamate fuori orario | Quanta domanda arriva con l'ufficio chiuso |
| Chiamate per annuncio e per portale | Quale annuncio e quale portale portano visite |
| Chiamate passate a un agente | Se le regole di passaggio funzionano |
Un primo passo: rivedi una settimana di chiamate
Prima di cambiare qualcosa, annota durante una settimana normale:
- Quante chiamate ricevono risposta e quante si perdono, per ora e per giorno.
- Da quale annuncio e da quale portale arriva ciascuna.
- Cosa chiedono gli agenti prima di fissare una visita.
- Quali chiamate sono sempre uguali e quali richiedono giudizio.
- Quanto ci vuole a richiamare dopo una chiamata persa e quante finiscono in una visita.
Se le perdite si concentrano quando la squadra è in visita, guarda il caso d'uso acquisizione e qualificazione dei lead. Se si concentrano con l'ufficio chiuso, quello delle chiamate fuori orario. E se vuoi vedere il problema in qualsiasi attività, leggi come smettere di perdere le chiamate dei clienti.
Domande frequenti
Bisogna cambiare gli annunci su Idealista o Fotocasa?
No. Gli annunci restano come sono: si devia alla receptionist solo il numero che vi compare. Se domani lasci un portale, non cambia nulla, perché lavora sul telefono e sul CRM dell'agenzia.
Sa per quale appartamento chiama ogni interessato?
Sì, dal riferimento dell'annuncio, senza far ripetere nulla a chi chiama. Risponde con i dati pubblicati e verifica nel tuo portafoglio se è ancora disponibile.
Può trattare sul prezzo?
No. Dà solo i prezzi che l'agenzia ha caricato. Se l'interessato chiede se c'è margine, gli dice che ne parlerà con l'agente e passa a quest'ultimo cosa cerca e il suo budget.
L'interessato saprà che parla con un'IA?
Sì. La receptionist IA di heydiga si presenta come assistente virtuale fin dal primo momento, come richiede il Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale (si apre in una nuova scheda) all'articolo 50. Se preferisce parlare con qualcuno della squadra, passa la chiamata.
Gestisce acquirenti stranieri?
Sì: risponde nella lingua di chi chiama, senza interprete, lo qualifica e gli fissa la visita come a chiunque altro. Se l'agenzia preferisce che se ne occupi una persona, passa la chiamata a chi parla quella lingua.
Sostituirà gli agenti?
No. Si occupa delle chiamate ripetitive e di quelle che arrivano quando nessuno può rispondere. Consulenza, trattativa e rapporto con il cliente restano compito dell'agente.
Fonti
- Oldroyd, McElheran ed Elkington, «The Short Life of Online Sales Leads», Harvard Business Review, marzo 2011, hbr.org (si apre in una nuova scheda).
- Ley 11/2022, de 28 de junio, General de Telecomunicaciones, articolo 66, sul BOE (si apre in una nuova scheda), la gazzetta ufficiale spagnola.
- Regolamento (UE) 2024/1689 sull'intelligenza artificiale, articolo 50, Gazzetta ufficiale dell'UE, 2024, sul BOE (si apre in una nuova scheda).
- Funzioni, integrazioni e prezzi: digaliving, agenzie immobiliari, Idealista, Fotocasa e prezzi, consultati il 29 ottobre 2026.
Come è stato scritto: scritto con l'aiuto di strumenti di IA; rivisto e verificato dal team di heydiga.
