Questions fréquentes sur la réceptionniste IA

Une réceptionniste virtuelle IA est un assistant qui répond au téléphone et au WhatsApp d'un commerce 24 heures sur 24, tous les jours, sans file d'attente ni appels manqués. heydiga parle aux clients d'une voix naturelle, gère les rendez-vous et les demandes directement dans l'agenda du commerce et laisse le résumé de chaque appel. Pour un garage, une clinique, un restaurant, une agence immobilière ou un salon, c'est la fin des clients perdus faute de pouvoir décrocher en plein travail.

En transférant les appels vers heydiga, un assistant vocal IA. heydiga répond dès la première sonnerie, comprend ce que demande le client et le règle : elle donne un rendez-vous, renseigne sur les horaires ou les prestations, prend un message ou passe l'appel à l'équipe si besoin. Le commerce choisit quels appels il transfère (tous, ceux hors horaires ou seulement ceux qu'il n'arrive pas à prendre) et ne change ni de numéro ni de logiciel de gestion.

heydiga parle d'une voix si naturelle que beaucoup de clients auraient du mal à faire la différence : elle comprend les interruptions, répond en temps réel et n'utilise ni menus ni « tapez 1 ». Elle se présente malgré tout comme une assistante virtuelle dès le début, comme l'exige le règlement européen sur l'intelligence artificielle. Et si le client préfère parler à quelqu'un de l'équipe, elle passe l'appel.

heydiga n'improvise pas : elle n'invente jamais un prix, un horaire ni un rendez-vous. Quand la demande sort de ce qui a été défini, elle le dit et transfère l'appel à l'équipe du commerce ou prend un message, qui arrive sur-le-champ. Tout ce qu'elle n'a pas su régler est enregistré et sert à élargir ce qu'elle peut traiter.

Oui, heydiga transfère l'appel à une personne quand il le faut, avec ce qui s'est dit jusque-là pour que le client n'ait pas à le répéter. Le commerce décide vers quel numéro ou quel poste l'appel est transféré et dans quels cas : quand le client le demande, pour les réclamations, les sujets délicats ou tout autre cas qu'il définit.

Oui. heydiga prend plusieurs appels à la fois, sans file d'attente ni tonalité occupée, si bien qu'aux heures de pointe aucun client n'attend ni ne raccroche. La section des forfaits précise combien d'appels simultanés inclut chaque forfait.

heydiga transfère l'appel dès que le client le demande. S'il le demande une ou deux fois, elle passe l'appel à la personne ou au poste défini par le commerce, sans insister. L'objectif n'est pas de retenir le client face à la machine, mais que sa demande soit réglée.

Ce sont les deux façons de connecter heydiga. En mode renfort, le commerce garde son accueil actuel et ne transfère vers heydiga que les appels restés sans réponse ou arrivés hors horaires : on récupère ce qui se perd aujourd'hui sans toucher au fonctionnement. En mode première ligne, heydiga répond sur le numéro principal, règle le répétitif et passe à l'équipe ce qui en a besoin. Le plus courant est de commencer en renfort et de passer en première ligne quand le commerce voit déjà ce qu'elle règle.

Oui, et c'est le cas le plus fréquent au démarrage avec heydiga. On la met en mode renfort : l'accueil reste la première ligne et l'agent récupère ce qui se perd aujourd'hui, les appels hors horaires et ceux des heures de pointe. Quand le commerce voit le résultat, il peut passer en mode première ligne pour que l'agent filtre le répétitif et que la personne se consacre aux demandes qui apportent de la valeur.

heydiga parle 50 langues et détecte celle du client qui appelle pour lui répondre dans la sienne. Si le client change de langue en pleine conversation, heydiga change avec lui, sans que le commerce ait quoi que ce soit à configurer ni à passer l'appel à qui que ce soit.

Il n'y a rien à changer pour utiliser heydiga. Le commerce garde son numéro de téléphone et son logiciel de gestion : heydiga se connecte à l'agenda ou au CRM qu'il utilise déjà pour consulter et créer des rendez-vous, des signalements ou des commandes, et s'il n'en utilise aucun, elle lui en fournit un. Chaque commerce décide quels appels il transfère : tous, ceux hors horaires ou seulement ceux qu'il n'arrive pas à prendre.

heydiga se met à répondre en quelques minutes et il n'y a rien à installer. Le commerce explique comment il travaille (prestations, tarifs, horaires et qui fait quoi), on connecte l'agenda qu'il utilise déjà et on transfère le téléphone. Dès cet instant, heydiga prend les appels, et le lendemain le commerce voit dans le tableau de bord tout ce qui est arrivé.

Oui. heydiga s'intègre aux logiciels de gestion, aux CRM et aux calendriers que le commerce utilise déjà, comme Booksy, Treatwell, CoverManager, Doctoralia, Salesforce ou Google Calendar, pour consulter les disponibilités et créer des rendez-vous. Si une intégration précise n'existe pas encore, son développement est étudié et, en attendant, l'agent fonctionne tout aussi bien : il prend les appels, renseigne et réserve sur une plage horaire convenue avec le commerce.

Oui. Avec heydiga, chaque site peut avoir sa propre ligne ou partager un seul numéro qui oriente chaque appel vers le site concerné. Dans les deux cas, chaque site garde son agenda, ses horaires et son équipe, et ce qui se passe partout se voit dans le même tableau de bord. La section des forfaits précise quel forfait inclut les réservations entre sites.

Oui. heydiga prend les rendez-vous et les réservations la nuit, le week-end et les jours fériés, c'est-à-dire quand se perd une bonne partie des appels, et les inscrit dans l'agenda du commerce avant de raccrocher. Elle prend aussi plusieurs appels à la fois, si bien qu'aux heures de pointe aucun client n'attend ni ne raccroche.

Les clients écrivent au WhatsApp du commerce et heydiga répond comme au téléphone : elle consulte les créneaux disponibles, confirme le rendez-vous et le crée dans l'agenda. Elle utilise les mêmes informations que l'agent vocal et ne duplique pas les rendez-vous entre les deux canaux : que le client appelle ou écrive, c'est pareil. La section des forfaits précise comment ajouter le canal WhatsApp à chaque forfait.

heydiga les envoie automatiquement dès que le rendez-vous est enregistré. Le client reçoit la confirmation au moment de réserver et un rappel avant le rendez-vous, avec la possibilité de le confirmer ou de le modifier depuis le message lui-même. Sa réponse se reflète dans l'agenda du commerce sans intervention manuelle.

heydiga fait les deux. En plus de répondre aux appels entrants, elle appelle pour confirmer des rendez-vous, relancer des clients inactifs, prévenir que quelque chose est prêt ou assurer un suivi après une visite.

heydiga agit de deux façons. Elle récupère les appels qui se perdent aujourd'hui, qui représentent dans beaucoup de commerces de services une part importante des opportunités du mois, et elle réduit les absences grâce aux confirmations et aux rappels automatiques. Elle passe aussi des appels sortants pour relancer les clients inactifs ou assurer un suivi après une visite.

Avec heydiga, moins d'appels perdus, c'est plus de rendez-vous, et moins d'absences, c'est plus de créneaux remplis. Dans les commerces qui l'utilisent déjà, plus de 80% de ce qui arrive se règle sans passer l'appel à personne : l'équipe cesse d'interrompre son travail et se concentre sur le client qu'elle a devant elle. Le tableau de bord montre les appels traités, les rendez-vous générés et ce que demandaient les clients, si bien que le retour sur investissement se mesure.

heydiga règle plus de 80% des appels sans les passer à personne de l'équipe. C'est ce qui a été mesuré dans des salons de coiffure, des restaurants, des garages et d'autres commerces pendant leurs trente premiers jours d'utilisation. Les deux appels sur dix restants passent à une personne avec ce qui a déjà été dit, pour que le client n'ait rien à répéter.

Les résultats de heydiga se voient dès le premier jour : elle se met à répondre en quelques minutes et, le lendemain matin, le tableau de bord montre déjà ce qui est arrivé pendant que personne n'était là. Dès la première semaine, on sent ce qui change : des appels qui se perdaient avant, des rendez-vous pris hors horaires et des questions qui n'interrompent plus l'équipe.

Avec le calculateur de heydiga, disponible sur la page d'accueil et sur la page de chaque produit. À partir des appels que reçoit le commerce chaque mois, du panier moyen par client et des appels qu'il ne prend pas aujourd'hui, il calcule combien restent sans réponse, combien de clients qui allaient prendre rendez-vous sont perdus et combien d'argent cela représente chaque mois et chaque année.

heydiga est certifiée ENS catégorie moyenne (Schéma national de sécurité espagnol, décret royal 311/2022) et ISO 27001. Elle travaille avec des serveurs situés dans l'Union européenne, respecte le RGPD et chiffre les données en transit et au repos. C'est le niveau d'exigence que demandent les clients qui traitent des données sensibles, comme les établissements de santé ou les administrations publiques.

heydiga chiffre les données en transit et au repos, anonymise et masque les données personnelles, et contrôle qui accède à quoi grâce à des permissions par rôle et un journal d'audit. Elle passe en outre un test d'intrusion chaque année et publie sa politique de sécurité, qui suit la norme ISO 27001 et le Schéma national de sécurité espagnol (ENS).

heydiga n'enregistre les appels que si le commerce l'active, et conserve de chacun ce que le commerce décide, aussi longtemps qu'il le décide. Le commerce peut garder l'audio ou travailler uniquement avec les transcriptions, qui suffisent pour voir ce qui s'est dit dans un appel précis. L'enregistrement sert à fournir le service, à en garantir la qualité et à analyser les incidents.

Oui. Chaque appel traité par heydiga apparaît dans le tableau de bord avec sa transcription, le motif du contact et ce qui a été réglé, et l'équipe commence la journée avec un résumé de ce qui est arrivé. La section des forfaits précise le niveau d'analyse qu'inclut chaque forfait.

heydiga ne partage pas les données qu'elle traite avec des tiers, à des fins commerciales ou publicitaires, sans consentement préalable et exprès : elle les utilise uniquement pour les finalités prévues par sa politique de confidentialité, comme fournir le service. Pour l'améliorer, elle travaille avec des données anonymisées ou agrégées, et ne les transfère pas hors de l'Espace économique européen sans les garanties qu'exige la réglementation.

En écrivant à heydiga à dpo@heydiga.com, avec le nom de la personne qui fait la demande et son motif. Par ce biais, on peut demander l'accès aux données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, s'opposer à celui-ci ou demander leur portabilité. Si quelqu'un estime que ses droits ne sont pas respectés, il peut déposer une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données.

heydiga propose des forfaits selon le volume de minutes de conversation, sans engagement. La section des forfaits précise les prix et ce qu'inclut chaque forfait.

Oui. N'importe qui peut écouter tout de suite, et gratuitement, comment heydiga répondrait au téléphone de son commerce : il suffit d'écrire le nom du commerce sur la page d'accueil. heydiga peut aussi être essayée pendant une période d'essai avant de payer ; la section des forfaits précise comment commencer.

heydiga ne compte comme minute que le temps où l'agent parle avec quelqu'un, aussi bien dans les appels entrants que dans ceux qu'il passe. Si personne ne répond, la tentative ne compte pas. Les forfaits de heydiga sont établis selon le volume de minutes de conversation, et la section des forfaits précise combien en inclut chacun.

heydiga ne coupe pas les appels quand le commerce dépasse les minutes de son forfait : elle prévient avant d'atteindre la limite et examine avec le commerce s'il a intérêt à passer au forfait supérieur. En attendant, les clients ont toujours quelqu'un pour leur répondre. La section des forfaits précise ce qu'inclut chaque forfait.

Oui, le commerce peut changer de forfait heydiga quand il le souhaite, et le changement s'applique au cycle suivant. heydiga est sans engagement : pas besoin d'attendre la fin d'un contrat pour passer à un forfait supérieur ou inférieur. La section des forfaits précise ce qu'inclut chaque forfait.

digalook est le produit de heydiga pour les commerces de beauté et de bien-être : salons de coiffure, barbiers, instituts de beauté, bars à ongles et à cils, spas et centres d'épilation laser. Il répond au téléphone et au WhatsApp du salon 24/7 d'une voix naturelle, inscrit les rendez-vous dans son véritable agenda et prévient les clientes, sans que personne ait à arrêter de travailler pour décrocher. Voir toutes les questions sur digalook

digafood est le produit de heydiga pour l'hôtellerie et la restauration : restaurants sur réservation, groupes et chaînes de restauration, bars et cafés, livraison et vente à emporter, traiteurs et événements, et restauration d'hôtel. Il répond au téléphone et au WhatsApp de l'établissement 24/7, gère réservations et commandes et confirme avec le client, y compris quand la salle est pleine ou l'établissement fermé. Voir toutes les questions sur digafood

digamotor est le produit de heydiga pour l'automobile : garages multimarques, concessions officielles, carrosserie et peinture, pneus et entretien rapide, motos, et location de véhicules et de flottes. Il répond au téléphone et au WhatsApp du commerce 24/7, donne des rendez-vous atelier selon la charge réelle, informe sur l'état de la voiture et recueille les coordonnées de qui appelle pour un véhicule. Voir toutes les questions sur digamotor

digaclinic est le produit de heydiga pour la santé et le bien-être : cabinets dentaires, kinésithérapie et rééducation, médecine esthétique, psychologie et thérapie, pharmacies et cliniques vétérinaires. Il répond au téléphone et au WhatsApp de l'établissement 24/7, donne rendez-vous selon l'agenda de chaque praticien, renseigne sur ce que l'établissement a défini et transmet à une personne tout ce qui demande un jugement professionnel. Voir toutes les questions sur digaclinic

digaliving est le produit de heydiga pour le logement et l'immobilier : agences immobilières, syndics de copropriété, location saisonnière et meublés de tourisme, promoteurs et logements neufs, location longue durée, et coliving et résidences étudiantes. Il répond aux appels et au WhatsApp du commerce 24/7, renseigne sur le bien pour lequel on appelle, qualifie l'intéressé et planifie la visite avant qu'il n'appelle ailleurs. Voir toutes les questions sur digaliving