Elle prend tous vos appels et tous vos messages

Non, heydiga ne remplace pas le secrétariat d'un cabinet dentaire. En général, elle prend le relais après plusieurs sonneries : le secrétariat reste le premier niveau et l'agent prend ce qui reste sans réponse parce que l'équipe est avec un patient, ainsi que les appels hors horaires. Le cabinet décide quand l'agent intervient et quand il n'intervient pas.

heydiga se connecte au logiciel du cabinet, comme Gesden, Dentalink ou Clinic Cloud, et à Doctoralia, pour consulter l'agenda et créer les rendez-vous avant de raccrocher. Quand le logiciel est installé sur un ordinateur du cabinet lui-même, la connexion et le niveau de synchronisation s'évaluent au cas par cas avant de commencer. Tant qu'il n'est pas connecté, l'agent répond, renseigne et prend les rendez-vous sur une plage convenue.

Oui, et c'est la partie de heydiga la plus paramétrée dans un cabinet dentaire. Des critères comme ne pas enchaîner plus de trois premières consultations d'affilée, réserver des créneaux pour les urgences ou répartir par fauteuil et par praticien sont définis pour que l'agent prenne les rendez-vous avec le même discernement que le secrétariat. Chaque soin occupe sa durée réelle : un détartrage ne prend pas le même temps qu'une dévitalisation.

heydiga informe sur ce que le cabinet a défini : en quoi consiste le traitement, combien de temps dure en général le processus ou ce que comprend la première consultation. Elle n'évalue pas de cas précis, ne donne pas de conseil clinique et ne pose pas de diagnostic. Quand la question entre sur ce terrain, elle le dit et l'oriente vers le cabinet.

heydiga repère l'urgence et la transmet au plus vite. Le cabinet définit ce qui compte comme urgence, comme une douleur aiguë, et vers quel numéro elle part : au lieu d'essayer de la régler, heydiga transfère l'appel à ce numéro ou laisse le message marqué comme urgent, y compris hors horaires. Une douleur à vingt-deux heures n'attend pas lundi.

Oui, heydiga confirme le rendez-vous au moment de le prendre et le rappelle la veille, avec la possibilité de le confirmer ou de le modifier : un rendez-vous sur cinq est perdu quand il n'est pas confirmé la veille. Le patient qui ne peut pas venir le dit à l'avance et le créneau est proposé à qui est sur liste d'attente au lieu de rester vide. La section des forfaits précise quels forfaits incluent la liste d'attente.

Oui, heydiga passe des appels sortants pour récupérer les patients qui ne sont pas venus au cabinet depuis longtemps, rappeler un contrôle en attente ou assurer le suivi après un traitement, et elle laisse le rendez-vous pris pour ceux qui veulent revenir.

Oui, heydiga répond si la mutuelle prend en charge un soin ou combien coûte un détartrage, avec les prises en charge et les tarifs que le cabinet a chargés, sans que ces appels arrivent au comptoir. Un devis qui demande une évaluation, elle ne l'improvise pas : elle prend le premier rendez-vous pour que le dentiste le fasse au cabinet.

Oui, heydiga programme la série complète de contrôles d'un traitement long, comme l'orthodontie, et rappelle chaque rendez-vous jusqu'à la fin du traitement, là où le plus de patients décrochent. Les dates suivent le calendrier que le cabinet a défini pour ce traitement : l'agent ne décide pas quand un contrôle est nécessaire.

heydiga est certifiée ENS catégorie moyenne (Schéma national de sécurité espagnol, décret royal 311/2022) et ISO 27001. Elle travaille avec des serveurs situés dans l'Union européenne, respecte le RGPD et chiffre les données en transit et au repos. C'est le niveau d'exigence que demandent les clients qui traitent des données sensibles, comme les établissements de santé ou les administrations publiques.