Rapporte

Recueille tout l'incident dès le premier contact et le laisse prêt à traiter.

La panne est racontée trois fois

Qui appelle avec un problème le raconte en entier. Et le raconte à nouveau quand on finit par décrocher.

Un incident arrive par téléphone au pire moment : le client est agacé, la personne qui décroche est à autre chose, et ce qui est noté tient sur une demi-ligne. Le détail qu'il fallait pour agir manque, alors il faut rappeler pour le demander. Entre-temps, personne ne sait si c'est ouvert, qui s'en occupe ni depuis quand.

Sonia · Réceptionniste IA de digalook

Appel entrant · Mardi 20:05

Bonjour, j'ai fait un gel samedi et deux ongles se sont déjà décollés.

Oh, je suis désolée. Avec qui, et dans quel salon ?

Avec Nerea, à celui de la Plaza Mayor.

C'est enregistré sous le numéro 2317. On vous rappelle demain pour les refaire.

Incident enregistré

Sonia · Réceptionniste IA de digafood

Appel entrant · Samedi 22:40

Bonjour, j'ai récupéré une commande à emporter et il manque un plat.

Je suis désolée. À quel nom, et quel plat manque ?

Au nom d'Óscar Gil. Il manque les croquettes.

C'est enregistré sous le numéro 0482. Le responsable vous rappelle tout de suite.

Incident enregistré

Sonia · Réceptionniste IA de digamotor

Appel entrant · Dimanche 19:30

Bonjour, j'ai récupéré la voiture vendredi et maintenant les freins grincent.

Mince. Quelle est l'immatriculation, et depuis quand ?

4821 JKL. Depuis hier, surtout en freinant doucement.

C'est enregistré sous le numéro 1175. L'atelier vous rappelle demain à la première heure.

Incident enregistré

Sonia · Réceptionniste IA de digaclinic

Appel entrant · Jeudi 21:15

Bonjour, j'ai acheté une boîte de comprimés hier et il manque une plaquette.

Je suis désolée. Quel médicament, et à quelle heure l'avez-vous acheté ?

De l'oméprazole, vers sept heures du soir.

C'est enregistré sous le numéro 3390. Le pharmacien vérifie demain.

Incident enregistré

Sonia · Réceptionniste IA de digaliving

Appel entrant · Vendredi 23:35

Bonjour, je loue un appartement Calle del Carmen et j'ai une fuite.

Il y a beaucoup d'eau ? Vous avez pu fermer le robinet d'arrêt ?

Oui, je l'ai fermé, mais le plafond du voisin goutte.

Je le marque comme urgent, numéro 5521. Je préviens le plombier de garde.

Incident urgent

Elle prend le constat en entier

Recueillir un incident, ce n'est pas noter une plainte : c'est réunir ce qu'il faut pour le régler sans rappeler.

Elle demande ce qui s'est passé, où et depuis quand, dans cet ordre.
Elle réclame le détail manquant avant de terminer l'appel.
Elle reconnaît ce qui est urgent et le marque comme tel.
Elle ouvre le ticket dans le système où l'équipe va le voir.
Elle confirme au client ce qui a été enregistré, et sous quel numéro.
Elle recueille l'incident de quinze heures comme celui de trois heures du matin.

Quoi demander et qui prévenir

Chaque activité a son constat et sa propre urgence. Il suffit de l'écrire une fois.

Le constat

Quelles données il vous faut toujours pour agir sans rappeler.

Les types

Quels incidents vous recevez et lesquels sont vraiment urgents.

La destination

L'outil de tickets, le CRM ou la boîte où les signalements sont ouverts.

L'alerte

Qui est prévenu sur le moment et à qui il suffit de le voir le matin.

Le ticket ouvert, pas une note

En raccrochant, il existe déjà un enregistrement complet et quelqu'un est au courant. Personne n'a à reconstituer l'appel.

L'incident enregistré avec quoi, où et depuis quand.
Les coordonnées de qui le signale, pour ne pas avoir à le courir après.
L'urgence marquée, pour que le grave ne fasse pas la queue.
L'alerte à qui de droit, au moment où elle arrive.
Un historique de ce qui casse le plus, c'est-à-dire par où se règle le problème de fond.

Quand l'appel amène un problème

Rapporte apparaît là où la conversation n'est ni une demande ni un achat, mais quelque chose à régler.

Appels 24/7

Elle recueille la panne de la nuit avec le même détail que celle de midi.

Répond Réserve Capture Rapporte Analyse

WhatsApp et appels au même endroit

Elle prend le constat quel que soit le canal, avec la photo jointe s'il y en a une.

Répond Réserve Capture Rapporte Partage

Suivi après-vente

Elle enregistre ce qui va mal après la vente et le met entre les mains de quelqu'un.

Rapporte Partage Identifie Custom

Dans ces secteurs

Beauté et bien-être

Plus de clients, et bien mieux fidélisés

Répond pendant que l'équipe travaille et laisse l'agenda du salon prête pour demain.

Hôtellerie et restauration

Plus de tables remplies, moins d'appels perdus

Prend dix appels à la fois en plein coup de feu et place les réservations sans sortir personne de la salle.

Automobile et garages

Plus de rendez-vous atelier et aucun lead froid

Donne des rendez-vous atelier, informe sur l'état de la voiture et ne laisse échapper aucun lead de vente.

Santé et bien-être

Une agenda pleine et moins d'absences

Remplit l'agenda, réduit les absences et traite chaque donnée avec le soin qu'elle exige.

Logements et immobilier

Aucun intéressé sans réponse

Répond à l'intéressé quand il appelle, le qualifie et planifie la visite avant qu'il n'appelle ailleurs.

Bientôt d'autres

Où sont les limites

On le dit ici pour que personne ne le découvre en démo. Rapporte recueille et alerte ; réparer reste l'affaire des personnes.

Elle ne règle pas l'incident. Elle le laisse documenté et entre les mains de qui le règle.
Elle ne juge pas la gravité seule. Elle marque l'urgence avec vos critères.
Elle ne promet pas de délais. Elle donne ceux que vous avez chargés et jamais un inventé.
Ce n'est pas un service d'urgence. Face à un risque réel, elle redirige vers qui de droit.
Elle ne fait pas le suivi toute seule. S'il faut rappeler, c'est votre équipe ou votre système.

Ce que tout le monde demande

Les cinq questions de ceux qui reçoivent des problèmes au téléphone tous les jours.

Que recueille l'agent quand quelqu'un appelle pour un incident ?

heydiga recueille ce dont le commerce a besoin pour agir sans rappeler : ce qui s'est passé, où et depuis quand, avec quelle urgence et qui le signale, avec ses coordonnées. S'il manque une information, elle la demande avant de raccrocher. Elle prend le signalement de la même façon à quinze heures qu'à trois heures du matin, qu'il arrive par téléphone ou par WhatsApp.

Où l'incident est-il enregistré ?

heydiga ouvre le signalement dans le système où le commerce gère déjà les incidents, qu'il s'agisse d'un outil de tickets, du CRM ou d'une boîte mail, avec ses champs remplis. Avant de raccrocher, elle confirme au client ce qui a été enregistré et sous quel numéro, et prévient sur-le-champ la personne concernée. La section des forfaits précise quels forfaits incluent la connexion au logiciel du commerce.

Distingue-t-elle une urgence de ce qui peut attendre ?

Oui, heydiga identifie l'urgent avec les critères que lui donne le commerce, pas de sa propre initiative : une fuite d'eau et une ampoule grillée, ce n'est pas pareil. L'urgent est signalé et la bonne personne est prévenue sur-le-champ, et ce qui peut attendre est enregistré pour que l'équipe le voie le matin.

Peut-elle recevoir des photos ou des documents sur l'incident ?

Oui, sur WhatsApp : les photos ou les documents envoyés par le client sont joints à l'incident ouvert par heydiga, et une photo évite souvent la visite de constat. Au téléphone, elle recueille le signalement de vive voix, avec le même niveau de détail. La section des forfaits précise comment ajouter le canal WhatsApp à chaque forfait.

Que fait-elle si l'incident est grave ?

heydiga ne fait pas office de service d'urgence : face à un risque réel, elle indique qui appeler et prévient sur-le-champ la personne d'astreinte désignée par le commerce. Elle ne règle pas non plus l'incident et ne promet pas de délais qu'on ne lui a pas donnés : elle le documente, avec l'urgence signalée, et le remet à qui le résout.

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