Como não perder interessados do Idealista e do Fotocasa ao telefone
Para não perder interessados do portal, cada chamada do anúncio tem de ser atendida no momento, mesmo que a equipa esteja em visitas ou o escritório esteja fechado. O mais direto é uma rececionista com IA: atende, sabe por que casa estão a ligar, qualifica e deixa a visita marcada com o comercial. Se o interessado escrever em vez de ligar, devolva-lhe a chamada depressa e, antes de o fazer com IA, confirme que tem o consentimento dele.
David Zafra · · 10 min de leitura ·
- Quem liga a partir de um anúncio está a comparar casas e quer resposta já.
- As chamadas chegam quando os comerciais estão na rua.
- Bastam cinco ou seis perguntas para saber se o perfil encaixa e o que fazer a seguir.
- A visita pode ficar fechada na mesma chamada.
- O preço, a negociação e as condições legais são sempre decididos por uma pessoa.
Porque é que se perdem interessados ao telefone?
Porque ligam exatamente quando ninguém pode atender.
- Todos os comerciais estão a mostrar casas.
- A responsável do escritório está numa avaliação.
- Quem fica no escritório está a atender um cliente à secretária.
- É sábado de manhã ou domingo à tarde e a agência está fechada.
- Entram duas chamadas do mesmo anúncio ao mesmo tempo.
Quem liga a partir do Idealista ou do Fotocasa, os grandes portais imobiliários espanhóis, costuma ter vários anúncios abertos. Se não atender, liga para o seguinte. E quando finalmente devolve a chamada, talvez já tenha combinado ver outra casa.
Quanto importa atender depressa?
Muito: a primeira hora é decisiva.
Em 2011, a Harvard Business Review publicou dois dados sobre a velocidade de resposta. Numa auditoria a 2241 empresas dos Estados Unidos, só 37% responderam em menos de uma hora a um contacto chegado pelo site. Noutro estudo, com 1,25 milhões de contactos de 42 empresas norte-americanas, as que tentavam falar com o interessado em menos de uma hora tinham quase sete vezes mais probabilidades de chegar a uma conversa com quem decide do que as que tentavam uma hora mais tarde (Harvard Business Review, 2011 (abre num novo separador)). Nenhum dos dois estudos é sobre imobiliárias nem sobre chamadas, por isso encare-os como uma prova de que a velocidade importa, não como uma taxa para a sua agência.
A velocidade, sozinha, não chega. Atender o telefone para dizer «um comercial vai ligar-lhe» não faz avançar nada. A chamada tem de acabar com um passo seguinte: uma visita, um dado que faltava ou um aviso claro ao comercial.
Uma IA pode atender as chamadas da sua imobiliária e ligar aos leads do Idealista ou do Fotocasa?
Atendê-las, sim. Para ser a sua agência a ligar aos leads com IA, o prudente é ter antes o consentimento deles.
As chamadas que entram. Uma rececionista com IA atende o telefone que aparece nos seus anúncios, a qualquer hora e várias chamadas ao mesmo tempo. Os anúncios não mudam: só se desvia esse número. Identifica a casa pela referência do anúncio e responde com os dados publicados. Verifica na sua carteira se continua disponível e, se já não estiver, propõe outra parecida.
As chamadas que a sua agência faz. Se alguém escrever pelo portal e quiser ligar-lhe com IA, tenha em conta a Ley General de Telecomunicaciones, a lei espanhola das telecomunicações. O seu artigo 66.1.a reconhece o direito a não receber chamadas automáticas sem intervenção humana com fins comerciais sem ter dado antes o consentimento (BOE, Ley 11/2022 (abre num novo separador)). Antes de ligar com IA a quem escreveu pelo portal, confirme com o seu consultor que tem o consentimento dessa pessoa para essa chamada e registe de onde vem.
Que perguntas servem para qualificar um interessado?
As suficientes para saber se o perfil encaixa e o que fazer a seguir. Não é um interrogatório.
| Pergunta | O que esclarece |
|---|---|
| Procura comprar ou arrendar? | Que processo e que comercial lhe correspondem |
| Em que zona? | Se a casa encaixa ou é preciso propor outra da carteira |
| Qual é o seu orçamento? | Se o anúncio está ao seu alcance |
| Como pagaria? | Se um comprador está pronto ou precisa primeiro do crédito à habitação |
| Para quando precisa? | A urgência e o prazo de decisão |
| Quando a poderia ver? | O caminho mais curto até à visita |
Não são precisas todas em cada chamada. A quem procura arrendar pergunta-se pelos requisitos da agência. A quem pergunta por uma casa concreta, às vezes basta confirmar que continua livre e dar-lhe hora. As perguntas decide-as a sua agência.
É possível marcar a visita na primeira chamada?
Sim, se a casa estiver disponível, o perfil encaixar e a agenda do comercial estiver ligada.
A rececionista oferece dois horários livres do comercial que trata dessa casa. O interessado escolhe um e desliga com a visita marcada. O comercial recebe o aviso com o resumo: o que procura, o orçamento e por que anúncio ligou.
Um exemplo. Domingo, 12h20. Alguém liga por um T2 que viu no Fotocasa. A agência está fechada, mas a chamada é atendida. Quer comprar, tem o crédito à habitação pré-aprovado e pode ir na terça ou na quinta. Fica marcado para quinta às 18h00 com o comercial da casa. Na segunda-feira, o comercial começa com a visita já na agenda.
Que chamadas têm de passar para uma pessoa?
As que pedem critério, confiança ou uma decisão.
| Resolve a rececionista IA | Passa para o comercial |
|---|---|
| Se a casa continua disponível | Se há margem para negociar o preço |
| Preço, metros, zona e encargos publicados | Uma proposta ou uma contraproposta |
| Marcar, alterar ou cancelar uma visita | Condições legais ou de financiamento |
| Requisitos de arrendamento da agência | Uma reclamação |
| Propor outra casa parecida da carteira | Um proprietário que quer vender, com os dados já recolhidos |
Se o comercial não estiver livre, a rececionista recolhe o essencial, deixa-lhe o aviso e diz ao interessado o que vai acontecer. Nunca inventa uma margem, uma condição ou um dado da casa que não tem.
Como testá-la antes de contratar?
Com o seu CRM real e anúncios de teste. Aponte como acaba cada caso: concluído, pendente de confirmação, passado ao comercial ou indisponível.
| Caso | O que deveria acontecer |
|---|---|
| Chamada pela referência de um anúncio | Identifica a casa sem fazer repetir nada |
| Uma casa que já não está disponível | Di-lo e propõe outra parecida da carteira |
| Uma visita com o comercial que trata da casa | Marca-a num horário livre desse comercial |
| Uma pergunta sobre a margem de preço | Não negoceia: passa-a ao comercial |
| Uma chamada noutra língua, com nomes de ruas | Percebe-a e atende-a da mesma forma |
| Duas chamadas do mesmo anúncio ao mesmo tempo | Atende as duas |
| O CRM não responde | A visita fica pendente e avisa o comercial |
Uma regra para qualquer fornecedor, incluindo a heydiga: se a agenda ou o CRM não responderem, a visita não pode ser dada como confirmada.
Onde entra a heydiga
A rececionista IA da digaliving, o produto da heydiga para imobiliárias, atende com voz natural as chamadas e o WhatsApp da sua agência e trabalha 24/7. Identifica o imóvel pela referência do anúncio, qualifica com as perguntas que a sua agência definir e marca a visita com o comercial que trata dessa casa. Não negoceia preços: isso fica com o comercial.
- Com o Idealista e o Fotocasa, atende quem liga a partir do anúncio sem mexer no que já tem publicado.
- Com o seu CRM, como o Inmovilla ou o Witei, consulta a ficha do imóvel. Depois deixa o lead registado com a visita, o anúncio de origem e o resumo da chamada.
- Para o detalhe por tipo de agência, veja a página de agências imobiliárias.
Sem instalar nada, sem mudar de CRM e sem mexer no número da agência. A integração com o software do setor está disponível a partir do Diga Start: 99 €/mês sem IVA, com 500 minutos. Sem fidelização. O WhatsApp conversacional acrescenta-se por 39 €/mês sem IVA: com ele, 138 €/mês.
Peça uma demonstração da rececionista IA
O que deve medir?
Não só quantas chamadas se perdem. O que importa é quantas acabam em visita.
| O que mede | O que lhe diz |
|---|---|
| Chamadas atendidas | Se a procura tem resposta no momento |
| Interessados qualificados | Quantos encaixam na sua carteira |
| Visitas marcadas | Se as chamadas se transformam em algo concreto |
| Chamadas fora de horário | Quanta procura chega com o escritório fechado |
| Chamadas por anúncio e por portal | Que anúncio e que portal trazem visitas |
| Chamadas passadas a um comercial | Se as regras de transferência funcionam |
Um primeiro passo: reveja uma semana de chamadas
Antes de mudar alguma coisa, aponte durante uma semana normal:
- Quantas chamadas são atendidas e quantas se perdem, por hora e por dia.
- De que anúncio e de que portal chega cada uma.
- O que perguntam os comerciais antes de marcar uma visita.
- Que chamadas são sempre iguais e quais pedem critério.
- Quanto tempo se demora a devolver uma chamada perdida e quantas acabam em visita.
Se as perdas se concentram quando a equipa está em visitas, veja o caso de captação e qualificação de leads. Se se concentram com o escritório fechado, o de chamadas fora de horário. E se quiser ver o problema em qualquer negócio, leia como deixar de perder chamadas de clientes.
Perguntas frequentes
É preciso mudar os anúncios do Idealista ou do Fotocasa?
Não. Os anúncios ficam como estão: só se desvia para a rececionista o telefone que aparece neles. Se amanhã deixar um portal, nada muda, porque trabalha sobre o telefone e o CRM da agência.
Sabe por que casa liga cada interessado?
Sim, pela referência do anúncio, sem fazer repetir nada a quem liga. Responde com os dados publicados e verifica na sua carteira se continua disponível.
Pode negociar o preço?
Não. Só dá os preços que a agência carregou. Se o interessado perguntar se há margem, diz-lhe que vai ver isso com o comercial e passa a este o que procura e o orçamento.
O interessado vai saber que está a falar com uma IA?
Sim. A rececionista IA da heydiga apresenta-se como assistente virtual desde o primeiro momento, como exige o Regulamento Europeu da Inteligência Artificial (abre num novo separador) no artigo 50. Se a pessoa preferir falar com alguém da equipa, passa a chamada.
Atende compradores estrangeiros?
Sim: responde na língua de quem liga, sem tradutor, qualifica-o e marca-lhe a visita como a qualquer outro. Se a agência preferir que seja uma pessoa a tratar disso, passa a chamada a quem fale essa língua.
Vai substituir os comerciais?
Não. Fica com as chamadas repetitivas e com as que chegam quando ninguém as pode atender. O aconselhamento, a negociação e a relação com o cliente continuam a ser do comercial.
Fontes
- Oldroyd, McElheran e Elkington, «The Short Life of Online Sales Leads», Harvard Business Review, março de 2011, hbr.org (abre num novo separador).
- Ley 11/2022, de 28 de junio, General de Telecomunicaciones, artigo 66, no BOE (abre num novo separador), o jornal oficial espanhol.
- Regulamento (UE) 2024/1689 relativo à inteligência artificial, artigo 50, Jornal Oficial da UE, 2024, no BOE (abre num novo separador).
- Funcionalidades, integrações e preços: digaliving, agências imobiliárias, Idealista, Fotocasa e preços, consultados a 29 de outubro de 2026.
Como foi escrito: escrito com a ajuda de ferramentas de IA; revisto e verificado pela equipa da heydiga.
