Recepcionista IA en una clínica: trucades, cites i RGPD, amb un centre o diversos
Per no perdre el control, cada trucada i cada cita de la teva clínica segueixen les mateixes regles, les atengui qui les atengui. El més directe és una recepcionista IA que dona la cita al forat lliure de la teva agenda i passa a una persona el que demana criteri. Amb un centre t'estalvia interrupcions, amb diversos manté un únic estàndard, i amb dades de salut convé revisar abans el RGPD.
David Zafra · · 10 min de lectura ·
- Un centre i diversos tenen el mateix problema: el telèfon sona quan l'equip és amb un pacient.
- Amb diversos centres se n'hi afegeix un altre: cadascun acaba contestant a la seva manera.
- La recepcionista IA ha d'escriure a la teva agenda, no portar-ne una altra a part.
- Les urgències i les consultes clíniques passen sempre a una persona de l'equip.
- Amb dades de salut, pregunta a qualsevol proveïdor on es guarden les dades i amb quin contracte (RGPD).
Per què es desordenen les trucades i les cites en una clínica?
Perquè el telèfon sona just quan la recepció és amb un pacient.
En una clínica dental, qui atén el taulell està cobrant o confirmant un tractament. En fisioteràpia, l'equip està fent la sessió i ningú no mira el telèfon. En una clínica d'estètica, la consulta no s'interromp. Entren alhora una trucada, un WhatsApp i un avís del portal de cites.
Amb un centre, això s'aguanta perquè tothom coneix les regles. En obrir el segon, canvia una cosa: cada centre resol a la seva manera amb quanta antelació s'ha d'avisar per anul·lar, què es demana que portin o quan es pot moure una cita. Una clienta anul·la la de les 18.00 i, segons qui contesti, el forat s'omple o es perd.
Què canvia entre una clínica amb un centre i una amb diversos?
Un centre necessita contestar sempre. Diversos necessiten, a més, contestar igual.
| Un centre | Diversos centres | |
|---|---|---|
| Problema principal | Trucades sense contestar amb l'equip ocupat | Regles diferents segons el centre i qui contesti |
| Què cal decidir | Serveis, durades i horaris | El mateix, escrit una sola vegada per a tots |
| Número de telèfon | El de la clínica | Una línia per centre o un únic número que reparteix la trucada |
| Agenda | Una | Una per centre, amb el seu equip i els seus horaris |
| Què convé mirar | Trucades contestades i cites donades | El mateix, per centre i en conjunt |
Segons la pàgina de digaclinic, cada centre pot tenir la seva pròpia línia o compartir un sol número que encamina cada trucada al centre que correspon. Cada centre manté la seva agenda, els seus horaris i el seu equip, i el panell mostra tots els centres.
Com s'automatitzen les cites sense desquadrar l'agenda?
Amb una recepcionista IA que llegeix i escriu a l'agenda que ja fas servir, no en una còpia.
L'agenda és el que no pot fallar. Per això la recepcionista IA no porta una agenda a part: consulta el forat lliure en el moment de la trucada i escriu la cita abans de penjar. Així no ofereix una hora que ja té un altre pacient.
| Si fas servir | Què llegeix | Què escriu |
|---|---|---|
| Doctoralia | Disponibilitat per professional i especialitat, durada de cada visita, mútues i preus publicats | Altes, canvis d'hora i anul·lacions, i notes de la trucada |
| Gesden | Agenda per gabinet i professional, durada de cada tractament, historial del pacient | Altes al gabinet correcte, confirmacions de la vigília, anul·lacions i notes a la fitxa |
Cap de les dues se substitueix. Segons la seva pàgina, digaclinic no substitueix Gesden, i Doctoralia continua sent l'aparador i l'agenda pública. Si fas servir un altre programa, com Clinic Cloud o Google Calendar, també hi ha connexió.
Quines trucades han de passar a una persona?
Les urgències i tot el que sigui clínic.
| Ho resol la recepcionista IA | Passa a una persona |
|---|---|
| Donar, moure o anul·lar una cita | Una urgència |
| Confirmar la cita la vigília | Un dubte sobre un símptoma o un tractament |
| Respondre amb els horaris i els preus publicats | Una queixa |
| Avisar la llista d'espera d'un forat lliure (des de Diga Growth) | Una cosa que la clínica no ha publicat |
Segons la pàgina de digaclinic, no diagnostica, no valora símptomes i no dona consell clínic. Identifica les urgències i les transfereix com més aviat millor a una persona de l'equip. Si no sap alguna cosa, la passa: no improvisa mai.
Què diu el RGPD si una IA atén els pacients de la teva clínica?
Que les dades de salut tenen un règim propi i que has de triar bé qui les tracta per tu. Aquesta secció recull el que diuen els textos citats; no és assessorament legal.
- L'article 9.1 del RGPD prohibeix tractar, entre altres categories, les «dades relatives a la salut», tret de les excepcions que el mateix article recull.
- Segons l'article 28.1, quan es tracten dades per compte d'un responsable, aquest triarà únicament un encarregat que ofereixi garanties suficients. El tractament per part de l'encarregat es regirà per un contracte o un altre acte jurídic (article 28.3).
- L'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) hi afegeix, entre altres obligacions, que l'encarregat porta el seu propi registre d'activitats. També determina les mesures de seguretat del que tracta.
Abans de contractar qualsevol proveïdor, també heydiga, pregunta:
| Pregunta | El que heydiga declara al seu web |
|---|---|
| On són les dades? | Servidors a la Unió Europea; no transfereix dades fora de l'Espai Econòmic Europeu sense assegurar abans les garanties adequades, com les clàusules contractuals tipus |
| Estan xifrades? | Xifrades en trànsit i en repòs |
| Quines certificacions té? | Esquema Nacional de Seguretat de categoria mitjana (Reial decret 311/2022) i ISO/IEC 27001:2022 |
| Es graven les trucades? | Només si el negoci ho activa |
| Hi ha contracte d'encàrrec del tractament? | Demana'l per escrit: no figura a les pàgines públiques de heydiga |
Les respostes de la columna de la dreta són declaracions del proveïdor, no una auditoria. Per a la teva clínica, decideix-ho amb el teu responsable de protecció de dades o amb el teu assessor.
Pregunta també, a qualsevol proveïdor: si fa servir les converses per entrenar els seus models, quant de temps les conserva, com atén les sol·licituds d'accés i supressió, quin registre d'activitat guarda, com avisa d'un incident i quins subencarregats hi intervenen.
Què hauries de mesurar?
Quantes trucades es contesten i quantes acaben en cita, per centre i en conjunt.
| Què mesures | Què et diu |
|---|---|
| Trucades contestades | Si la demanda té resposta en el moment |
| Cites donades o mogudes | Si les trucades acaben en alguna cosa concreta |
| Trucades fora d'horari | Quanta demanda arriba amb la clínica tancada |
| Anul·lacions i forats omplerts | Si s'aprofita l'agenda |
| Trucades passades a una persona | Si les regles de traspàs funcionen |
Un primer pas: revisa una setmana de trucades
Abans de canviar res, apunta durant una setmana normal, a cada centre:
- Quantes trucades es contesten i quantes es perden, per hora i per dia.
- Quines són sempre la mateixa pregunta i quines demanen criteri.
- Quines regles depenen de qui contesta: anul·lacions, què cal portar, quan cal arribar.
- A quina agenda acaba cada cita.
Si les pèrdues es concentren quan l'equip és amb pacients, és el cas d'una clínica amb el taulell ocupat. Si es concentren amb la clínica tancada, mira trucades fora d'horari. I per al problema en qualsevol negoci, llegeix com deixar de perdre trucades de clients.
Com la pots provar abans de contractar-la?
Amb una agenda de prova i pacients inventats. Si la proves amb la teva agenda real, signa abans el contracte d'encàrrec del tractament. Apunta com acaba cada cas: completat, pendent de confirmació, passat a una persona o no disponible.
| Cas | Què hauria de passar |
|---|---|
| Primera visita amb un professional concret | La dona a la seva agenda, amb la durada d'aquesta visita |
| Un canvi i una anul·lació | Els fa a l'agenda i allibera el forat |
| Un forat que s'acaba d'ocupar per un altre canal | No l'ofereix |
| Una pregunta que la clínica no ha carregat | No improvisa: la passa |
| Una urgència | La passa a una persona segons el teu protocol |
| L'agenda no respon | La cita queda pendent i avisa una persona |
Segons l'especialitat, prova a més:
| Especialitat | Què convé provar |
|---|---|
| Dental | La durada de cada tractament i el gabinet |
| Fisioteràpia | Bons, sessions seguides i el mateix fisioterapeuta |
| Medicina estètica | Si la primera cita és de valoració i quant dura |
| Veterinària | L'espècie de l'animal i com es passen les urgències |
| Psicologia | Que no pregunti el motiu de consulta més enllà del necessari per donar la cita |
Una regla per a qualsevol proveïdor, també per a heydiga: si l'agenda no respon, la cita no es pot donar per feta.
On encaixa heydiga
La recepcionista IA de digaclinic, el producte de heydiga per a negocis de salut i benestar, contesta amb veu natural les trucades de la teva clínica. Amb el complement de WhatsApp conversacional, també el WhatsApp. Treballa 24/7. Dona cita segons l'agenda de cada professional i gabinet, confirma la vigília i, des de Diga Growth, avisa la llista d'espera.
- Per a clíniques dentals, mira la pàgina de clíniques dentals; per a fisioteràpia, la de fisioteràpia i rehabilitació.
- Amb Doctoralia o Gesden, escriu la cita a l'agenda que ja fas servir.
- Diga Start: 99 €/mes sense IVA, amb 500 minuts, i inclou la connexió amb el programari del teu sector. El WhatsApp conversacional és un complement de 39 €/mes sense IVA en qualsevol pla.
- Diga Pro, 279 €/mes sense IVA, està pensat per a grups amb diversos centres i és l'únic pla que dona cita entre tots els teus centres. Sense permanència.
Sense instal·lar res, sense canviar de programa i sense tocar el número de la clínica.
Demana una demo de la recepcionista IA
Preguntes freqüents
Serveix per a una clínica amb un sol centre?
Sí. El problema de fons és el mateix: el telèfon sona quan l'equip és amb un pacient. Amb un centre, la recepcionista IA contesta, dona la cita i deixa l'agenda al dia. Tenir diversos centres només hi afegeix que cadascun manté la seva agenda i el seu equip.
Substitueix Doctoralia o Gesden?
No. Doctoralia continua sent l'aparador i l'agenda pública, i Gesden continua sent la gestió de la clínica. La recepcionista IA atén el telèfon i hi escriu.
Pot donar una cita duplicada?
No hauria de fer-ho: consulta la disponibilitat en el moment de la trucada, abans d'oferir una hora. Si l'agenda canvia entre la trucada i la cita, és el motiu per revisar la connexió amb el teu programa.
El pacient sabrà que parla amb una IA?
Sí. La recepcionista IA de heydiga es presenta com a assistent virtual des del primer moment. Si el pacient prefereix parlar amb algú de l'equip, se li passa la trucada.
Dona consell mèdic?
No. No diagnostica, no valora símptomes i no dona consell clínic. Passa aquestes consultes, i les urgències, a una persona de l'equip.
Qui respon de les dades dels pacients?
La clínica, com a responsable, tria qui les tracta per ella. Demana per escrit el contracte d'encàrrec a qualsevol proveïdor i revisa amb el teu responsable de protecció de dades el que declara.
Fonts
- Reglament (UE) 2016/679 (RGPD), articles 9.1, 28.1 i 28.3, Diari Oficial de la UE, 2016, al BOE (s'obre en una pestanya nova).
- AEPD, «¿Qué obligaciones específicas contiene el RGPD para los encargados de tratamiento?», preguntes freqüents, consultat el 29 d'octubre de 2026, aepd.es (s'obre en una pestanya nova).
- Funcions, integracions, protecció de dades i preus: digaclinic, Doctoralia, Gesden, clíniques dentals, fisioteràpia i rehabilitació, privacitat i preus, consultats el 29 d'octubre de 2026.
Com es va escriure: escrit amb l'ajuda d'eines d'IA; revisat i verificat per l'equip de heydiga.
