Wie du am Telefon keine Interessenten von Idealista und Fotocasa verlierst
Damit du keine Interessenten aus dem Portal verlierst, muss jeder Anruf zu einer Anzeige sofort angenommen werden, auch wenn das Team auf Besichtigung ist oder das Büro geschlossen hat. Am direktesten geht das mit einer KI-Rezeptionistin: Sie nimmt ab, weiß, um welche Wohnung es geht, qualifiziert den Anrufer und vereinbart die Besichtigung mit dem Makler. Schreibt der Interessent, statt anzurufen, ruf ihn bald zurück, und bevor du das mit KI tust, vergewissere dich, dass du seine Einwilligung hast.
David Zafra · · 10 Min. Lesezeit ·
- Wer über eine Anzeige anruft, vergleicht Wohnungen und will sofort eine Antwort.
- Die Anrufe kommen, wenn die Makler unterwegs sind.
- Fünf oder sechs Fragen reichen, um zu wissen, ob es passt und wie es weitergeht.
- Die Besichtigung lässt sich im selben Anruf festmachen.
- Preis, Verhandlung und rechtliche Bedingungen entscheidet immer ein Mensch.
Warum gehen Interessenten am Telefon verloren?
Weil sie genau dann anrufen, wenn niemand rangehen kann.
- Alle Makler zeigen gerade Wohnungen.
- Die Büroleiterin ist bei einer Bewertung.
- Wer im Büro geblieben ist, betreut einen Kunden am Schreibtisch.
- Es ist Samstagvormittag oder Sonntagnachmittag und das Büro ist geschlossen.
- Zwei Anrufe zur selben Anzeige kommen gleichzeitig herein.
Wer über Idealista oder Fotocasa (die großen spanischen Immobilienportale) anruft, hat meist mehrere Anzeigen offen. Gehst du nicht ran, ruft er bei der nächsten an. Und wenn du endlich zurückrufst, hat er vielleicht schon einen Termin für eine andere Wohnung ausgemacht.
Wie wichtig ist es, schnell zu antworten?
Sehr: Die erste Stunde entscheidet.
2011 veröffentlichte die Harvard Business Review zwei Zahlen zur Reaktionsgeschwindigkeit. In einem Audit von 2.241 US-Unternehmen beantworteten nur 37 % eine Anfrage über die Website innerhalb einer Stunde. In einer weiteren Studie mit 1,25 Millionen Kontakten von 42 US-Unternehmen hatten die Firmen, die den Interessenten innerhalb einer Stunde zu erreichen versuchten, eine fast siebenmal höhere Chance auf ein Gespräch mit einem Entscheider als die, die es eine Stunde später versuchten (Harvard Business Review, 2011 (öffnet in einem neuen Tab)). Keine der beiden Studien bezieht sich auf Immobilienbüros oder auf Anrufe, nimm sie also als Beleg dafür, dass Schnelligkeit zählt, nicht als Quote für dein Büro.
Schnelligkeit allein reicht nicht. Wer nur abnimmt, um zu sagen „Ein Makler ruft Sie zurück“, bringt nichts voran. Der Anruf muss mit einem nächsten Schritt enden: einer Besichtigung, einer fehlenden Angabe oder einer klaren Nachricht an den Makler.
Kann eine KI die Anrufe deines Immobilienbüros annehmen und Leads von Idealista oder Fotocasa anrufen?
Annehmen ja. Wenn du Leads selbst mit KI anrufen willst, solltest du vorsichtshalber vorher ihre Einwilligung haben.
Eingehende Anrufe. Eine KI-Rezeptionistin nimmt Anrufe unter der Nummer an, die in deinen Anzeigen steht, zu jeder Uhrzeit und mehrere gleichzeitig. Die Anzeigen ändern sich nicht: Nur diese Nummer wird weitergeleitet. Sie erkennt die Wohnung an der Referenz der Anzeige und antwortet mit den veröffentlichten Angaben. Sie prüft in deinem Bestand, ob die Wohnung noch verfügbar ist, und schlägt sonst eine ähnliche vor.
Anrufe, die du selbst machst. Wenn jemand über das Portal schreibt und du ihn mit KI anrufen willst, beachte die Ley General de Telecomunicaciones, das spanische Telekommunikationsgesetz. Dessen Artikel 66.1.a erkennt das Recht an, keine automatisierten Anrufe ohne menschliches Zutun zu Werbezwecken zu erhalten, ohne vorher eingewilligt zu haben (BOE, Ley 11/2022 (öffnet in einem neuen Tab)). Bevor du jemanden, der über das Portal geschrieben hat, mit KI anrufst, kläre mit deinem Berater, dass du seine Einwilligung für diesen Anruf hast, und halte fest, woher sie stammt.
Mit welchen Fragen qualifizierst du einen Interessenten?
Mit genau so vielen, wie du brauchst, um zu wissen, ob es passt und wie es weitergeht. Ein Verhör ist das nicht.
| Frage | Was sie klärt |
|---|---|
| Möchten Sie kaufen oder mieten? | Welcher Ablauf und welcher Makler zuständig sind |
| In welcher Gegend? | Ob die Wohnung passt oder eine andere aus dem Bestand vorgeschlagen werden muss |
| Wie hoch ist Ihr Budget? | Ob die Anzeige in Reichweite liegt |
| Wie würden Sie finanzieren? | Ob ein Käufer bereit ist oder erst noch die Finanzierung braucht |
| Bis wann brauchen Sie die Wohnung? | Die Dringlichkeit und den Entscheidungszeitraum |
| Wann könnten Sie sie besichtigen? | Den kürzesten Weg zur Besichtigung |
Nicht jede Frage gehört in jeden Anruf. Wer mieten will, den fragst du nach den Voraussetzungen des Büros. Wer nach einer bestimmten Wohnung fragt, dem reicht manchmal die Bestätigung, dass sie noch frei ist, und ein Termin. Die Fragen legt dein Büro fest.
Lässt sich die Besichtigung schon beim ersten Anruf vereinbaren?
Ja, wenn die Wohnung verfügbar ist, die Person passt und der Kalender des Maklers angebunden ist.
Die Rezeptionistin bietet zwei freie Termine des Maklers an, der diese Wohnung betreut. Der Interessent wählt einen aus und legt mit fest vereinbarter Besichtigung auf. Der Makler bekommt eine Benachrichtigung mit der Zusammenfassung: was gesucht wird, das Budget und über welche Anzeige angerufen wurde.
Ein Beispiel. Sonntag, 12:20 Uhr. Jemand ruft wegen einer Wohnung mit zwei Schlafzimmern an, die er auf Fotocasa gesehen hat. Das Büro ist geschlossen, aber der Anruf wird angenommen. Er möchte kaufen, hat eine vorläufige Finanzierungszusage und kann am Dienstag oder Donnerstag. Er bekommt den Termin am Donnerstag um 18:00 Uhr mit dem Makler der Wohnung. Am Montag startet der Makler mit der Besichtigung schon im Kalender.
Welche Anrufe müssen an einen Menschen gehen?
Die, bei denen es Urteilsvermögen, Vertrauen oder eine Entscheidung braucht.
| Erledigt die KI-Rezeptionistin | Geht an den Makler |
|---|---|
| Ob die Wohnung noch verfügbar ist | Ob beim Preis Verhandlungsspielraum besteht |
| Veröffentlichter Preis, Quadratmeter, Lage und Nebenkosten | Ein Angebot oder ein Gegenangebot |
| Eine Besichtigung vereinbaren, verschieben oder absagen | Rechtliche Bedingungen oder Finanzierung |
| Die Mietvoraussetzungen des Büros | Eine Beschwerde |
| Eine ähnliche Wohnung aus dem Bestand vorschlagen | Ein Eigentümer, der verkaufen will, mit schon erfassten Daten |
Ist der Makler nicht frei, nimmt die Rezeptionistin das Wichtigste auf, hinterlässt ihm eine Nachricht und sagt dem Interessenten, wie es weitergeht. Sie erfindet nie einen Spielraum, eine Bedingung oder eine Angabe zur Wohnung, die ihr nicht vorliegt.
Wie testest du sie vor dem Vertragsabschluss?
Mit deinem echten CRM und Testanzeigen. Notiere, wie jeder Fall endet: erledigt, wartet auf Bestätigung, an den Makler übergeben oder nicht verfügbar.
| Fall | Was passieren sollte |
|---|---|
| Ein Anruf mit der Referenz einer Anzeige | Sie erkennt die Wohnung, ohne dass jemand etwas wiederholen muss |
| Eine Wohnung, die nicht mehr verfügbar ist | Sie sagt es und schlägt eine ähnliche aus dem Bestand vor |
| Eine Besichtigung mit dem Makler, der die Wohnung betreut | Sie bucht sie in einen freien Termin dieses Maklers |
| Eine Frage nach Spielraum beim Preis | Sie verhandelt nicht: Sie gibt sie an den Makler weiter |
| Ein Anruf in einer anderen Sprache, mit Straßennamen | Sie versteht ihn und bearbeitet ihn genauso |
| Zwei Anrufe zur selben Anzeige gleichzeitig | Sie nimmt beide an |
| Das CRM antwortet nicht | Die Besichtigung bleibt offen und sie benachrichtigt den Makler |
Eine Regel für jeden Anbieter, auch für heydiga: Wenn Kalender oder CRM nicht antworten, darf die Besichtigung nicht als bestätigt gelten.
Wo heydiga ins Bild passt
Die KI-Rezeptionistin von digaliving, dem Produkt von heydiga für Immobilienbüros, beantwortet Anrufe und WhatsApp-Nachrichten deines Büros mit natürlicher Stimme und arbeitet 24/7. Sie erkennt das Objekt an der Referenz der Anzeige, qualifiziert mit den Fragen, die dein Büro festlegt, und vereinbart die Besichtigung mit dem Makler, der diese Wohnung betreut. Preise verhandelt sie nicht: Das übernimmt der Makler.
- Mit Idealista und Fotocasa nimmt sie Anrufe über die Anzeige an, ohne dass du an deinen veröffentlichten Anzeigen etwas ändern musst.
- Mit deinem CRM, etwa Inmovilla oder Witei, ruft sie das Exposé des Objekts auf. Danach legt sie den Lead mit Besichtigung, Herkunftsanzeige und Gesprächszusammenfassung an.
- Details nach Art des Büros findest du auf der Seite für Immobilienbüros.
Ohne Installation, ohne CRM-Wechsel und mit der gewohnten Nummer des Büros. Die Anbindung an die Branchensoftware gibt es ab Diga Start: 99 € pro Monat zzgl. MwSt., mit 500 Minuten. Keine Mindestlaufzeit. WhatsApp als Gesprächskanal kommt für 39 € pro Monat zzgl. MwSt. dazu: damit sind es 138 € pro Monat.
Demo der KI-Rezeptionistin anfragen
Was solltest du messen?
Nicht nur, wie viele Anrufe verloren gehen. Entscheidend ist, wie viele in einer Besichtigung enden.
| Was du misst | Was es dir sagt |
|---|---|
| Angenommene Anrufe | Ob die Nachfrage sofort eine Antwort bekommt |
| Qualifizierte Interessenten | Wie viele zu deinem Bestand passen |
| Vereinbarte Besichtigungen | Ob aus Anrufen etwas Konkretes wird |
| Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten | Wie viel Nachfrage bei geschlossenem Büro ankommt |
| Anrufe nach Anzeige und nach Portal | Welche Anzeige und welches Portal Besichtigungen bringen |
| An einen Makler übergebene Anrufe | Ob die Übergaberegeln funktionieren |
Ein erster Schritt: Sieh dir eine Woche Anrufe an
Bevor du etwas änderst, notiere eine normale Woche lang:
- Wie viele Anrufe angenommen werden und wie viele verloren gehen, nach Stunde und nach Tag.
- Von welcher Anzeige und welchem Portal jeder Anruf kommt.
- Was die Makler fragen, bevor sie eine Besichtigung vergeben.
- Welche Anrufe immer gleich sind und welche Urteilsvermögen brauchen.
- Wie lange es dauert, einen verpassten Anruf zurückzurufen, und wie viele in einer Besichtigung enden.
Wenn sich die Verluste häufen, während das Team auf Besichtigung ist, sieh dir den Anwendungsfall Leads erfassen und qualifizieren an. Wenn sie sich bei geschlossenem Büro häufen, den zu Anrufen nach Feierabend. Und wenn du das Problem in einem beliebigen Unternehmen sehen willst, lies, wie du keine Kundenanrufe mehr verpasst.
Häufige Fragen
Müssen die Anzeigen auf Idealista oder Fotocasa geändert werden?
Nein. Die Anzeigen bleiben, wie sie sind: Nur die Nummer, die darin steht, wird an die Rezeptionistin weitergeleitet. Wenn du morgen ein Portal verlässt, ändert sich nichts, denn sie arbeitet mit dem Telefon und dem CRM des Büros.
Weiß sie, wegen welcher Wohnung jeder Interessent anruft?
Ja, anhand der Referenz der Anzeige, ohne dass der Anrufer etwas wiederholen muss. Sie antwortet mit den veröffentlichten Angaben und prüft in deinem Bestand, ob die Wohnung noch verfügbar ist.
Kann sie über den Preis verhandeln?
Nein. Sie nennt nur die Preise, die das Büro hinterlegt hat. Fragt der Interessent, ob Spielraum besteht, sagt sie ihm, dass er das mit dem Makler klärt, und gibt diesem weiter, was er sucht und welches Budget er hat.
Weiß der Interessent, dass er mit einer KI spricht?
Ja. Die KI-Rezeptionistin von heydiga stellt sich von Anfang an als virtuelle Assistentin vor, wie es Artikel 50 der KI-Verordnung der EU (öffnet in einem neuen Tab) verlangt. Möchte er lieber mit jemandem aus dem Team sprechen, leitet sie den Anruf weiter.
Betreut sie ausländische Käufer?
Ja: Sie antwortet in der Sprache des Anrufers, ohne Dolmetscher, qualifiziert ihn und vereinbart die Besichtigung mit ihm wie mit jedem anderen. Wenn das Büro lieber einen Menschen damit betraut, leitet sie den Anruf an jemanden weiter, der diese Sprache spricht.
Ersetzt sie die Makler?
Nein. Sie übernimmt die wiederkehrenden Anrufe und die, die kommen, wenn niemand rangehen kann. Beratung, Verhandlung und die Beziehung zum Kunden bleiben Sache des Maklers.
Quellen
- Oldroyd, McElheran und Elkington, „The Short Life of Online Sales Leads“, Harvard Business Review, März 2011, hbr.org (öffnet in einem neuen Tab).
- Ley 11/2022, de 28 de junio, General de Telecomunicaciones, Artikel 66, im BOE (öffnet in einem neuen Tab), dem spanischen Amtsblatt.
- Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz, Artikel 50, Amtsblatt der EU, 2024, im BOE (öffnet in einem neuen Tab).
- Funktionen, Integrationen und Preise: digaliving, Immobilienbüros, Idealista, Fotocasa und Preise, abgerufen am 29. Oktober 2026.
So ist dieser Text entstanden: mit Hilfe von KI-Tools geschrieben; vom heydiga-Team geprüft und verifiziert.
