Com no perdre reserves per telèfon quan el restaurant és ple de gom a gom?
Per no perdre reserves en ple servei, el telèfon i el WhatsApp s'han de contestar al moment, encara que la sala sigui plena. El més directe és una recepcionista IA connectada al teu programari de reserves, com CoverManager o TheFork: contesta, mira la disponibilitat real i deixa la taula reservada. Després, confirma cada reserva abans del servei perquè no quedi cap taula buida.
David Zafra · · 9 min de lectura ·
- En 46 restaurants de digafood, 4 de cada 10 trucades arriben en ple servei, amb l'equip servint taules.
- Una taula buida són uns 78 € de facturació potencial, segons el càlcul que publica InfoHoreca.
- Un recordatori per SMS o una garantia amb targeta redueixen els no-show, segons CoverManager.
- El que no és a la carta, un grup o una queixa ho decideix sempre una persona de l'equip.
- Abans de canviar res, compta durant una setmana quantes trucades queden sense contestar.
Quan arriben les trucades a un restaurant?
Moltes arriben just quan ningú no les pot agafar.
heydiga va comptar a quina hora entren les trucades en 46 restaurants de digafood. Va ser del 16 de setembre al 15 d'octubre de 2026, en hora de Madrid. Són 6.171 trucades.
| Franja | Trucades | Part del total |
|---|---|---|
| Ple servei: 13:00–16:00 i 20:00–23:00 | 2.667 | 43% |
| Entre serveis: 16:00–20:00 | 1.676 | 27% |
| Resta del dia | 1.828 | 30% |
La xifra no diu que es perdin aquestes trucades: diu que arriben quan la sala està ocupada. No hi ha cap pic dins del servei: només destaca l'hora de les 13:00, amb el 13,5% de les trucades. De mitjana, cada hora de servei rep el 7,2% i cada hora entre serveis, el 6,8%, i algunes hores de servei en reben menys que les d'entre serveis. El problema és que, en servei, qui podria contestar està servint taules.
Aquesta mostra són restaurants que ja fan servir digafood. No representa tots els restaurants d'Espanya.
Quant costa una taula buida?
Uns 78 € de facturació potencial per taula, segons el càlcul que publica InfoHoreca.
InfoHoreca parteix d'una despesa mitjana de 27 € per persona i 2,9 persones per reserva; l'article no diu de quina font surten aquestes dues xifres. És facturació potencial, no benefici: no descompta ni el personal ni la matèria primera (InfoHoreca, 8 de juliol de 2026 (s'obre en una pestanya nova)).
A Espanya, el no-show mitjà va ser del 3,3% el 2025 i del 3,6% el 2024, segons TheFork (InfoHoreca, 26 de febrer de 2026 (s'obre en una pestanya nova)). Amb aquest 3,3% i 78 € per taula, InfoHoreca calcula uns 15.500 € l'any per a un restaurant amb 500 reserves al mes. És la seva estimació, no una dada de TheFork.
Calcula la teva amb els teus números: reserves al mes, pel 3,3%, pel tiquet de les teves taules. I suma-hi les trucades que no contestes, que no entren en aquest compte. No s'ha trobat cap xifra pública fiable de quantes són. La que importa és la del teu restaurant.
Què redueix els no-show?
Confirmar cada reserva i, en alguns casos, demanar una garantia.
CoverManager va analitzar 9.500 restaurants espanyols el Dia del Pare del 2025 (InfoHoreca, 8 de juliol de 2026 (s'obre en una pestanya nova)):
| Sistema de reserva | Taxa de no-show |
|---|---|
| Sense protecció | 1,92% |
| Reconfirmació automàtica per SMS | 1,52% |
| Garantia amb targeta o pagament anticipat | 0,66% |
Compte amb la lectura: és un sol dia de molta demanda, i InfoHoreca avisa que no es pot extrapolar a tot l'any. Serveix per veure l'ordre: confirmar ajuda, i la targeta ajuda més.
Demanar la targeta és una decisió del restaurant. La confirmació es pot automatitzar sense canviar la manera com reserves.
digafood confirma el mateix dia i avisa dels canvis. Si una taula queda lliure, l'ofereix a la llista d'espera (heydiga, digafood, consultat el 29 d'octubre de 2026).
Pot una recepcionista IA agafar les reserves en ple servei?
Sí, si està connectada al teu programari de reserves i a la teva disponibilitat.
La recepcionista IA contesta diverses trucades alhora, sense cua i sense música d'espera. Mira la disponibilitat real i reserva abans de penjar. Si és per WhatsApp, contesta igual.
Un exemple. Divendres, 21:10. Entra una trucada: una taula per a sis a les 21:30. L'equip està servint. Es contesta a la primera, es comproven el torn i la sala, i la reserva queda feta al programa. El cap de sala la veu a la pantalla de sempre. Porta una nota del que s'ha parlat.
| Ho resol la recepcionista IA | Passa a l'equip |
|---|---|
| Reservar, canviar i cancel·lar, segons la disponibilitat | Un grup o un esdeveniment: recull la petició completa i el restaurant decideix sala, menú i hora |
| Horaris, carta, terrassa, pàrquing | Una pregunta que no és en el que s'ha carregat |
| Al·lèrgens, amb la carta que el restaurant ha carregat | Una petició especial fora del que s'ha carregat |
| Confirmar la reserva el mateix dia | Un client que prefereix parlar amb una persona |
heydiga no improvisa: mai no s'inventa un preu, un horari ni una cita. Si el dubte va més enllà del que s'ha carregat, passa la trucada a l'equip.
Funciona amb CoverManager, TheFork o Restoo?
Sí: llegeix i escriu al programa que ja fas servir.
- CoverManager. Llegeix la disponibilitat per torn, sala i nombre de comensals, els horaris i la fitxa del client. Dona d'alta reserves, les canvia i les cancel·la, i anota al·lèrgies, trones i celebracions (heydiga, integració amb CoverManager, consultat el 29 d'octubre de 2026).
- TheFork. Consulta la disponibilitat publicada, tant si ve del portal com del telèfon, i dona d'alta les reserves per torn i comensals. Segons la pàgina de heydiga, no ofereix un torn que el portal acaba de vendre (heydiga, integració amb TheFork, consultat el 29 d'octubre de 2026).
- Restoo. Consulta el plànol de sala, els torns, l'aforament i la llista d'espera. Dona d'alta la reserva a la taula i el torn correctes, la canvia o la cancel·la, apunta a la llista d'espera i deixa al·lèrgies i notes per a la sala (heydiga, integració amb Restoo, consultat el 2 de novembre de 2026).
L'accés s'autoritza des del teu propi compte de CoverManager, TheFork o Restoo, amb un permís que es pot revocar quan vulguis. Sense instal·lar res i sense tocar el que ja tens muntat.
Com provar-la abans de contractar?
Amb el teu programa de reserves real i dades inventades. Apunta com acaba cada cas: completat, pendent de confirmació, passat a l'equip o no disponible.
| Cas | Què hauria de passar |
|---|---|
| Reserva per a quatre en un torn amb taula lliure | Queda feta al teu programa, amb torn i comensals |
| Reserva en un torn ple | Ofereix un altre torn o la llista d'espera, sense prometre taula |
| Una taula que s'acaba de reservar per un altre canal | No l'ofereix |
| Canvi de comensals d'una reserva | La canvia al programa |
| Un grup gran o un esdeveniment | Pren les dades i ho passa a l'equip |
| Un al·lergen que no és a la carta carregada | No improvisa: ho passa a l'equip |
| Dues trucades alhora | Contesta les dues, sense cua |
Una regla per a qualsevol proveïdor, també per a heydiga: si el programa de reserves no respon, la reserva no es pot donar per feta. Ha de quedar pendent i avisar una persona.
On encaixa heydiga
La recepcionista IA de digafood, el producte de heydiga per a l'hostaleria, contesta amb veu natural les trucades i el WhatsApp del teu restaurant i treballa 24/7. Agafa diverses trucades alhora, reserva al teu programa i passa a l'equip el que no pot resoldre.
- Per veure com escriu al teu sistema, mira les integracions amb CoverManager, TheFork i Restoo.
- Si t'arriben missatges amb el local tancat, mira el cas de les trucades fora d'horari.
- Si el teu problema són les trucades en general, llegeix com deixar de perdre trucades de clients.
Sense instal·lar res, sense canviar de programa de reserves i sense tocar el teu número. La integració amb el teu programari ve amb Diga Start: 99 €/mes sense IVA, amb 500 minuts. Sense permanència. El WhatsApp conversacional s'hi afegeix per 39 €/mes sense IVA: amb això, 138 €/mes.
Demana una demo de la recepcionista IA
Un primer pas: compta una setmana de trucades
Abans de canviar res, apunta durant una setmana normal:
- Quantes trucades es contesten i quantes no, per franja: dinar, tarda i sopar.
- Quantes són reserves, quantes preguntes repetides i quantes demanen criteri.
- Quantes reserves acaben en taula buida, i què tenien en comú: dia, grup, canal.
- Quant triga l'equip a tornar una trucada perduda.
Amb aquests números saps si el problema és el telèfon, els no-show o totes dues coses. I quina part cal automatitzar primer.
Preguntes freqüents
He de canviar de CoverManager o de TheFork?
No. La recepcionista IA treballa sobre el programa que ja fas servir, i tu mantens el teu número. Si algun dia canvies de programari de reserves, digafood es connecta al que facis servir a partir d'aleshores.
Contesta sobre al·lèrgens?
Sí, amb la carta que el restaurant li hagi carregat. Si el dubte no és a la carta, no improvisa: passa la trucada a l'equip.
Substitueix el meu cap de sala?
No. S'encarrega de les trucades repetides i de les que arriben quan ningú no les pot agafar. La sala, els grups i les decisions continuen sent cosa de l'equip.
Sabrà el client que parla amb una IA?
Sí. La recepcionista IA es presenta com a assistent virtual des del primer moment, i passa la trucada si el client prefereix parlar amb algú de l'equip.
Què passa amb les reserves de grup?
Recull la petició completa i la passa al restaurant, que decideix sala, menú i horari.
Fonts
- Les xifres de TheFork i de CoverManager són les que publica InfoHoreca (font secundària): no es van poder llegir als webs de TheFork ni de CoverManager.
- InfoHoreca, «La tasa del no-show cae al 3,3% en 2025 frente al 3,6% de 2024, según datos de TheFork», 26 de febrer de 2026, infohoreca.com (s'obre en una pestanya nova).
- InfoHoreca, «Las reservas fantasma cuestan miles de euros al año a los restaurantes», 8 de juliol de 2026 (dades de TheFork i anàlisi de CoverManager), infohoreca.com (s'obre en una pestanya nova).
- Funcions, integracions i preus: digafood, CoverManager, TheFork i preus, consultats el 29 d'octubre de 2026; Restoo, consultat el 2 de novembre de 2026.
- Trucades per franja: dades pròpies de heydiga, 46 restaurants de la línia digafood, del 16 de setembre al 15 d'octubre de 2026.
Com es va escriure: escrit amb l'ajuda d'eines d'IA; revisat i verificat per l'equip de heydiga.
