Com atendre les trucades i el WhatsApp del saló sense aturar-te
Per no aturar un servei cada vegada que sona el telèfon, deixa que una recepcionista IA contesti les trucades i el WhatsApp sobre la teva agenda de Booksy, Treatwell o Koibox. Ella mira els teus forats reals, dona la cita i passa a l'equip el que demana criteri. Tu continues amb la clienta que tens al davant.
David Zafra · · 10 min de lectura ·
- Les trucades entren just quan tens les mans ocupades.
- La recepcionista IA treballa sobre l'agenda que ja fas servir, sense canviar de programa.
- També contesta el WhatsApp del saló, amb el mateix número, a qualsevol hora.
- Recorda i confirma les cites, perquè el forat de qui no pot venir quedi lliure a temps.
- El que demana una valoració en persona ho passa a l'equip.
Per què el telèfon interromp tant un servei?
Perquè sona quan no el pots agafar: amb un tint posat, amb les tisores a la mà o amb una clienta a la llitera.
Triïs el que triïs, la interrupció ja s'ha produït. Si contestes, perds el fil del servei. Si no contestes, qui trucava prova amb el saló següent. I la clienta que escriu per WhatsApp espera una resposta que ningú no té temps de donar fins a l'hora de tancar.
Amb una recepcionista IA, la trucada es contesta a la primera i la cita queda posada al forat lliure. L'equip no ha d'aturar res.
N'hi ha prou amb un enllaç de reserva en línia?
Ajuda, però poques vegades evita les trucades.
Qui reserva per l'enllaç sap què vol. Però moltes clientes no saben quin servei necessiten, quant durarà o si poden repetir amb la mateixa professional. També truquen per canviar una cita, avisar d'un retard o fer una pregunta d'última hora. Aquestes converses continuen arribant per telèfon i per WhatsApp.
Per això l'enllaç i la recepcionista no competeixen. L'enllaç cobreix qui ja sap què vol. La recepcionista atén qui té un dubte i, mentre hi parla, deixa la cita escrita a la teva agenda.
Pot una recepcionista IA reservar a Booksy, Treatwell o Koibox?
Sí. heydiga es connecta a l'agenda que ja fas servir, llegeix els teus forats i hi escriu la cita mentre parla amb la clienta.
El teu programa continua sent la teva agenda. La recepcionista IA no el substitueix: en llegeix el que necessita i hi escriu el que tanca.
| Programa | Què llegeix la recepcionista IA | Què escriu | Què més |
|---|---|---|---|
| Booksy | Disponibilitat per professional i per servei, durades, preus i fitxa de la clienta | La cita amb la professional i el servei correctes, canvis d'hora, cancel·lacions i notes de la trucada | Reserva mentre parla, sense oferir un forat que algú acaba d'ocupar des de l'app |
| Treatwell | Disponibilitat, catàleg de serveis, preus publicats i fitxes | Cites noves, canvis d'hora, cancel·lacions i notes de la trucada | Sincronitza cites i evita reserves duplicades entre el teu canal propi i el marketplace |
| Koibox | Disponibilitat per professional, cabina i servei, bons, sessions restants i historial | La cita al forat i amb la professional correctes, canvis, cancel·lacions i notes a la fitxa | Reconeix la clienta pel telèfon i consulta la seva fitxa |
Tots tres es connecten des del teu propi compte, amb un permís que pots revocar quan vulguis. Sense instal·lar res i sense ajuda tècnica.
Un matís amb Treatwell: continua sent el teu canal per captar clientes noves. Les cites que s'agafen per telèfon són reserves pròpies del saló, no del marketplace.
I un matís amb Booksy: continues pagant el teu programa. La seva pàgina de tarifes anuncia 34,99 € al mes més IVA, i 8 € més IVA per cada membre extra de l'equip (Booksy Biz, tarifes, 29 d'octubre de 2026 (s'obre en una pestanya nova)). La recepcionista IA se suma a aquesta despesa, no la substitueix.
Com s'atén el WhatsApp del saló a qualsevol hora?
Amb el número que les teves clientes ja tenen desat. El mateix assistent contesta el telèfon, amb la mateixa agenda.
heydiga treballa amb el WhatsApp del teu negoci: no cal donar a les clientes un número nou. Respon de nit i el cap de setmana, consulta els forats reals abans de proposar res i deixa la cita creada. Una cita demanada per WhatsApp i una altra demanada per telèfon comparteixen els mateixos forats, així que no es dupliquen.
Si la clienta envia una foto o un document, la recepcionista el rep. I si vols entrar-hi tu en una conversa, algú de l'equip pot entrar en un WhatsApp que estigui portant heydiga i veu tot el que s'hi ha dit.
El límit: el que necessita una valoració en persona, com un color complicat o un tractament nou, no ho improvisa. Ho passa a l'equip o pren l'encàrrec perquè el saló torni la trucada.
El WhatsApp conversacional s'afegeix a qualsevol pla per 39 €/mes sense IVA (preus de heydiga, 29 d'octubre de 2026).
Què passa amb les absències de les clientes?
Se'ls recorda la cita i poden confirmar-la o canviar-la, i el forat de qui no ve queda lliure a temps.
La recepcionista IA envia la confirmació en reservar i un recordatori abans de la cita, a l'hora que decideixis tu, per exemple la vigília. La clienta pot confirmar-la o canviar-la des del mateix missatge. Qui no pot venir ho diu allà mateix, i el forat queda lliure amb temps per donar-lo a una altra persona.
Un exemple. Una clienta anul·la la de les 18:00 del divendres. Sense avís, aquest forat ja no s'omple. Amb l'anul·lació feta dijous a la tarda, el forat es pot oferir a una altra clienta.
Un consell pràctic: amb un sol recordatori n'hi ha prou, i diversos seguits molesten. I recorda només les cites que triïs tu, no necessàriament totes.
Més sobre recordatoris i absències.
I les vacances i els dies lliures de l'equip?
Continuen a la teva agenda, on ja els gestiones. La recepcionista IA no ofereix els forats bloquejats.
Les vacances i els dies lliures de cada professional es continuen gestionant on es gestionen avui. Amb Booksy i Koibox, la recepcionista reserva segons l'horari i la disponibilitat de cada professional. Si a la clienta li és igual qui l'atengui, la recepcionista li dona el primer forat lliure del saló.
Quines trucades passen a una persona?
Les que demanen criteri. La resta les resol la recepcionista IA.
| La recepcionista IA ho resol | Passa a l'equip |
|---|---|
| Donar, canviar o anul·lar una cita en un forat lliure | El que necessita una valoració en persona |
| Contestar amb la teva tarifa i el temps real de cada servei | Una pregunta que no sap contestar: ho diu i passa la trucada |
| Confirmar i recordar cites | Una conversa de WhatsApp en què hi vulguis entrar tu |
| Contestar de nit, el cap de setmana i amb el saló tancat | Un encàrrec perquè el saló torni la trucada |
heydiga no improvisa: mai no s'inventa un preu, un horari ni una cita.
Com provar-la abans de contractar?
Amb la teva agenda real i dades inventades. Apunta com acaba cada cas: completat, pendent de confirmació, passat a l'equip o no disponible.
| Cas | Què hauria de passar |
|---|---|
| Tall i tint amb una professional concreta | Busca un forat amb la durada dels dos serveis i amb aquesta professional |
| Canvi d'hora per WhatsApp | La canvia a l'agenda i allibera el forat anterior |
| Un forat que s'acaba d'ocupar des de l'app | No l'ofereix |
| Un servei amb un preu que vas canviar ahir | Dona el preu nou |
| Un color complicat | Pren l'encàrrec i el passa a l'equip |
| L'agenda no respon | La cita queda pendent i avisa una persona |
Una regla per a qualsevol proveïdor, també per a heydiga: si l'agenda no respon, la cita no es pot donar per feta.
On encaixa heydiga
La recepcionista IA de digalook, el producte de heydiga per a perruqueries i centres d'estètica, contesta amb veu natural les trucades i el WhatsApp del teu saló, reserva a la teva agenda i treballa 24/7. Per al detall per tipus de negoci, mira la pàgina de perruqueries i salons de bellesa.
- Amb Booksy, Treatwell o Koibox, reserva directament a la teva agenda.
- Amb el WhatsApp del saló i les trucades, fa servir el mateix assistent i la mateixa informació als dos canals.
- Si les trucades t'arriben sobretot amb el saló tancat, mira les trucades fora d'horari.
Sense instal·lar res, sense canviar de programa i sense tocar el teu número. La connexió amb Booksy, Treatwell o Koibox ve amb Diga Start: 99 €/mes sense IVA, amb 500 minuts i sense permanència. Amb el WhatsApp conversacional, que s'afegeix per 39 €, són 138 €/mes sense IVA (preus a 2 de novembre de 2026).
Demana una demo de la recepcionista IA
Un primer pas: una setmana de trucades i missatges
Abans de canviar res, apunta durant una setmana normal:
- Quantes trucades perds mentre tens una clienta al davant, per hora i per dia.
- Quants WhatsApp queden sense contestar fins al tancament.
- Quines preguntes es repeteixen: horari, tarifa, durada, si hi ha forat dissabte.
- Quantes cites cauen sense avís i quantes s'omplen després.
- Quines trucades demanen de debò criteri i quines són sempre el mateix.
Amb aquesta llista sabràs què ha de resoldre la recepcionista i què et toca a tu. Si vols veure el problema en qualsevol negoci, llegeix com deixar de perdre trucades de clients.
Preguntes freqüents
Pot una IA gestionar de veritat les reserves d'un saló?
Sí, si treballa sobre la teva agenda real. heydiga consulta els forats, té en compte la durada de cada servei i escriu la cita al teu programa. Si alguna cosa queda fora del que sap, ho diu i passa la trucada a l'equip en lloc d'endevinar.
Substitueix Booksy, Treatwell o Koibox?
No. El teu programa continua sent la teva agenda. La recepcionista IA en llegeix i hi escriu, i connectar-la amb Booksy no suposa cap pagament a Booksy. Si un dia canvies de programa, es connecta al nou i el teu telèfon continua sent el mateix.
He de canviar el meu número de WhatsApp?
No. heydiga treballa amb el WhatsApp del teu negoci, el número que les teves clientes ja tenen desat. El mateix assistent contesta el telèfon i el WhatsApp, amb la mateixa agenda.
Què passa si una clienta anul·la o no ve?
Se li recorda la cita abans i pot confirmar-la o canviar-la des del missatge. Si no pot venir, el forat queda lliure amb temps per donar-lo a una altra clienta. El recordatori només surt per a les cites que triïs tu.
I si una companya és de vacances?
Els forats bloquejats no s'ofereixen. Les vacances i els dies lliures es continuen gestionant on ja els gestiones, i la recepcionista reserva segons l'horari de cada professional.
Només serveix per a salons grans?
No. Un saló de tres cadires ho nota abans, perquè cada trucada que entra en ple servei frena la meitat de l'equip.
Fonts
- Booksy, tarifes de Booksy Biz (s'obre en una pestanya nova), consultades el 29 d'octubre de 2026.
- Funcions, integracions i preus: digalook, perruqueries i salons de bellesa, Booksy, Treatwell, Koibox, WhatsApp i trucades, recordatoris i absències i preus, consultats el 29 d'octubre de 2026.
Com es va escriure: escrit amb l'ajuda d'eines d'IA; revisat i verificat per l'equip de heydiga.
