KI-Rezeptionistin für deine Praxis: Anrufe, Termine und DSGVO, an einem Standort oder mehreren
Damit du die Kontrolle behältst, folgen jeder Anruf und jeder Termin deiner Praxis denselben Regeln, egal wer sie annimmt. Am direktesten geht das mit einer KI-Rezeptionistin, die den Termin in eine freie Lücke deines Kalenders legt und alles, was Urteilsvermögen braucht, an einen Menschen weitergibt. An einem Standort erspart sie dir Unterbrechungen, an mehreren hält sie einen einheitlichen Standard, und bei Gesundheitsdaten solltest du vorher die DSGVO prüfen.
David Zafra · · 10 Min. Lesezeit ·
- Ein Standort und mehrere haben dasselbe Problem: Das Telefon klingelt, wenn das Team bei einem Patienten ist.
- Bei mehreren Standorten kommt ein zweites hinzu: Jeder Standort geht am Ende auf seine eigene Art ans Telefon.
- Die KI-Rezeptionistin sollte in deinen Kalender schreiben und keinen eigenen daneben führen.
- Notfälle und medizinische Fragen gehen immer an jemanden aus dem Team.
- Bei Gesundheitsdaten frag jeden Anbieter, wo die Daten gespeichert werden und unter welchem Vertrag (DSGVO).
Warum geraten Anrufe und Termine in einer Praxis durcheinander?
Weil das Telefon genau dann klingelt, wenn der Empfang bei einem Patienten ist.
In einer Zahnarztpraxis kassiert die Person am Empfangstresen gerade oder bestätigt eine Behandlung. In der Physiotherapie ist das Team in der Sitzung, und niemand schaut aufs Telefon. In einer Praxis für ästhetische Medizin wird das Beratungsgespräch nicht unterbrochen. Gleichzeitig kommen ein Anruf, eine WhatsApp-Nachricht und eine Benachrichtigung aus dem Terminportal herein.
An einem Standort lässt sich das aushalten, weil alle die Regeln kennen. Mit der Eröffnung des zweiten ändert sich etwas: Jeder Standort regelt auf seine Weise, wie früh man absagen muss, was mitzubringen ist oder wann sich ein Termin verschieben lässt. Eine Kundin sagt ihren Termin um 18:00 Uhr ab, und je nachdem, wer rangeht, wird die Lücke gefüllt oder geht verloren.
Was ändert sich zwischen einer Praxis mit einem Standort und einer mit mehreren?
Ein Standort muss immer rangehen. Mehrere müssen außerdem gleich antworten.
| Ein Standort | Mehrere Standorte | |
|---|---|---|
| Hauptproblem | Unbeantwortete Anrufe, wenn das Team beschäftigt ist | Unterschiedliche Regeln je nach Standort und danach, wer rangeht |
| Was festgelegt werden muss | Leistungen, Dauer und Öffnungszeiten | Dasselbe, einmal für alle aufgeschrieben |
| Telefonnummer | Die der Praxis | Eine Leitung pro Standort oder eine einzige Nummer, die den Anruf verteilt |
| Kalender | Einer | Einer pro Standort, mit eigenem Team und eigenen Öffnungszeiten |
| Was du im Blick behalten solltest | Angenommene Anrufe und vergebene Termine | Dasselbe, pro Standort und insgesamt |
Laut der Seite von digaclinic kann jeder Standort eine eigene Leitung haben oder sich eine einzige Nummer teilen, die jeden Anruf an den richtigen Standort weiterleitet. Jeder Standort behält seinen Kalender, seine Öffnungszeiten und sein Team, und das Dashboard zeigt alle Standorte.
Wie automatisierst du Termine, ohne den Kalender durcheinanderzubringen?
Mit einer KI-Rezeptionistin, die in dem Kalender liest und schreibt, den du schon nutzt, nicht in einer Kopie.
Der Kalender ist das, was nicht versagen darf. Deshalb führt die KI-Rezeptionistin keinen eigenen Kalender: Sie prüft die freie Lücke im Moment des Anrufs und trägt den Termin ein, bevor sie auflegt. So bietet sie keine Uhrzeit an, die schon ein anderer Patient hat.
| Wenn du nutzt | Was sie liest | Was sie schreibt |
|---|---|---|
| Doctoralia | Verfügbarkeit nach Behandler und Fachrichtung, Dauer jedes Termins, Versicherungen und veröffentlichte Preise | Neue Termine, Verschiebungen und Absagen sowie Gesprächsnotizen |
| Gesden | Kalender pro Behandlungszimmer und Behandler, Dauer jeder Behandlung, Behandlungshistorie des Patienten | Neue Termine im richtigen Behandlungszimmer, Bestätigungen am Vortag, Absagen und Notizen in der Patientenakte |
Keines der beiden wird ersetzt. Laut seiner Seite ersetzt digaclinic Gesden nicht, und Doctoralia bleibt das Schaufenster und der öffentliche Kalender. Wenn du ein anderes Programm nutzt, etwa Clinic Cloud oder Google Calendar, gibt es auch dafür eine Anbindung.
Welche Anrufe müssen an einen Menschen gehen?
Notfälle und alles Medizinische.
| Erledigt die KI-Rezeptionistin | Geht an einen Menschen |
|---|---|
| Einen Termin vergeben, verschieben oder absagen | Ein Notfall |
| Den Termin am Vortag bestätigen | Eine Frage zu einem Symptom oder einer Behandlung |
| Mit den veröffentlichten Öffnungszeiten und Preisen antworten | Eine Beschwerde |
| Die Warteliste über eine freie Lücke informieren (ab Diga Growth) | Etwas, das die Praxis nicht veröffentlicht hat |
Laut der Seite von digaclinic stellt sie keine Diagnosen, bewertet keine Symptome und gibt keinen medizinischen Rat. Sie erkennt Notfälle und leitet sie so schnell wie möglich an jemanden aus dem Team weiter. Wenn sie etwas nicht weiß, gibt sie es weiter: Sie improvisiert nie.
Was sagt die DSGVO, wenn eine KI die Patienten deiner Praxis betreut?
Dass Gesundheitsdaten einer eigenen Regelung unterliegen und dass du sorgfältig auswählen musst, wer sie in deinem Auftrag verarbeitet. Dieser Abschnitt gibt wieder, was die zitierten Texte sagen; er ist keine Rechtsberatung.
- Art. 9 Abs. 1 DSGVO untersagt neben anderen Kategorien die Verarbeitung von „Gesundheitsdaten“, vorbehaltlich der Ausnahmen, die der Artikel selbst vorsieht.
- Nach Art. 28 Abs. 1 arbeitet der Verantwortliche, wenn eine Verarbeitung in seinem Auftrag erfolgt, nur mit einem Auftragsverarbeiter, der hinreichende Garantien bietet. Die Verarbeitung durch den Auftragsverarbeiter erfolgt auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments (Art. 28 Abs. 3).
- Die spanische Datenschutzbehörde AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) ergänzt, neben anderen Pflichten, dass der Auftragsverarbeiter ein eigenes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führt. Außerdem legt er die Sicherheitsmaßnahmen für das fest, was er verarbeitet.
Bevor du einen Anbieter beauftragst, auch heydiga, frag:
| Frage | Was heydiga auf der eigenen Website angibt |
|---|---|
| Wo liegen die Daten? | Server in der Europäischen Union; keine Übermittlung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, ohne vorher geeignete Garantien sicherzustellen, etwa Standardvertragsklauseln |
| Sind sie verschlüsselt? | Verschlüsselt bei der Übertragung und im Ruhezustand |
| Welche Zertifizierungen gibt es? | Esquema Nacional de Seguridad (Spaniens nationales Sicherheitsschema) der Kategorie mittel (Real Decreto 311/2022) und ISO/IEC 27001:2022 |
| Werden die Anrufe aufgezeichnet? | Nur, wenn das Unternehmen es aktiviert |
| Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? | Lass ihn dir schriftlich geben: Er steht nicht auf den öffentlichen Seiten von heydiga |
Die Antworten in der rechten Spalte sind Angaben des Anbieters, kein Audit. Für deine Praxis entscheidest du gemeinsam mit der für Datenschutz zuständigen Person oder mit deiner Beratung.
Frag außerdem jeden Anbieter: ob er die Gespräche nutzt, um seine Modelle zu trainieren, wie lange er sie aufbewahrt, wie er Auskunfts- und Löschanfragen bearbeitet, welches Aktivitätsprotokoll er führt, wie er über einen Vorfall informiert und welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind.
Was solltest du messen?
Wie viele Anrufe angenommen werden und wie viele zu einem Termin führen, pro Standort und insgesamt.
| Was du misst | Was es dir sagt |
|---|---|
| Angenommene Anrufe | Ob die Nachfrage sofort eine Antwort bekommt |
| Vergebene oder verschobene Termine | Ob die Anrufe zu etwas Konkretem führen |
| Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten | Wie viel Nachfrage kommt, wenn die Praxis geschlossen ist |
| Absagen und wieder gefüllte Lücken | Ob der Kalender gut ausgelastet ist |
| An einen Menschen weitergegebene Anrufe | Ob die Übergaberegeln funktionieren |
Ein erster Schritt: Werte eine Woche Anrufe aus
Bevor du etwas änderst, notiere eine normale Woche lang an jedem Standort:
- Wie viele Anrufe angenommen werden und wie viele verloren gehen, nach Stunde und nach Tag.
- Welche immer dieselbe Frage sind und welche Urteilsvermögen brauchen.
- Welche Regeln davon abhängen, wer rangeht: Absagen, was mitzubringen ist, wann man da sein soll.
- In welchem Kalender jeder Termin landet.
Häufen sich die verpassten Anrufe, während das Team bei Patienten ist, ist das der Fall einer Praxis mit ausgelastetem Empfang. Häufen sie sich, wenn die Praxis geschlossen ist, sieh dir Anrufe nach Feierabend an. Und für das Problem in jedem Unternehmen lies, wie du aufhörst, Kundenanrufe zu verpassen.
Wie testest du sie, bevor du einen Vertrag abschließt?
Mit einem Testkalender und erfundenen Patienten. Wenn du sie mit deinem echten Kalender testest, unterschreib vorher den Auftragsverarbeitungsvertrag. Notiere, wie jeder Fall endet: erledigt, Bestätigung ausstehend, an einen Menschen weitergegeben oder nicht verfügbar.
| Fall | Was passieren sollte |
|---|---|
| Ersttermin bei einem bestimmten Behandler | Sie vergibt ihn in dessen Kalender, mit der Dauer dieses Termins |
| Eine Verschiebung und eine Absage | Sie trägt beides im Kalender ein und gibt die Lücke frei |
| Eine Lücke, die gerade über einen anderen Kanal belegt wurde | Sie bietet sie nicht an |
| Eine Frage, die die Praxis nicht hinterlegt hat | Sie improvisiert nicht: Sie gibt sie weiter |
| Ein Notfall | Sie gibt ihn nach deinem Protokoll an einen Menschen weiter |
| Der Kalender reagiert nicht | Der Termin bleibt offen, und sie informiert einen Menschen |
Je nach Fachrichtung teste außerdem:
| Fachrichtung | Was du testen solltest |
|---|---|
| Zahnmedizin | Die Dauer jeder Behandlung und das Behandlungszimmer |
| Physiotherapie | Behandlungspakete, aufeinanderfolgende Sitzungen und derselbe Therapeut |
| Ästhetische Medizin | Ob der erste Termin eine Erstberatung ist und wie lange er dauert |
| Tiermedizin | Die Tierart und wie Notfälle weitergegeben werden |
| Psychologie | Dass sie nach dem Anlass des Termins nicht mehr fragt, als für die Terminvergabe nötig ist |
Eine Regel für jeden Anbieter, auch für heydiga: Wenn der Kalender nicht reagiert, darf der Termin nicht als vergeben gelten.
Wo heydiga ins Bild passt
Die KI-Rezeptionistin von digaclinic, dem Produkt von heydiga für Unternehmen aus Gesundheit und Wellness, beantwortet die Anrufe deiner Praxis mit natürlicher Stimme. Mit dem Zusatzmodul WhatsApp als Gesprächskanal auch WhatsApp-Nachrichten. Sie arbeitet 24/7. Sie vergibt Termine nach dem Kalender jedes Behandlers und jedes Behandlungszimmers, bestätigt am Vortag und informiert ab Diga Growth die Warteliste.
- Für Zahnarztpraxen sieh dir die Seite Zahnarztpraxen an, für Physiotherapie die Seite Physiotherapie und Reha.
- Mit Doctoralia oder Gesden trägt sie den Termin in den Kalender ein, den du schon nutzt.
- Diga Start: 99 € pro Monat zzgl. MwSt., mit 500 Minuten, inklusive Anbindung an die Software deiner Branche. WhatsApp als Gesprächskanal ist ein Zusatzmodul für 39 € pro Monat zzgl. MwSt. in jedem Tarif.
- Diga Pro, 279 € pro Monat zzgl. MwSt., ist für Gruppen mit mehreren Standorten gedacht und der einzige Tarif, der Termine über alle deine Standorte hinweg vergibt. Keine Mindestlaufzeit.
Ohne etwas zu installieren, ohne Programmwechsel und ohne die Nummer der Praxis anzurühren.
Fordere eine Demo der KI-Rezeptionistin an
Häufige Fragen
Eignet sie sich für eine Praxis mit nur einem Standort?
Ja. Das Grundproblem ist dasselbe: Das Telefon klingelt, wenn das Team bei einem Patienten ist. An einem Standort nimmt die KI-Rezeptionistin den Anruf an, vergibt den Termin und hält den Kalender aktuell. Mehrere Standorte bringen nur hinzu, dass jeder seinen eigenen Kalender und sein eigenes Team behält.
Ersetzt sie Doctoralia oder Gesden?
Nein. Doctoralia bleibt das Schaufenster und der öffentliche Kalender, und Gesden bleibt die Praxisverwaltung. Die KI-Rezeptionistin geht ans Telefon und schreibt in beide.
Kann sie einen Termin doppelt vergeben?
Sollte sie nicht: Sie prüft die Verfügbarkeit im Moment des Anrufs, bevor sie eine Uhrzeit anbietet. Ändert sich der Kalender zwischen Anruf und Termin, ist das der Grund, die Anbindung an dein Programm zu prüfen.
Weiß der Patient, dass er mit einer KI spricht?
Ja. Die KI-Rezeptionistin von heydiga stellt sich von Anfang an als virtuelle Assistentin vor. Möchte der Patient lieber mit jemandem aus dem Team sprechen, wird der Anruf weitergegeben.
Gibt sie medizinischen Rat?
Nein. Sie stellt keine Diagnosen, bewertet keine Symptome und gibt keinen medizinischen Rat. Solche Anliegen und Notfälle gibt sie an jemanden aus dem Team weiter.
Wer ist für die Patientendaten verantwortlich?
Die Praxis als Verantwortliche wählt aus, wer sie in ihrem Auftrag verarbeitet. Lass dir von jedem Anbieter den Auftragsverarbeitungsvertrag schriftlich geben und prüfe mit der für Datenschutz zuständigen Person, was er angibt.
Quellen
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9 Abs. 1 sowie Art. 28 Abs. 1 und 3, Amtsblatt der EU, 2016, im BOE (öffnet in einem neuen Tab), dem spanischen Amtsblatt.
- AEPD, „¿Qué obligaciones específicas contiene el RGPD para los encargados de tratamiento?“, häufige Fragen, abgerufen am 29. Oktober 2026, aepd.es (öffnet in einem neuen Tab).
- Funktionen, Integrationen, Datenschutz und Preise: digaclinic, Doctoralia, Gesden, Zahnarztpraxen, Physiotherapie und Reha, Datenschutz und Preise, abgerufen am 29. Oktober 2026.
So ist dieser Text entstanden: mit Unterstützung von KI-Werkzeugen geschrieben; vom heydiga-Team geprüft und verifiziert.
