Die beste virtuelle KI-Rezeptionistin für Praxen: 7 Optionen

Die eine beste virtuelle KI-Rezeptionistin für jede Praxis gibt es nicht: Es hängt von deiner Software ab, vom Kanal deiner Patienten und davon, was der Anbieter zu den Daten sagt. Mit Doctoralia, Gesden oder Clinic Cloud schau dir zuerst digaclinic an; mit DriCloud oder XDentalCloud Agendavia. Diesen Vergleich veröffentlicht heydiga, selbst eine der sieben Optionen.

David Zafra · · 14 Min. Lesezeit

Tierärztin mit Stethoskop untersucht einen weißen Hund, der auf dem Edelstahl-Behandlungstisch einer Tierarztpraxis sitzt
  • Sieben Optionen, am 3. November 2026 auf ihrer eigenen Website gelesen; Preise in Euro, mit der MwSt.-Angabe, die jede veröffentlicht.
  • Jede Option hat ihren Haken, auch heydiga.
  • Datenschutz ist ein weiteres Kriterium: was jede Seite zu Servern, Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterauftragsverarbeitern sagt.
  • Bevor du abschließt, fordere den Vertrag schriftlich an und teste mit einem Beispielkalender.

Nach welchen Kriterien vergleicht man virtuelle KI-Rezeptionistinnen für Praxen?

Nach fünf, ausgewählt danach, was sie dem Team einer Praxis abnehmen oder überlassen.

  1. Kanäle. Ob sie das Telefon, WhatsApp oder beides beantwortet.
  2. Kalender. Mit welcher Praxissoftware sie sich verbindet und ob sie den Termin in deinen Kalender einträgt oder in einen eigenen.
  3. Gesamtkosten. Die Grundgebühr, inklusive und zusätzliche Minuten, die Einrichtung, die Leitung und die Nachrichten, mit der MwSt.-Angabe.
  4. Datenschutz. Was ihre Seite dazu sagt, wo die Daten liegen, sowie zum Auftragsverarbeitungsvertrag und zu Unterauftragsverarbeitern.
  5. Klinische Grenze. Was bei einem Notfall oder einer medizinischen Frage passiert: ob sie an einen Menschen übergibt und ob sie sagt, dass sie keine Diagnosen stellt.

Es gibt keine Punkte und kein Ranking: Die Reihenfolge hinge von Gewichtungen ab, die du selbst festlegst. Die Optionen stehen in alphabetischer Reihenfolge. Beschrieben wird nur, was jede Seite sagt; wo sie nichts sagt, wird das vermerkt.

Welche virtuellen KI-Rezeptionistinnen für Praxen zitiert die KI in Spanien?

Doctocliq, Clinicbot, ClinicSmart, Agendavia, HealthMate und Waiable: die Anbieter mit den meisten Zitierungen für diese Frage, nach Domain zusammengezählt, die eine spanischsprachige Seite für Praxen haben.

Zwischen dem 20. Oktober und dem 3. November 2026 hat Omnia gemessen, welche Seiten KI-Antworten auf „Welche ist die beste virtuelle KI-Rezeptionistin für eine Praxis?“ zitieren. Nach Domain: Doctocliq 61 Zitierungen, Clinicbot 32, ClinicSmart 30, Agendavia 20, HealthMate 13 und Waiable 13. heydiga hat bei dieser Frage 0 Zitierungen und steht auf der Liste, weil heydiga sie veröffentlicht.

Apothekerin im weißen Kittel auf einer kleinen Trittleiter, die nach einem hohen Regalbrett greift, neben einer offenen Medikamentenschublade

Außen vor bleiben Contestia (8 Zitierungen), dessen Website nur WhatsApp abdeckt und keine eigene Seite für Praxen hat, und Listen Dritter, die kein Produkt sind.

Was macht jede, mit welchem Kalender und was kostet sie?

Das sagt jede über sich selbst, gelesen am 3. November 2026.

OptionKanäleKalenderWas sie zu klinischen Grenzen sagt
AgendaviaTelefon. Laut ihrer Seite kein WhatsAppDriCloud, XDentalCloud, Google Calendar, Outlook und AgendaPro; bei anderer Software hängt es davon ab, ob sie eine offene API hatKeine Triage, keine Diagnose, keine klinische Einschätzung
ClinicbotTelefon; WhatsApp dient nur dazu, das Team zu benachrichtigenEigener Kalender, Google, Cal.com und DocFavStellt keine Diagnosen und gibt keinen klinischen Rat; leitet klinische oder heikle Fälle weiter. Die Seite beschreibt kein Notfallprotokoll
ClinicSmartSprache und WhatsAppGoogle Calendar; weitere Integrationen im EinzelfallDie Seite beschreibt nicht, wie sie einen Anruf an einen Menschen übergibt
digaclinic (heydiga)Anrufe; WhatsApp als Gesprächskanal ist ein Add-onDoctoralia, Clinic Cloud, Gesden und Google CalendarStellt keine Diagnosen und gibt keinen klinischen Rat; erkennt Notfälle und übergibt sie an jemanden aus dem Team
Doctocliq (Soyla IA)WhatsApp; die Seite behandelt Sprache nichtDer Kalender von Doctocliq; weitere Integrationen: „können wir prüfen“Übergibt, was außerhalb ihres Rahmens liegt, mit Kontext an einen Menschen. Die Seite beschreibt keine Notfälle
HealthMateSprache, WhatsApp und WebEigener Kalender und eigene Patientenverwaltung; nennt keine externe SoftwareÜbergibt mit Zusammenfassung und Kontext an die Anmeldung, wenn ein Mensch gebraucht wird
WaiableWhatsApp und Web-Widget. Sprache „kommt demnächst“; heute bearbeitet sie verpasste AnrufeGoogle Calendar; andere Software „wird im Audit geprüft“„Gibt keinen medizinischen Rat und improvisiert nicht“; übergibt das Gespräch an die Anmeldung. Die Seite beschreibt keine Notfälle
OptionÖffentlicher PreisBedingungen
Agendavia69 €/Monat (1 Behandler, 180 Minuten); 99 € (bis 3, 270); 199 € (bis 6, 550); 349 € (unbegrenzt, 950)Ohne MwSt. Einrichtung 290 €, entfällt, wenn deine Software schon eine fertige Integration hat. Zusatzminute: 0,35 €. Keine Mindestlaufzeit, ein Monat Kündigungsfrist
ClinicbotKostenlos mit 0,21 €/Min.; Pro 55 €/Monat mit 0,19 €/Min.Gibt nicht an, ob die MwSt. enthalten ist. Leitung: 5 €/Monat im kostenlosen Tarif. Einrichtung durch den Anbieter: 225 €. Keine Mindestlaufzeit
ClinicSmartEsencial 129 €/Monat (1 Behandler, 300 Minuten, 1.000 WhatsApp-Nachrichten); Clínica 229 € (bis 4, 700 Minuten, 3.000 Nachrichten)Zzgl. MwSt. Es ist der „Gründerpreis“, ein Einführungstarif für die ersten 30 Praxen, der „für Neukunden steigen wird“. Zusatzminute: 0,16 € bzw. 0,14 €. Onboarding kostenlos. Mit deiner eigenen WhatsApp-Nummer rechnet Meta die Nachrichten ab. Keine Mindestlaufzeit, ein Monat Kündigungsfrist
digaclinic (heydiga)Diga Lite 49 €/Monat (200 Minuten); Diga Start 99 € (500); Diga Growth 169 € (900); Diga Pro 279 € (ab 1.500). WhatsApp als Gesprächskanal: 39 €/MonatOhne MwSt. und ohne Mindestlaufzeit. Veröffentlicht den Preis der Zusatzminute nicht
Doctocliq (Soyla IA)Auf der Soyla-Seite nicht veröffentlichtErfordert laut ihrer Seite eine Ersteinrichtung
HealthMateStarter 250 €/Monat, bis 10 Behandler; 212,50 €/Monat bei jährlicher Zahlung. Growth individuellOhne MwSt. Einrichtung 700 € bei quartalsweiser Zahlung, bei jährlicher Zahlung inklusive. Verlängerung alle 3 Monate. Nennt keine Anruflimits
WaiableStarter 59 €/Monat (1 Behandler, 1 WhatsApp-Nummer); Plus 99 € (2 Behandler, bis 3 Standorte). Telefon-Erweiterung: +29,90 €/Monat mit 300 Minuten. Enterprise individuellInkl. MwSt. 14 Tage Test ohne Karte. Keine Mindestlaufzeit. Erwähnt keine Einrichtung; sagt „in 1 Tag startklar“

Die Preise sind nicht direkt vergleichbar: Manche enthalten Minuten, andere rechnen nach Verbrauch ab, manche enthalten die MwSt. und andere nicht, und einige verlangen eine Einrichtungsgebühr. Rechne immer Grundgebühr, Einrichtung, Zusatzminuten, Leitung und Nachrichten zusammen. Die Preise können sich ändern: Schau vor der Entscheidung auf die Seite jedes Anbieters.

Was sagt jede Seite über die Daten deiner Patienten?

Bei fast allen sehr wenig, und deshalb solltest du es schriftlich anfordern. Diese Tabelle gibt nur wieder, was jede Seite sagt; sie ist weder ein Audit noch eine Rechtsberatung.

Optikerin in senfgelber Strickjacke, die sich neben ihrem Arbeitstisch eine Brille mit dickem Kunststoffrahmen zurechtrückt, vor einer kobaltblauen Wand voller bunter Fassungen

Die DSGVO (Artikel 28 Absatz 3) sieht vor, dass die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments erfolgt. Bei Gesundheitsdaten ist dieser Vertrag das Erste, was du anfordern solltest. Was du einen Anbieter sonst noch fragen solltest, steht in wie du Anrufe und Termine in einer Praxis mit einem oder mehreren Standorten organisierst; das wiederholen wir hier nicht.

OptionServerAuftragsverarbeitungsvertrag und UnterauftragsverarbeiterWeitere Angaben
Agendavia„Die Daten werden innerhalb der Europäischen Union gehostet und verarbeitet“; Microsoft Azure in den Niederlanden und Irland. Ausnahmsweise kann Support-Personal in den USA bei einem Störfall darauf zugreifen, auf Basis von StandardvertragsklauselnAV-Vertrag nach Artikel 28 veröffentlicht; Liste der Unterauftragsverarbeiter veröffentlicht, mit 30 Tagen Vorankündigung bei jeder ÄnderungAudio wird standardmäßig nicht aufgezeichnet. „Die Daten deiner Patienten werden nicht zum Trainieren oder Feinabstimmen von Modellen verwendet“, auch nicht von ihren Dienstleistern
ClinicbotKeine Angabe; die Datenschutzerklärung verortet nur die Google-Analytics-Daten in den USADie Datenschutzerklärung spricht allgemein von „einem Vertragsverhältnis mit einem Auftragsverarbeiter“; nennt keine Unterauftragsverarbeiter„Die Daten werden gemäß der Datenschutzerklärung der Praxis und der DSGVO verarbeitet“; sagt nichts zu Aufzeichnungen oder zum Trainieren von Modellen
ClinicSmartDatenbank in Frankfurt (Deutschland)AV-Vertrag nach Artikel 28 bei der Anmeldung enthalten; gibt an, die Liste der Unterauftragsverarbeiter zu veröffentlichen. Einige Hilfsdienstleister verarbeiten Daten in den USA, auf Basis von StandardvertragsklauselnSpeichert kein Audio, nur Transkript und Zusammenfassung. Gibt an, weder eine ISO-Zertifizierung für Informationssicherheit noch das Esquema Nacional de Seguridad (ENS, Spaniens nationales Sicherheitsrahmenwerk) noch ein Audit durch Dritte zu haben
digaclinic (heydiga)Server in der Europäischen UnionDer Vertrag steht nicht auf den öffentlichen Seiten. Die Datenschutzerklärung listet keine Unterauftragsverarbeiter aufVerschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand; gibt das Esquema Nacional de Seguridad der Kategorie mittel und ISO/IEC 27001:2022 an; zeichnet nur auf, wenn der Betrieb es aktiviert
Doctocliq (Soyla IA)Keine AngabeNicht erwähntDie Seite spricht weder über die DSGVO noch über Gesundheitsdaten
HealthMateKeine AngabeNicht erwähntSpricht von „garantierter Sicherheit und Privatsphäre“ und „verantwortungsvollem Umgang mit Gesundheitsdaten“; „erweiterte DSGVO“ nur in Growth
WaiableKeine AngabeGibt an, als Auftragsverarbeiter zu handeln; bietet den Vertrag auf den gelesenen Seiten nicht an. Die Datenschutzerklärung nennt Kategorien von Unterauftragsverarbeitern, ohne Namen oder RegionenBehandelt Gesundheitsdaten als besondere Kategorie (Artikel 9 DSGVO); „klinische Daten laufen nicht über WhatsApp“. Sagt nichts zu Aufzeichnungen oder zum Trainieren von Modellen

So liest du die Tabelle: Agendavia veröffentlicht den AV-Vertrag und die Liste der Unterauftragsverarbeiter mit deren Region. ClinicSmart beschreibt den Vertrag und gibt an, die Liste zu veröffentlichen, und ist diejenige, die ohne Umschweife sagt, welche Zertifizierungen sie nicht hat. Bei den übrigen, heydiga eingeschlossen, taucht der Vertrag auf den gelesenen Seiten nicht auf.

Zum Trainieren von Modellen mit den Gesprächen äußert sich auf den gelesenen Seiten nur Agendavia. heydiga sagt nur, dass es den Service mit anonymisierten oder aggregierten Daten verbessert.

Fünf Fragen, die du jedem Anbieter vor dem Abschluss schriftlich stellen solltest:

  1. Geben Sie mir den Auftragsverarbeitungsvertrag (Artikel 28 DSGVO)?
  2. Wo stehen die Server, auf denen die Patientendaten gespeichert werden?
  3. Veröffentlichen Sie die Liste der Unterauftragsverarbeiter und informieren Sie über Änderungen?
  4. Zeichnen Sie das Audio der Anrufe auf oder speichern Sie nur das Transkript?
  5. Nutzen Sie oder Ihre Dienstleister die Gespräche, um Modelle zu trainieren?

Wo liegt bei jeder der Haken?

Jede hat einen, und den solltest du vor dem Preis lesen.

Agendavia

Sie geht nur ans Telefon; laut ihrer Seite ist WhatsApp nicht verfügbar. Bei Software ohne Connector oder offene API empfiehlt sie Google Calendar oder Outlook. Die Einrichtung für 290 € entfällt, wenn deine Software schon integriert ist. Es gibt einen Test mit 30 Gesprächsminuten.

Clinicbot

Der Kalender ist ein eigener, und die Seite nennt keine andere Praxissoftware. Das WhatsApp betreut keine Patienten. Die Seite sagt nicht, wo die Daten liegen. Die Zahl der Agenten im kostenlosen Tarif stimmt auf der Seite nicht überein: „1 Agent“ im Tarif und „Bis zu 3“ in der Tabelle.

ClinicSmart

Die Grundgebühr versteht sich ohne MwSt., aus 129 € werden mit 21 % also 156,09 €, und es ist ein Gründerpreis, der für Neukunden steigt. Die Anbindung an eine Verwaltungssoftware taucht nur im individuellen Tarif auf. Die Seite beschreibt nicht, wie sie einen Anruf an einen Menschen übergibt. Sie hat weder die ISO-Zertifizierung für Informationssicherheit noch das Esquema Nacional de Seguridad und sagt das auch.

digaclinic (heydiga)

  • Die Anbindung an die Software deiner Branche und Erinnerungen per WhatsApp und per Anruf sind ab Diga Start enthalten. Diga Lite für 49 € enthält sie nicht (Tarifmatrix der Preisseite, gelesen am 3. November 2026).
  • WhatsApp als Gesprächskanal ist ein Add-on für 39 €/Monat, mit 200 bis 1.500 Gesprächen je nach Tarif.
  • Die Preisseite sagt nicht, was eine Zusatzminute kostet. Sie sagt aber, dass heydiga Anrufe nicht abbricht und Bescheid gibt, bevor das Limit erreicht ist.
  • heydiga veröffentlicht weder den AV-Vertrag noch die Liste der Unterauftragsverarbeiter. Man muss sie anfordern.
  • Nur Diga Lite hat einen Button zum kostenlosen Testen; bei den anderen Tarifen fragst du eine Demo an.

Doctocliq (Soyla IA)

Soyla bedient WhatsApp, und die Seite behandelt keine Anrufe. Am besten funktioniert sie mit dem Kalender von Doctocliq. Es gibt keinen veröffentlichten Preis, und die Seite sagt nichts zu den Daten.

HealthMate

Es ist eine Praxisverwaltungsplattform mit integrierter Patientenkommunikation, also breiter aufgestellt als eine Anmeldung. Die Seite sagt weder, mit welcher Kalendersoftware sie sich verbindet, noch, wie viele Anrufe enthalten sind, noch, wo die Daten liegen oder ob es einen AV-Vertrag gibt. Die Einrichtung für 700 € wird beim Quartalstarif fällig.

Waiable

Laut ihrer Seite kommt der Sprachagent „demnächst“: Heute erkennt sie verpasste Anrufe und schreibt dem Patienten per WhatsApp. In den Tarifen steht eine Telefon-Erweiterung für 29,90 €/Monat mit 300 Minuten, also solltest du fragen, was sie heute am Telefon macht. Sie synchronisiert sich mit Google Calendar; für andere Software musst du nachfragen. Sie sagt nicht, wo die Server stehen.

Welche passt zu deiner Praxis?

Das hängt von der Software ab, in der dein Kalender lebt.

Was du brauchst …Schau zuerst auf
Der Termin soll in Doctoralia, Gesden oder Clinic Cloud landendigaclinic, die einzige der sieben mit einer eigenen Seite für jede davon
Der Termin soll in DriCloud, XDentalCloud oder AgendaPro landenAgendavia
Am Telefon testen und nur den Verbrauch zahlenClinicbot, der kostenlose Tarif
WhatsApp und Web betreuen, mit veröffentlichtem Preis und vorerst ohne AnrufeWaiable
Nur WhatsApp betreuen, mit dem Kalender von DoctocliqDoctocliq (Soyla IA)
Eine Verwaltungsplattform mit integrierter PatientenkommunikationHealthMate
Veröffentlichter AV-Vertrag und veröffentlichte UnterauftragsverarbeiterAgendavia; ClinicSmart beschreibt den Vertrag und gibt an, die Liste zu veröffentlichen

Warum digaclinic bei Doctoralia, Gesden oder Clinic Cloud vorne liegt: Alle drei haben bei heydiga eine eigene Seite, auf der steht, was heydiga in jeder davon liest und schreibt. Das ist kein Qualitätsbeweis, und heydiga ist selbst Partei.

Wie testest du sie vor dem Abschluss?

Mit einem Testkalender und erfundenen Patienten, für jede Option derselbe Test. Wenn du deinen echten Kalender nutzt, unterschreibe vorher den AV-Vertrag.

FallWas passieren sollte
Ein Termin bei einem bestimmten BehandlerEr wird in dessen Kalender eingetragen, mit der Dauer dieser Behandlung
Eine Verschiebung und eine AbsageBeides wird im Kalender umgesetzt und das Zeitfenster wird frei
Ein Termin, der gerade über einen anderen Kanal vergeben wurdeSie bietet ihn nicht an
Eine Frage, die du nicht hinterlegt hastSie sagt es und übergibt sie an einen Menschen
Ein NotfallSie übergibt ihn nach deinem Protokoll; sie bewertet keine Symptome
Der Kalender antwortet nichtDer Termin bleibt offen und sie benachrichtigt einen Menschen

Vergleiche auch die Kosten eines normalen Monats mit denen deines stärksten Monats: Manche rechnen pro Minute ab, andere pro Nachricht und wieder andere mit einer festen Gebühr.

Wo heydiga ins Bild passt

heydiga passt, wenn dein Kalender in Doctoralia, Gesden oder Clinic Cloud liegt und jeder Anruf mit einem dort eingetragenen Termin enden soll. Die KI-Rezeptionistin von digaclinic antwortet mit natürlicher Stimme und vergibt Termine nach dem Kalender jedes Behandlers und jedes Behandlungszimmers. Notfälle und alles Klinische übergibt sie an einen Menschen. Sie gibt sich von Anfang an als virtuelle Assistentin zu erkennen.

Ohne etwas zu installieren, ohne die Software zu wechseln und ohne die Nummer der Praxis anzufassen. Wenn sie nicht zu dir passt, nutze die Tabelle oben: Die Kriterien sind dieselben.

Demo der KI-Rezeptionistin anfragen

Häufige Fragen

Welche ist die beste virtuelle KI-Rezeptionistin für eine Praxis?

Das hängt von deiner Praxissoftware ab. Soll der Termin in Doctoralia, Gesden oder Clinic Cloud landen, schau dir digaclinic an; liegt dein Kalender in DriCloud oder XDentalCloud, Agendavia. Steht der Kalender fest, vergleiche die Gesamtkosten und was jede zu den Daten sagt.

Muss ich meine Telefonnummer ändern?

Nein, bei denen, die es angeben. heydiga und Waiable behalten die Nummer, die du schon hast; Agendavia und Clinicbot arbeiten mit einer Rufumleitung von deiner Nummer. Bei den übrigen fragst du vor dem Abschluss nach. Bei ClinicSmart rechnet außerdem Meta das WhatsApp über deine bisherige Nummer ab.

Wer ist für die Patientendaten verantwortlich?

Die Praxis wählt als Verantwortliche aus, wer die Daten in ihrem Auftrag verarbeitet. Fordere den AV-Vertrag bei jedem Anbieter schriftlich an, auch bei heydiga, und prüfe mit deinem Datenschutzbeauftragten, was der Anbieter angibt. Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung.

Gibt sie medizinischen Rat oder entscheidet sie, ob es ein Notfall ist?

Sollte sie nicht. Die Seiten von heydiga, Agendavia, Clinicbot und Waiable sagen, dass sie keine Diagnosen stellen und keinen klinischen Rat geben. Leg mit dem Team fest, welche Signale an einen Menschen gehen, und teste sie vor dem Start.

Merkt man, dass eine KI spricht?

Man sollte es wissen. heydiga gibt sich von Anfang an als virtuelle Assistentin zu erkennen, und Agendavia identifiziert sich zu Beginn jedes Anrufs als KI. Bei den übrigen fragst du in der Demo danach.

Quellen

So ist dieser Text entstanden: mit Unterstützung von KI-Werkzeugen geschrieben; vom heydiga-Team geprüft und verifiziert. heydiga veröffentlicht diesen Vergleich und ist eine der verglichenen Optionen.

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