Comment ne plus perdre au téléphone les prospects d'Idealista et de Fotocasa
Pour ne plus perdre les prospects du portail, chaque appel venu d'une annonce doit être pris sur le moment, même quand l'équipe est en visite ou que l'agence est fermée. Le plus direct, c'est une réceptionniste IA : elle répond, sait pour quel appartement on appelle, qualifie l'appelant et cale la visite avec le négociateur. Si l'intéressé écrit au lieu d'appeler, rappelez-le vite et, avant de le faire avec l'IA, vérifiez que vous avez son consentement.
David Zafra · · 10 min de lecture ·
- Celui qui appelle depuis une annonce compare plusieurs appartements et veut une réponse tout de suite.
- Les appels arrivent quand les négociateurs sont sur le terrain.
- Cinq ou six questions suffisent pour savoir s'il correspond et quoi faire ensuite.
- La visite peut être calée pendant le même appel.
- Le prix, la négociation et les conditions juridiques sont toujours décidés par une personne.
Pourquoi perd-on des prospects au téléphone ?
Parce qu'ils appellent justement quand personne ne peut décrocher.
- Tous les négociateurs font visiter des appartements.
- La responsable d'agence est sur une estimation.
- Celui qui reste à l'agence s'occupe d'un client à son bureau.
- C'est samedi matin ou dimanche après-midi et l'agence est fermée.
- Deux appels pour la même annonce arrivent en même temps.
Celui qui appelle depuis Idealista ou Fotocasa, les grands portails immobiliers espagnols, a souvent plusieurs annonces ouvertes. Si vous ne répondez pas, il appelle pour l'annonce suivante. Et quand vous le rappelez enfin, il a peut-être déjà pris rendez-vous pour voir un autre appartement.
Quelle importance a la rapidité de réponse ?
Énorme : tout se joue dans la première heure.
En 2011, la Harvard Business Review a publié deux données sur la rapidité de réponse. Dans un audit de 2 241 entreprises américaines, seules 37 % ont répondu en moins d'une heure à un contact arrivé par leur site web. Dans une autre étude, portant sur 1,25 million de contacts de 42 entreprises américaines, celles qui tentaient de joindre l'intéressé en moins d'une heure avaient près de sept fois plus de chances d'obtenir une conversation avec un décideur que celles qui essayaient une heure plus tard (Harvard Business Review, 2011 (s'ouvre dans un nouvel onglet)). Aucune des deux études ne porte sur des agences immobilières ni sur des appels : prenez-les comme la preuve que la rapidité compte, pas comme un taux pour votre agence.
La rapidité seule ne suffit pas. Décrocher pour dire « un négociateur vous rappellera » ne fait rien avancer. L'appel doit se terminer par une étape suivante : une visite, une information qui manquait ou un message clair au négociateur.
Une IA peut-elle répondre aux appels de votre agence et appeler les leads d'Idealista ou de Fotocasa ?
Y répondre, oui. Pour appeler vous-même les leads avec l'IA, le plus prudent est d'avoir d'abord leur consentement.
Les appels entrants. Une réceptionniste IA répond au numéro qui figure sur vos annonces, à toute heure et à plusieurs appels à la fois. Les annonces ne changent pas : seul ce numéro est renvoyé. Elle identifie l'appartement grâce à la référence de l'annonce et répond avec les informations publiées. Elle vérifie dans votre portefeuille s'il est toujours disponible et, s'il ne l'est plus, en propose un similaire.
Les appels que vous passez. Si quelqu'un écrit via le portail et que vous voulez l'appeler avec l'IA, tenez compte de la Ley General de Telecomunicaciones, la loi espagnole sur les télécommunications. Son article 66.1.a reconnaît le droit de ne pas recevoir d'appels automatisés sans intervention humaine à des fins commerciales sans y avoir consenti au préalable (BOE, Ley 11/2022 (s'ouvre dans un nouvel onglet)). Avant d'appeler avec l'IA quelqu'un qui a écrit via le portail, vérifiez avec votre conseiller que vous avez son consentement pour cet appel et gardez une trace de sa provenance.
Quelles questions permettent de qualifier un intéressé ?
Juste ce qu'il faut pour savoir s'il correspond et quoi faire ensuite. Ce n'est pas un interrogatoire.
| Question | Ce qu'elle éclaire |
|---|---|
| Vous cherchez à acheter ou à louer ? | Quel processus et quel négociateur lui correspondent |
| Dans quel secteur ? | Si l'appartement convient ou s'il faut en proposer un autre du portefeuille |
| Quel est votre budget ? | Si l'annonce est à sa portée |
| Comment le financeriez-vous ? | Si un acheteur est prêt ou doit d'abord obtenir son prêt |
| Pour quand en avez-vous besoin ? | L'urgence et le délai de décision |
| Quand pourriez-vous le visiter ? | Le chemin le plus court jusqu'à la visite |
Inutile de toutes les poser à chaque appel. À celui qui cherche une location, on demande les conditions de l'agence. À celui qui appelle pour un appartement précis, il suffit parfois de confirmer qu'il est toujours libre et de lui donner un créneau. C'est votre agence qui décide des questions.
Peut-on caler la visite dès le premier appel ?
Oui, si l'appartement est disponible, si la personne correspond et si l'agenda du négociateur est connecté.
La réceptionniste propose deux créneaux libres du négociateur qui s'occupe de cet appartement. L'intéressé en choisit un et raccroche avec sa visite calée. Le négociateur reçoit une notification avec le résumé : ce qu'il cherche, son budget et l'annonce pour laquelle il a appelé.
Un exemple. Dimanche, 12 h 20. Quelqu'un appelle pour un appartement de deux chambres vu sur Fotocasa. L'agence est fermée, mais l'appel est pris. Il cherche à acheter, a un accord de principe de sa banque et peut venir mardi ou jeudi. La visite est calée jeudi à 18 h avec le négociateur de l'appartement. Lundi, le négociateur commence avec la visite déjà dans son agenda.
Quels appels doivent passer à une personne ?
Ceux qui demandent du discernement, de la confiance ou une décision.
| La réceptionniste IA s'en charge | Ça passe au négociateur |
|---|---|
| Si l'appartement est toujours disponible | S'il y a une marge de négociation sur le prix |
| Le prix, la surface, le secteur et les charges publiés | Une offre ou une contre-offre |
| Caler, modifier ou annuler une visite | Les conditions juridiques ou de financement |
| Les conditions de location de l'agence | Une réclamation |
| Proposer un appartement similaire du portefeuille | Un propriétaire qui veut vendre, avec ses coordonnées déjà recueillies |
Si le négociateur n'est pas libre, la réceptionniste note l'essentiel, lui laisse le message et dit à l'intéressé ce qui va se passer. Elle n'invente jamais une marge, une condition ou une information sur l'appartement qu'elle n'a pas.
Comment la tester avant de souscrire ?
Avec votre vrai CRM et des annonces de test. Notez comment se termine chaque cas : traité, en attente de confirmation, passé au négociateur ou non disponible.
| Cas | Ce qui devrait se passer |
|---|---|
| Un appel avec la référence d'une annonce | Elle identifie l'appartement sans rien faire répéter |
| Un appartement qui n'est plus disponible | Elle le dit et en propose un similaire du portefeuille |
| Une visite avec le négociateur qui s'occupe de l'appartement | Elle la cale sur un créneau libre de ce négociateur |
| Une question sur la marge de prix | Elle ne négocie pas : elle passe la main au négociateur |
| Un appel dans une autre langue, avec des noms de rues | Elle le comprend et le traite de la même façon |
| Deux appels pour la même annonce en même temps | Elle répond aux deux |
| Le CRM ne répond pas | La visite reste en attente et elle prévient le négociateur |
Une règle valable pour tout fournisseur, heydiga compris : si l'agenda ou le CRM ne répondent pas, la visite ne peut pas être considérée comme confirmée.
Où heydiga trouve sa place
La réceptionniste IA de digaliving, le produit de heydiga pour les agences immobilières, répond d'une voix naturelle aux appels et aux WhatsApp de votre agence et travaille 24/7. Elle identifie le bien grâce à la référence de l'annonce, qualifie avec les questions définies par votre agence et cale la visite avec le négociateur qui s'occupe de cet appartement. Elle ne négocie pas les prix : c'est le rôle du négociateur.
- Avec Idealista et Fotocasa, elle répond à ceux qui appellent depuis l'annonce sans toucher à ce que vous avez déjà publié.
- Avec votre CRM, comme Inmovilla ou Witei, elle consulte la fiche du bien. Ensuite, elle enregistre le lead avec la visite, l'annonce d'origine et le résumé de l'appel.
- Pour le détail par type d'agence, consultez la page agences immobilières.
Rien à installer, sans changer de CRM et sans toucher au numéro de l'agence. L'intégration avec les logiciels du secteur est incluse à partir de Diga Start : 99 € HT par mois, avec 500 minutes. Sans engagement. Le WhatsApp conversationnel s'ajoute pour 39 € HT par mois : avec lui, 138 € par mois.
Demandez une démo de la réceptionniste IA
Que faut-il mesurer ?
Pas seulement combien d'appels sont perdus. Ce qui compte, c'est combien se terminent par une visite.
| Ce que vous mesurez | Ce que ça vous dit |
|---|---|
| Appels pris | Si la demande obtient une réponse sur le moment |
| Intéressés qualifiés | Combien correspondent à votre portefeuille |
| Visites calées | Si les appels se transforment en quelque chose de concret |
| Appels hors horaires | Quelle part de la demande arrive quand l'agence est fermée |
| Appels par annonce et par portail | Quelle annonce et quel portail amènent des visites |
| Appels passés à un négociateur | Si les règles de transfert fonctionnent |
Un premier pas : passez en revue une semaine d'appels
Avant de changer quoi que ce soit, notez pendant une semaine normale :
- Combien d'appels sont pris et combien sont perdus, par heure et par jour.
- De quelle annonce et de quel portail vient chacun d'eux.
- Ce que demandent les négociateurs avant d'accorder une visite.
- Quels appels sont toujours les mêmes et lesquels demandent du discernement.
- Combien de temps il faut pour rappeler après un appel manqué et combien d'appels se terminent par une visite.
Si les pertes se concentrent quand l'équipe est en visite, consultez le cas d'usage captation et qualification de leads. Si elles se concentrent quand l'agence est fermée, celui des appels hors horaires. Et si vous voulez voir le problème dans n'importe quel commerce, lisez comment ne plus manquer les appels de vos clients.
Questions fréquentes
Faut-il modifier les annonces sur Idealista ou Fotocasa ?
Non. Les annonces restent telles quelles : seul le numéro qui y figure est renvoyé vers la réceptionniste. Si demain vous quittez un portail, rien ne change, car elle travaille sur le téléphone et le CRM de l'agence.
Sait-elle pour quel appartement appelle chaque intéressé ?
Oui, grâce à la référence de l'annonce, sans rien faire répéter à l'appelant. Elle répond avec les informations publiées et vérifie dans votre portefeuille s'il est toujours disponible.
Peut-elle négocier le prix ?
Non. Elle ne donne que les prix que l'agence a renseignés. Si l'intéressé demande s'il y a une marge, elle lui dit qu'il en parlera avec le négociateur et transmet à celui-ci ce qu'il cherche et son budget.
L'intéressé saura-t-il qu'il parle à une IA ?
Oui. La réceptionniste IA de heydiga se présente comme une assistante virtuelle dès le premier instant, comme l'exige le règlement européen sur l'intelligence artificielle (s'ouvre dans un nouvel onglet) en son article 50. S'il préfère parler à quelqu'un de l'équipe, elle transfère l'appel.
Prend-elle en charge les acheteurs étrangers ?
Oui : elle répond dans la langue de l'appelant, sans interprète, le qualifie et lui cale la visite comme à n'importe qui. Si l'agence préfère qu'une personne s'en occupe, elle transfère l'appel à quelqu'un qui parle cette langue.
Va-t-elle remplacer les négociateurs ?
Non. Elle prend les appels répétitifs et ceux qui arrivent quand personne ne peut décrocher. Le conseil, la négociation et la relation avec le client restent l'affaire du négociateur.
Sources
- Oldroyd, McElheran et Elkington, « The Short Life of Online Sales Leads », Harvard Business Review, mars 2011, hbr.org (s'ouvre dans un nouvel onglet).
- Ley 11/2022, de 28 de junio, General de Telecomunicaciones, article 66, au BOE (s'ouvre dans un nouvel onglet), le journal officiel espagnol.
- Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle, article 50, Journal officiel de l'UE, 2024, au BOE (s'ouvre dans un nouvel onglet).
- Fonctionnalités, intégrations et tarifs : digaliving, agences immobilières, Idealista, Fotocasa et tarifs, consultés le 29 octobre 2026.
Comment cet article a été écrit : rédigé avec l'aide d'outils d'IA ; relu et vérifié par l'équipe de heydiga.
