Wie du verhinderst, dass Kundinnen ihren Termin versäumen, ohne jede einzeln anzurufen

• Eine Nachricht mit dem Termin, der Uhrzeit und einer einfachen Möglichkeit zum Bestätigen oder Ändern erspart dir, jede Kundin mit vollen Händen anzurufen.
• Die Erinnerung geht von selbst raus, aus dem Kalender, den du schon nutzt.
• Änderungen und Absagen werden in derselben Nachricht erledigt, ohne dass jemand im Salon eingreifen muss.
• Mit einer Warteliste lässt sich die frei gewordene Zeit jemandem anbieten, der auf einen Termin gewartet hat.
• Eine verlässliche öffentliche Zahl dazu, wie viele Termine in Friseursalons und Kosmetikstudios in Spanien verloren gehen, wurde nicht gefunden.

Warum reicht es nicht, jede Kundin anzurufen?

Weil jeder einzelne Anruf Zeit kostet, die das Team nicht hat: Man telefoniert zwischen zwei Behandlungen, mit vollen Händen und ohne Garantie, dass die Kundin rangeht.

Eine Kundin sagt ihren Termin am Freitag um 18 Uhr ab. Sagt sie am Donnerstagnachmittag Bescheid, kann die Zeit jemand anderem angeboten werden. Meldet sie sich nicht, bleibt sie leer. Eine schriftliche Erinnerung mit einer einfachen Antwortmöglichkeit macht aus dem „Ich kann doch nicht“ eine rechtzeitige Absage.

Wie schwer dieses Problem wiegt, hängt vom einzelnen Salon ab. Bei der Durchsicht öffentlicher Quellen für diesen Leitfaden fand sich keine verlässliche Quote verpasster Termine für Friseur- oder Kosmetiksalons in Spanien, und Zahlen aus anderen Ländern oder aus dem Gesundheitswesen lassen sich nicht auf den Salon übertragen. Deshalb nennt dieser Leitfaden keinen Prozentsatz: Zähl selbst nach, mit der Liste im letzten Abschnitt.

Was gehört in eine gute Erinnerung?

Vier Dinge: die Termindaten, zwei klare Antworten, ein Versandzeitpunkt, den du festlegst, und nur eine Erinnerung.

1. Die Termindaten. Tag, Uhrzeit, Behandlung und bei wem.
2. Zwei klare Antworten. „Ich bestätige“ oder „Ich muss ihn verschieben“, ohne um einen Anruf zu bitten.
3. Ein Versandzeitpunkt, den du festlegst. Viele Salons wählen den Vortag. Bei heydiga entscheidet der Betrieb, wie lange vorher die Erinnerung rausgeht, über welchen Kanal und worum die Nachricht bittet.
4. Nur eine Erinnerung. Mehrere hintereinander nerven. Besser eine, die auch gelesen wird.

Und eine Einschränkung: Du musst nicht an alle Termine erinnern. Erinnere an die, die du auswählst, zum Beispiel an lange Behandlungen oder an Termine neuer Kundinnen.

Welche Erinnerungen bringen Booksy und Treatwell schon mit?

Beide verschicken Terminbenachrichtigungen direkt aus der Software, per SMS: Booksy im Rahmen des Abos, Treatwell mit Treatwell Pro.

Bei Koibox schau in deinem Konto nach, welche Erinnerungen aktiviert sind und über welchen Kanal sie rausgehen. Dieser Leitfaden beschreibt die Funktionen von Koibox nicht, weil sich die Seite bei dieser Recherche nicht abrufen ließ.

Was keine dieser Seiten beschreibt, ist der nächste Schritt: dass die Kundin im selben Chat antwortet, dass sich der Kalender von selbst anpasst und dass die Zeit jemand anderem angeboten wird. Hier kommt ein Assistent ins Spiel, der mit dem Kalender verbunden ist.

Wie bestätigt man Termine per WhatsApp, ohne anzurufen?

Mit einer WhatsApp-Nachricht und einer Antwort, die den Kalender aktualisiert.

Der Ablauf, Schritt für Schritt:

1. Die Kundin bucht und bekommt sofort die Bestätigung.
2. Vor dem Termin, zu der Uhrzeit, die du festlegst, erhält sie die Erinnerung.
3. Sie antwortet: Sie bestätigt, verschiebt oder sagt ab.
4. Möchte sie eine andere Uhrzeit, bekommt sie im selben Gespräch eine andere, tatsächlich freie Zeit aus dem Kalender angeboten, und der Termin wird verschoben.
5. Sagt sie ab, wird die Zeit frei und kann, wenn der Salon eine Warteliste führt, jemandem angeboten werden, der darauf gewartet hat.

Kommt eine Kundin am Ende doch nicht, erfasst heydiga den No-Show, damit der Betrieb mit Kundinnen, die öfter nicht erscheinen, anders umgehen kann.

Welche heydiga-Tarife enthalten die Erinnerungen?

Erinnerungen per WhatsApp und Anruf sind in Diga Start (99 € pro Monat zzgl. MwSt.), Diga Growth und Diga Pro enthalten, nicht aber in Diga Lite. Die Warteliste gibt es in Diga Growth und Diga Pro.

Quelle: Preise von heydiga, 29. Oktober 2026. WhatsApp als Gesprächskanal lässt sich zu jedem Tarif für 39 € pro Monat zzgl. MwSt. hinzubuchen. WhatsApp-Benachrichtigungen (zum Beispiel die Buchungsbestätigung) sind in allen vier Tarifen enthalten, Erinnerungen vor dem Termin ab Diga Start.

Funktioniert das mit dem Kalender, den du schon nutzt?

Ja, mit den Kalendern, die heydiga integriert: Booksy, Treatwell und Koibox. Deine Software bleibt dein Kalender. Die KI-Rezeptionistin liest dort die freien Zeiten aus und trägt die Änderungen ein.

Ein Hinweis für alle, die schon die Erinnerungen von Booksy oder Treatwell nutzen: Leg am besten fest, welche Erinnerung rausgeht und welche nicht, damit die Kundin nur eine bekommt.

Wo heydiga ansetzt

Die KI-Rezeptionistin von digalook, dem Produkt von heydiga für Friseursalons und Kosmetikstudios, schickt bei der Buchung die Bestätigung und vor dem Termin eine Erinnerung. Die Kundin kann den Termin direkt aus der Nachricht bestätigen oder ändern, und die Zeit wird rechtzeitig frei.

• Details zur Funktion findest du unter Erinnerungen und No-Shows.
• Für den restlichen Salonalltag schau dir Friseur- und Beautysalons an und wie du Anrufe und WhatsApp im Salon bewältigst, ohne ständig zu unterbrechen.
• Mit WhatsApp und Anrufen des Salons beantwortet derselbe Assistent beide Kanäle.

Die Grenzen: heydiga improvisiert nicht und erfindet nie einen Preis, Öffnungszeiten oder einen Termin. Und was das Urteil eines Menschen braucht, wird an das Team weitergegeben.

Wähl deinen Tarif und aktiviere die WhatsApp-Erinnerungen

Ein erster Schritt: Zähl einen Monat lang deine geplatzten Termine

Bevor du etwas änderst, notiere vier Wochen lang:

1. Wie viele Termine ohne Absage platzen und wie viele mit Absage.
2. An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit das am häufigsten passiert.
3. Wie viele dieser Lücken du am Ende füllst.
4. Welche Behandlungen und welche Kundinnen immer wieder auftauchen.
5. Wie viel Zeit das Team mit Bestätigungsanrufen verbringt.

Mit dieser Liste weißt du, ob eine Erinnerung per WhatsApp dein Problem löst, und du hast deine eigene Zahl statt einer fremden.

Häufige Fragen

Wie viele Termine gehen in einem Salon verloren, weil nicht bestätigt wird?

Für Friseur- und Kosmetiksalons in Spanien wurde keine verlässliche öffentliche Zahl gefunden. Bei der Recherche für diesen Leitfaden stammten die Zahlen, die auftauchten, aus dem Gesundheitswesen, aus anderen Ländern oder von Anbieterseiten ohne Methodik. Am sinnvollsten ist es, einen Monat lang deine eigenen zu zählen.

Wann sollte die Erinnerung rausgehen?

Wann du willst. Viele Salons schicken sie am Vortag, aber bei heydiga kannst du festlegen, wie lange vorher sie rausgeht. Eine einzige Erinnerung reicht.

Muss die Kundin anrufen, um den Termin zu ändern?

Nein. Sie kann ihn direkt aus der Nachricht bestätigen oder ändern. Möchte sie eine andere Uhrzeit, bekommt sie im selben Gespräch eine andere, tatsächlich freie Zeit aus dem Kalender angeboten.

Wird an alle Termine erinnert?

Das ist nicht nötig. heydiga erinnert an die Termine, die der Betrieb auswählt, nicht unbedingt an alle.

Was passiert mit der Zeit, wenn jemand absagt?

Sie wird rechtzeitig frei und kann an eine andere Kundin vergeben werden. Führt der Salon eine Warteliste, wird sie jemandem angeboten, der auf einen Termin gewartet hat.

Ersetzt das Booksy, Treatwell oder Koibox?

Nein. Deine Software bleibt dein Kalender. Die KI-Rezeptionistin liest daraus und schreibt hinein.

Quellen

• Booksy Biz, Kosmetikstudios (öffnet in einem neuen Tab) und Marketing-Tools (öffnet in einem neuen Tab), abgerufen am 29. Oktober 2026.
• Treatwell Business, Terminerinnerung (öffnet in einem neuen Tab), veröffentlicht am 14. Februar 2023 und aktualisiert am 18. Februar 2026, abgerufen am 29. Oktober 2026.
• Funktionen und Preise von heydiga: Erinnerungen und No-Shows, Friseur- und Beautysalons und Preise, abgerufen am 29. Oktober 2026.

Wie dieser Beitrag entstand: mit Unterstützung von KI-Tools geschrieben; vom heydiga-Team geprüft und verifiziert.