Salon-WhatsApp 24/7 beantworten, ohne ständig aufs Handy zu schauen

• Die kostenlose App antwortet außerhalb deiner Öffnungszeiten mit einem festen Text. Sie bucht nicht und beantwortet keine Fragen.
• Mit dem Buchungslink deiner Software bucht die Kundin selbst, zu jeder Uhrzeit, aber außerhalb des Chats.
• Eine KI-Rezeptionistin beantwortet WhatsApp zu jeder Uhrzeit und legt den Termin in deinem Kalender an. Bei heydiga ist das eine Zusatzoption für 39 € pro Monat zzgl. MwSt., die sich zu jedem Tarif hinzubuchen lässt.
• Nach einer Woche Zählen weißt du, ob dir die Abwesenheitsnachricht reicht.

Was kannst du mit der App WhatsApp Business kostenlos machen?

Mit der kostenlosen App kannst du mitteilen, dass du nicht da bist, neue Kontakte begrüßen und Antworten auf die üblichen Fragen speichern. Buchen lassen kannst du niemanden.

Die Funktionsseite von WhatsApp Business beschreibt es so:

• Abwesenheitsnachricht: „Beantworte Nachrichten, die außerhalb deiner Geschäftszeiten eingehen, automatisch“.
• Begrüßungsnachricht: wird an neue Kunden gesendet, wenn sie ein Gespräch beginnen.
• Schnellantworten: „Kurzbefehle für Nachrichten, die du regelmäßig sendest“. Die Kurzbefehle löst eine Person aus, einen nach dem anderen.
• Katalog: zeigt Produkte und Dienstleistungen; damit bleibt deine Leistungsübersicht sichtbar.
• Labels: ordnen und filtern wichtige Unterhaltungen.

Eine Kundin schreibt um 23 Uhr: „Habt ihr am Samstag noch Zeit für Strähnchen?“ Die Abwesenheitsnachricht sagt ihr, dass sie morgen eine Antwort bekommt. Bis jemand den Chat liest, hat sie weiterhin keinen Termin.

Auf dieser Meta-Seite taucht keine Buchungsfunktion auf, und die Schnellantworten brauchen weiterhin eine Person. Für einen kleinen Salon, der sich nur nicht mehr für späte Antworten entschuldigen will, reicht das manchmal.

So ist alles an einem Nachmittag eingerichtet:

1. Prüf die Öffnungszeiten in deinem Unternehmensprofil, denn die Abwesenheitsnachricht richtet sich nach deinen Geschäftszeiten.
2. Schreib die Abwesenheitsnachricht mit drei Angaben: wann du antwortest, den Buchungslink, falls du einen hast, und die Telefonnummer für Dringendes.
3. Speichere fünf Schnellantworten: Preise, Dauer der Behandlungen, Adresse, Anfahrt und wie man einen Termin verschiebt.
4. Versieh beim Schließen alles Offene mit einem Label. Morgens fängst du dort an.
5. Mach den 23-Uhr-Test: Schreib deinem Salon außerhalb der Öffnungszeiten von einem anderen Handy und schau, was bei einer Kundin ankommt.

Kann die Kundin mit dem Buchungslink deines Kalenders selbst buchen?

Ja, wenn deine Terminsoftware Online-Buchungen anbietet. Dann bucht die Kundin zu jeder Uhrzeit, ohne dass du antworten musst, allerdings außerhalb des Chats.

Das sagen die Seiten von zwei Programmen, die in Salons weit verbreitet sind:

Wenn du Koibox nutzt, schau in deinem Konto nach, welche Online-Buchungen es anbietet, denn die Seite von Koibox wurde für diesen Leitfaden nicht gelesen.

Die Grenze liegt im Chat: Die Kundin, die fragt „Wie lange dauert ein Balayage?“, will keine App öffnen, sie will eine Antwort. Und ein Buchungslink beantwortet keine Fragen.

Wenn deine Software dir einen Link gibt, füg ihn in die Abwesenheitsnachricht und ins Profil ein. Das ist nach dem ersten Schritt die günstigste Verbesserung. Prüf, ob deine Software diesen Link anbietet; keine der beiden Seiten beschreibt ihn.

Wann lohnt sich eine KI-Rezeptionistin für das WhatsApp des Salons?

Sie lohnt sich, wenn die Nachrichten außerhalb der Öffnungszeiten Fragen sind, an deren Ende ein Termin steht, und du sie nicht bis zum Morgen warten lassen willst. Sie antwortet direkt im Chat, sieht die tatsächlich freien Zeiten und legt den Termin an.

Auf der WhatsApp-Seite von heydiga steht, was der Kanal leistet:

• Antwortet zu jeder Uhrzeit: „Nachrichten werden sofort beantwortet, zu jeder Uhrzeit“, auch nachts und am Wochenende.
• Bucht: heydiga „prüft freie Zeiten, bestätigt den Termin und trägt ihn in den Kalender ein“.
• Nutzt einen einzigen Kalender für Telefon und WhatsApp, ohne doppelte Termine.
• Arbeitet mit der Nummer, die deine Kundinnen schon gespeichert haben, und empfängt die Fotos und Dokumente, die sie schicken.
• Gibt das Gespräch ans Team weiter, wenn es nötig ist: Jemand kann in einen Chat einsteigen, den heydiga gerade führt, mit dem ganzen Verlauf.

Die Grenzen, klar gesagt: heydiga improvisiert nicht und erfindet nie einen Preis, Öffnungszeiten oder einen Termin. Was das Urteil eines Menschen braucht, gibt heydiga ans Team weiter.

Noch etwas: heydiga ersetzt deine Terminsoftware nicht, sondern arbeitet mit der, die du schon nutzt, etwa Booksy, Treatwell oder Koibox.

Was kostet welche Option?

Die App ist kostenlos, und der Link hängt von deiner Software ab. Die KI-Rezeptionistin von heydiga kostet 39 € pro Monat zzgl. MwSt. zusätzlich zum Tarif.

Quelle der heydiga-Angaben: Preise, 3. November 2026. WhatsApp als Gesprächskanal lässt sich zu jedem Tarif hinzubuchen, und jeder Tarif enthält eine bestimmte Zahl an Gesprächen.

Zwei Dinge, die auf der Preisseite nicht stehen und nach denen du fragen solltest: was als ein Gespräch zählt und was passiert, wenn deine Gespräche aufgebraucht sind.

Was ist in jedem heydiga-Tarif schon enthalten, und was ist die Zusatzoption?

WhatsApp-Benachrichtigungen sind in allen Tarifen enthalten. Die Gespräche, also dass heydiga im Chat antwortet und bucht, sind die Zusatzoption.

Auf der Preisseite heißt es: „WhatsApp-Benachrichtigungen sind in allen Tarifen enthalten“. Diese Benachrichtigungen sind Nachrichten, die heydiga verschickt, etwa die Buchungsbestätigung. Erinnerungen vor dem Termin per WhatsApp und per Anruf gibt es ab Diga Start. WhatsApp als Gesprächskanal, also der Kanal, auf dem die Kundin schreibt und eine Antwort bekommt, wird separat hinzugebucht. Wie die Erinnerungen funktionieren, steht in wie du verhinderst, dass Kundinnen ihren Termin versäumen, ohne jede einzeln anzurufen.

Wo heydiga ins Spiel kommt

Die KI-Rezeptionistin von digalook, dem Produkt von heydiga für Salons, übernimmt WhatsApp und Anrufe des Salons mit demselben Assistenten und denselben Informationen. Zwischen den beiden Kanälen entstehen keine doppelten Termine.

• Die Details zum Kanal stehen unter WhatsApp und Anrufe.
• Einen ganzen Tag im Salon findest du unter Friseur- und Beautysalons.
• Zu den Anrufen: wie Salons Anrufe und Buchungen organisieren.

Wähle deinen Tarif und buche WhatsApp als Gesprächskanal dazu

Ein erster Schritt: der 23-Uhr-Test und eine Woche Zählen

Bevor du etwas bezahlst, mach den Test und zähl eine Woche lang:

1. Schreib deinem Salon außerhalb der Öffnungszeiten von einem anderen Handy und speichere den Screenshot.
2. Notier jeden Morgen, wie viele Nachrichten nachts gekommen sind und wie viele davon eine Terminanfrage waren.
3. Notier, wie viele bis zum Morgen gewartet haben und wie viele du selbst von zu Hause beantwortet hast.
4. Schau, wie viele mit einer Frage zu tun hatten und wie viele mit einem Termin.

Wenn die meisten „Bin gleich da“-Nachrichten oder eine Frage nach den Öffnungszeiten sind, reicht dir die Abwesenheitsnachricht. Wenn die meisten Termine sind, nimmt dir die KI-Rezeptionistin diese Arbeit ab.

Häufige Fragen

Kann ich die kostenlose App WhatsApp Business und eine KI-Rezeptionistin gleichzeitig nutzen?

Das wurde für diesen Leitfaden nicht geprüft. heydiga arbeitet mit der Nummer, die deine Kundinnen schon gespeichert haben. Wie die Verbindung funktioniert, erklärt die Seite nicht. Frag vor dem Abschluss danach.

Kann man über die Abwesenheitsnachricht buchen?

Nein: Sie informiert und leitet weiter. Sie antwortet außerhalb deiner Geschäftszeiten mit einem Text, den du schreibst. Damit die Kundin buchen kann, füg den Buchungslink deines Kalenders hinzu, falls deine Software einen anbietet.

Wie schnell antwortet die KI-Rezeptionistin?

heydiga gibt auf der eigenen WhatsApp-Seite eine Antwort in 1 Sekunde an. Das ist eine Angabe von heydiga, ohne Studie dahinter, also probier es selbst aus.

Was passiert, wenn eine Kundin mit einem Menschen sprechen will?

Jemand aus dem Team kann in das WhatsApp-Gespräch einsteigen, das heydiga führt, mit dem ganzen Verlauf. Was das Urteil eines Menschen braucht, gibt heydiga ans Team weiter.

Antwortet sie auch nachts und am Wochenende?

Ja: heydiga antwortet zu jeder Uhrzeit, auch nachts und am Wochenende, laut der eigenen WhatsApp-Seite. Termine, die außerhalb der Öffnungszeiten gebucht werden, stehen am nächsten Tag in deinem Kalender.

Muss ich meinen Kalender wechseln?

Nein. Deine Software bleibt dein Kalender, und heydiga liest dort die freien Zeiten und trägt die Termine ein.

Quellen

• WhatsApp Business (Meta), Funktionen der App (öffnet in einem neuen Tab), abgerufen am 3. November 2026.
• WhatsApp Business (Meta), häufige Fragen (öffnet in einem neuen Tab), abgerufen am 3. November 2026.
• Booksy Biz, Kosmetikstudios (öffnet in einem neuen Tab) und Marketing-Tools (öffnet in einem neuen Tab), abgerufen am 3. November 2026.
• Treatwell Business, Seite für Profis (öffnet in einem neuen Tab), abgerufen am 3. November 2026.
• Funktionen und Preise von heydiga: WhatsApp und Anrufe, Friseur- und Beautysalons, digalook und Preise, abgerufen am 3. November 2026.

Wie dieser Text entstanden ist: mit Unterstützung von KI-Werkzeugen geschrieben; vom heydiga-Team geprüft und verifiziert.