Com automatitzar les reserves amb una recepcionista IA sense perjudicar l'atenció al client
Per automatitzar les reserves sense empitjorar el servei, connecta una recepcionista IA a l'agenda que ja fas servir. La recepcionista IA de heydiga contesta les trucades i el WhatsApp, consulta la teva disponibilitat real i escriu la cita; el que demana criteri passa a una persona. Si el teu negoci no fa servir cap agenda, heydiga te'n dona una.
David Zafra · · 11 min de lectura ·
- Una sola agenda: la teva. El que entra per telèfon i el que entra en línia acaba al mateix lloc.
- Les regles del negoci (serveis, durades, equip, horaris) es defineixen una sola vegada.
- El que la recepcionista IA no sap, no s'ho inventa: ho diu i passa la trucada a l'equip.
- Mesura el que importa: trucades ateses, cites generades i absències.
Què cal connectar per automatitzar bé les reserves?
Tres coses: les regles del teu negoci, la teva agenda i els canals pels quals t'escriuen o et truquen.
Si en falta una, la reserva falla. Una clienta demana hora amb una professional concreta. Per respondre-li, cal saber quin servei és, quant dura, qui el pot fer i què queda lliure. Aquesta informació és a la teva agenda i a les teves regles. No al cap de qui agafa el telèfon.
heydiga no substitueix la teva agenda ni el teu CRM: hi treballa a sobre. Amb l'eina connectada, llegeix el catàleg, els horaris, els professionals i les regles, i hi escriu les cites.
Quines regles del negoci ha de conèixer?
A més del que és bàsic, les que fan que un servei duri més o menys del que és habitual.
El bàsic: quins serveis hi ha, quant dura cadascun, què pot fer cada persona de l'equip, l'horari i la ubicació. Després venen els detalls que desquadren una agenda:
- Marges per preparar, netejar o canviar de servei.
- Recursos compartits, com ara cabines o butaques.
- Què es fa amb un retard o una absència.
- Respostes al que es pregunta cada dia: preus orientatius, preparació, cancel·lacions.
Si el teu software ja té el catàleg, no cal carregar-lo a mà. Per exemple, amb Koibox, la recepcionista IA llegeix serveis, cabines, professionals, bons i horaris.
Una agenda o dues? I si ja tinc un programa de reserves?
Només una, i és la que ja fas servir. La recepcionista IA no obre una agenda paral·lela.
Durant la trucada, heydiga consulta la disponibilitat real de l'agenda connectada, així que no ofereix forats que un altre canal ja ha ocupat. Escriu la cita abans de penjar. Tan bon punt la disponibilitat viu en dos llocs, apareixen les reserves duplicades i els clients perden la confiança.
| El teu cas | Què passa amb l'agenda |
|---|---|
| Fas servir una agenda o un programa de reserves de la llista d'integracions | heydiga llegeix la teva disponibilitat i escriu les cites en aquesta mateixa agenda |
| Fas servir Google Calendar | Consulta els forats lliures i deixa la cita escrita abans de penjar |
| El teu software encara no té integració | Es valora com a desenvolupament; mentrestant, atén, informa i dona hora en una franja acordada amb el teu negoci |
| No fas servir cap agenda | heydiga te'n dona una |
Tens la llista completa a la pàgina d'integracions. Hi ha agendes i reserves, CRM, programes de gestió sectorial, botigues en línia i portals. Alguns exemples que es fan servir a Espanya: Koibox i Treatwell per a bellesa, i TheFork per a restaurants.
Com s'eviten les reserves duplicades?
Consultant l'agenda en el moment de la trucada i escrivint la cita abans de penjar.
En una agenda amb diversos canals, això és el que marca la diferència. Amb Treatwell, per exemple, la recepcionista IA sincronitza les cites i evita dobles reserves entre el canal propi del saló i el marketplace. Amb TheFork, consulta la disponibilitat en el moment de la trucada per no oferir un torn que el portal acaba de vendre. Si qui truca vol canviar o cancel·lar, el canvi també s'escriu a la teva agenda.
Les trucades i els missatges segueixen les mateixes regles?
Sí: la mateixa recepcionista IA porta les trucades i el WhatsApp amb la mateixa informació.
Els clients no es comporten tots igual. Uns fan servir un enllaç de reserva, d'altres escriuen i molts continuen trucant quan tenen pressa o un dubte. El més raonable no és obligar-los a fer servir un sol canal, sinó que tots acabin a la mateixa agenda i amb les mateixes regles. Per veure com funciona a la pràctica, mira el cas de WhatsApp i trucades en un sol lloc.
Com automatitzar sense espatllar l'experiència?
Resolent l'habitual amb poca fricció i passant a una persona el que demana criteri.
L'automatització sol fallar de dues maneres: obliga a passar per fluxos rígids o fa veure que sap el que no sap. Una configuració que protegeix l'atenció al client fa tres coses:
- Resol les peticions habituals: reservar, canviar o cancel·lar una cita, i preguntes d'horari, ubicació o preus.
- Diu el que no sap en lloc d'inventar-s'ho.
- Sap quan ha de passar la conversa a una persona.
heydiga no improvisa: mai s'inventa un preu, un horari ni una cita. Si la consulta se surt del que has definit, ho diu i transfereix la trucada al teu equip o pren nota del missatge. Tu decideixes a quin número o extensió va la trucada i en quins casos (transferència a una persona). L'objectiu no és que no hi intervingui ningú, sinó que les persones intervinguin on cal criteri.
Què passa quan la petició no és clara?
La precisió importa més que la pressa.
Un exemple de bellesa. Una clienta diu: «Vull metxes, però no sé si balayage o babylights, i tinc els cabells arrissats. Quant s'hi triga?». Triar un forat a cegues seria un error: dos serveis amb durades diferents i uns cabells que ho poden canviar tot. Aquí la resposta correcta és que ho valori algú de l'equip. A heydiga, si la recepcionista IA no troba a les teves regles el que necessita, ho diu i passa la trucada.
Per això convé decidir abans quines peticions es resolen soles i quines passen a una persona.
| Ho resol la recepcionista IA | Passa al teu equip |
|---|---|
| Reservar un forat lliure per a un servei definit | Un servei que no és a les teves regles o la durada del qual depèn del cas |
| Canviar o cancel·lar una cita | Una queixa |
| Horari, ubicació i preus que hagis carregat | Un preu o una excepció que no has definit |
| Consultar un dia o una professional concreta | Qui demana parlar amb una persona |
Què passa amb les confirmacions i els recordatoris?
El client rep la confirmació en reservar i un recordatori abans de la cita, per WhatsApp. Les respostes es reflecteixen a l'agenda.
Segons la pàgina de preus de heydiga, els avisos per WhatsApp van a tots els plans. El que canvia d'un pla a l'altre és la connexió amb el teu software i el que s'hi afegeix al voltant. Diga Lite (49 €/mes sense IVA, 200 minuts al mes) és el pla en què et registres i que configures tu. Diga Start (99 €/mes sense IVA, 500 minuts al mes) està connectat al teu software i al que surt per WhatsApp. Diga Growth (169 €/mes sense IVA) hi afegeix llista d'espera, cancel·lacions, ressenyes i suport prioritari.
Vols veure com es recupera un forat quan algú falla? Llegeix recordatoris i absències i la guia sobre com evitar que les clientes faltin a la cita sense trucar-les una per una.
Quins negocis noten més les interrupcions?
Els que atenen amb les mans ocupades: perruqueries, restaurants i tallers.
En una perruqueria, cada trucada interromp un servei, i els canvis i les cancel·lacions són freqüents. En un restaurant, el problema és el moment. Entre el 16 de setembre i el 15 d'octubre de 2026, 46 restaurants de la línia digafood van rebre 6.171 trucades. D'aquestes, 2.667 (43%) van arribar entre les 13:00 i les 16:00 o entre les 20:00 i les 23:00, hora de Madrid: en ple servei. En un taller, el que importa és la disponibilitat real del dia.
Per als tres, la resposta és la mateixa: que la trucada es contesti a la primera i que la cita quedi al forat lliure. Si et passa de nit, mira trucades fora d'horari. I si vols veure el problema en qualsevol negoci, llegeix com deixar de perdre trucades de clients.
Com saber si de debò funciona?
Amb uns quants senyals. Uns els veus al panell de heydiga i d'altres a la teva pròpia agenda.
| Senyal | On el veus |
|---|---|
| Trucades ateses | Panell de heydiga |
| Cites generades | Panell de heydiga |
| El que demanaven els clients i el motiu de cada contacte | Panell de heydiga, amb la transcripció de cada trucada |
| El que va entrar mentre el negoci era tancat | Panell de heydiga, l'endemà |
| Absències i cancel·lacions d'última hora | La teva agenda |
Si automatitzes i no mesures, vas a cegues. Convé anotar les absències de la teva agenda abans i després d'activar els recordatoris.
On encaixa heydiga
La recepcionista IA de heydiga contesta amb veu natural les trucades i el WhatsApp del teu negoci, reserva a la teva agenda i treballa 24/7. Per a bellesa, és la de digalook. Es connecta amb el teu programa de reserves sense instal·lar res.
- Si ja fas servir una agenda, heydiga hi treballa a sobre. Mira la llista d'integracions.
- Si no en fas servir cap, te'n dona una.
- Per a perruqueries i salons, mira la pàgina de perruqueries i salons de bellesa.
- Per veure com funcionen les reserves, mira reserves i cites.
Sense instal·lar res i sense permanència. Els preus, sense IVA, comencen en 49 €/mes amb Diga Lite.
Demana una demo de la recepcionista IA
Un primer pas: una llista abans d'automatitzar
- Anota els teus serveis, les durades, l'equip i les regles bàsiques.
- Decideix quina és la teva agenda i que sigui una de sola.
- Connecta a aquesta agenda els canals que ja fan servir els teus clients, sobretot el telèfon i el WhatsApp.
- Activa les confirmacions i els recordatoris, amb l'opció de canviar la cita fàcilment.
- Mesura les trucades ateses, les cites generades i les absències de la teva agenda.
Preguntes freqüents
Una IA pot atendre les trucades de reserva d'una perruqueria o d'un restaurant?
Sí: la recepcionista IA de heydiga (o agent de veu amb IA) contesta, consulta la disponibilitat de la teva agenda i escriu la cita abans de penjar. Serveix per a les peticions habituals de reserva, canvi i cancel·lació. Si la consulta se surt del que has definit, ho diu i transfereix la trucada al teu equip, o pren nota del missatge.
Els clients notaran que parlen amb una IA?
Sí: heydiga es presenta com a assistent virtual des del primer moment, com demana el Reglament europeu d'intel·ligència artificial (s'obre en una pestanya nova). Si el client prefereix parlar amb una persona, la trucada es transfereix tan bon punt ho demana. El que sí que es nota és que ningú no espera.
He de canviar d'agenda per fer servir heydiga?
No: heydiga treballa sobre l'agenda o el CRM que ja fas servir, i no els substitueix. Si no en fas servir cap, te'n dona una. Si el teu software encara no té integració, es valora com a desenvolupament.
Funciona fora de l'horari d'obertura?
Sí: atén i registra cites i reserves de nit, els caps de setmana i els festius. L'endemà, el panell mostra el que va entrar mentre no hi havia ningú.
Què passa si un client pregunta alguna cosa poc habitual?
heydiga no improvisa: mai s'inventa un preu, un horari ni una cita. Ho diu i transfereix la trucada al teu equip o pren nota del missatge.
Quant es triga a començar?
Poc: heydiga es posa a contestar en minuts i no cal instal·lar res. Només has de descriure com treballes, connectar la teva agenda i desviar el telèfon. La connexió amb una eina com Koibox o Treatwell porta uns quinze minuts: autoritzes l'accés des del teu compte, amb un permís revocable.
Fonts
- Reglament (UE) 2024/1689 d'intel·ligència artificial, article 50, Diari Oficial de la UE, 2024, al BOE (s'obre en una pestanya nova).
- Funcions, integracions i preus: integracions, Koibox, Treatwell, TheFork, Google Calendar, digalook, preguntes freqüents i preus, consultats el 3 de novembre de 2026.
- Trucades a restaurants: dades internes de heydiga, 46 restaurants de la línia digafood, del 16 de setembre al 15 d'octubre de 2026.
Com es va escriure: escrit amb ajuda d'eines d'IA; revisat i verificat per l'equip de heydiga.
