Beantworte jeden Anruf und jede Nachricht

Ja, und heydiga behandelt sie als zwei verschiedene Gespräche. Gefragt wird, ob der Anrufer im Hotel wohnt; dann gilt, was das Hotel für den jeweiligen Fall festgelegt hat (reservierte Kapazität, Servicezeiten oder eigene Konditionen), und die Reservierung landet im System. So ist das Restaurant nicht darauf angewiesen, dass die Rezeption Zeit fürs Telefon hat – nicht einmal mitten im Check-out.

Ja. heydiga nennt die Zeiten für Frühstück, Mittag- und Abendessen, sagt, ob das Restaurant auch externen Gästen offensteht, ob es einen Dresscode gibt oder ob man reservieren muss, und verwaltet Frühstück und Halbpension mit den Zeitfenstern und Konditionen, die das Hotel hinterlegt. Diese Routinefragen landen heute an der Rezeption und halten sie von ihrer eigentlichen Arbeit ab.

heydiga leitet sie weiter: Geht es bei einem Anruf nicht ums Restaurant, wird er an die Nummer oder Durchwahl verbunden, die das Hotel festlegt – mit dem Kontext des Gesprächs, damit der Gast nichts wiederholen muss. Ist niemand erreichbar, nimmt heydiga eine Nachricht für die Rezeption auf.

Ja. heydiga lässt sich mit den Hotelsystemen, dem PMS und dem Tischreservierungssystem verbinden, um zu wissen, wer im Haus wohnt, und jede Reservierung dort einzutragen, wo sie hingehört. Die Systeme werden nicht ersetzt, sondern genutzt; das Team arbeitet weiter mit seinen gewohnten Tools. Welche PMS konkret angebunden werden können, wird vor dem Start geklärt. Welche Tarife die Anbindung an Branchensoftware enthalten, zeigt die Tarifübersicht.

Ja, heydiga leitet den Anruf bei Bedarf an einen Menschen weiter, zusammen mit dem bisher Besprochenen, damit der Kunde nichts wiederholen muss. Das Unternehmen legt fest, an welche Nummer oder Durchwahl und in welchen Fällen: wenn der Kunde darum bittet, bei Beschwerden, bei heiklen Themen oder in jedem anderen festgelegten Fall.

heydiga spricht 50 Sprachen und erkennt die Sprache des Anrufers, um in ihr zu antworten. Wechselt der Kunde mitten im Gespräch die Sprache, wechselt heydiga mit, ohne dass das Unternehmen etwas einstellen oder den Anruf weitergeben muss.

Ja. heydiga nimmt Termine und Reservierungen nachts, am Wochenende und an Feiertagen an – genau dann, wenn ein großer Teil der Anrufe verloren geht – und trägt sie in den Kalender des Unternehmens ein, bevor aufgelegt wird. Außerdem nimmt heydiga mehrere Anrufe gleichzeitig an, sodass in Stoßzeiten kein Kunde warten muss oder auflegt.