Beantworte jeden Anruf und jede Nachricht

Ja, heydiga vergibt den Termin, ohne auf den Anlass einzugehen: keine Fragen zum Problem, keine Details, und niemand muss am Telefon etwas erklären. Erfasst wird nur das Nötigste für den Termin, alles andere bleibt für die Sitzung mit der Fachperson. Den Ton legt die Praxis fest, und er wird sorgfältig eingestellt, denn der erste Anruf ist der heikelste.

heydiga versucht nicht, die Situation selbst zu lösen. Solche Anrufe werden erkannt und sofort an die Person oder Anlaufstelle weitergeleitet, die die Praxis festgelegt hat, zu jeder Uhrzeit und ohne die anrufende Person im Gespräch festzuhalten.

Ja, heydiga nimmt den ersten Anruf bei einer psychologischen Praxis an, sobald er kommt, auch nachts und am Wochenende, erklärt den Ablauf und bucht den Termin. Dieser Anruf kostet Überwindung, und wenn niemand rangeht, wird er oft nicht wiederholt: Die Hälfte der Erstanrufer versucht es kein zweites Mal.

Ja, heydiga bucht beides, jeweils mit der passenden Dauer und mit dem Link oder Raum, den die Praxis festgelegt hat. Auch die Fragen vor dem ersten Termin beantwortet sie, etwa zum Preis einer Sitzung, zur Dauer oder ob sie online oder vor Ort stattfinden kann, mit den Informationen der Praxis.

Ja, heydiga berücksichtigt den Kalender und den Schwerpunkt jeder Fachperson der Praxis und vergibt den Termin bei der passenden Person, nach den Kriterien, die die Praxis festgelegt hat. Während einer Sitzung muss niemand ans Telefon: Die KI-Rezeptionistin nimmt ab, und der Termin landet trotzdem im Kalender des Therapeuten.

Ja. heydiga nimmt Termine und Reservierungen nachts, am Wochenende und an Feiertagen an – genau dann, wenn ein großer Teil der Anrufe verloren geht – und trägt sie in den Kalender des Unternehmens ein, bevor aufgelegt wird. Außerdem nimmt heydiga mehrere Anrufe gleichzeitig an, sodass in Stoßzeiten kein Kunde warten muss oder auflegt.

Ja, heydiga leitet den Anruf bei Bedarf an einen Menschen weiter, zusammen mit dem bisher Besprochenen, damit der Kunde nichts wiederholen muss. Das Unternehmen legt fest, an welche Nummer oder Durchwahl und in welchen Fällen: wenn der Kunde darum bittet, bei Beschwerden, bei heiklen Themen oder in jedem anderen festgelegten Fall.

heydiga ist nach dem spanischen Esquema Nacional de Seguridad (ENS) der Kategorie „mittel“ (Real Decreto 311/2022) und nach ISO 27001 zertifiziert. heydiga nutzt Server in der Europäischen Union, erfüllt die DSGVO und verschlüsselt Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand. Das ist das Anforderungsniveau, das Kunden mit sensiblen Daten verlangen, etwa Gesundheitseinrichtungen oder öffentliche Verwaltungen.