Google Calendar geht jetzt auch ans Telefon

Der Kalender, den das ganze Team schon nutzt, bleibt der einzige. heydiga prüft die freien Zeiten, bevor etwas zugesagt wird, und trägt den Termin noch vor dem Auflegen ein.

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Der Kalender ist aktuell, aber am Telefon schaut keiner rein

Google Calendar weiß genau, wann du Zeit hast. Das Problem: Wer ans Telefon geht, kann nicht immer reinschauen.

Heute

Wer rangeht, nennt eine Uhrzeit aus dem Gedächtnis und merkt später, dass sie schon belegt war.
Der Termin wird auf einem Zettel notiert, und jemand überträgt ihn später in den Kalender. Oder vergisst es.
Zwei Leute nehmen zwei Anrufe an und geben zwei verschiedenen Kunden dieselbe Uhrzeit.

Mit heydiga

Schaut in den Kalender, bevor sie etwas sagt, und bietet nur Zeiten an, die wirklich frei sind.
Der Termin steht in Google Calendar, bevor aufgelegt wird, mit Anliegen und Telefonnummer des Anrufers.
Blockt die Zeit sofort, sodass der zweite Anruf sie nicht mehr als frei sieht.

Was gelesen und was geschrieben wird

Die Verbindung läuft in beide Richtungen: heydiga prüft den Kalender, bevor sie eine Uhrzeit zusagt, und trägt den Termin ein, sobald er feststeht.

Liest aus Google Calendar

Freie und bereits belegte Zeiten.
Öffnungszeiten, Feiertage und Urlaub.
Kalender jeder Person im Team.
Übliche Dauer jeder Terminart.

Schreibt in Google Calendar

Neuer Termin im Kalender der Person, die ihn übernimmt.
Name, Telefonnummer und Anliegen des Anrufers.
Terminänderungen und Absagen.
Eine Zusammenfassung des Anrufs direkt im Termin.

In fünfzehn Minuten startklar

Ohne neue Kalender, ohne Technikhilfe und ohne auch nur einen deiner bestehenden Termine zu verschieben.

Zugriff freigeben

Direkt in deinem Google-Konto, mit einer Berechtigung, die du jederzeit widerrufen kannst.

Kalender auswählen

Welche heydiga sehen darf und in welchen sie schreibt. Die anderen sieht sie gar nicht.

Telefon umleiten

Und die Termine erscheinen ganz von selbst im gewohnten Kalender.

Wer seinen Kalender in Google Calendar führt, hat auch das

Jede Branche hat ihre Eigenheiten: ihren eigenen Alltag, eigene Integrationen und eigene Fragen.

Friseur- und Beautysalons

Leistungen mit sehr unterschiedlicher Dauer: Ob eine Coloration noch in die letzte Lücke passt, weiß keiner.

Berechnet die tatsächliche Dauer der Leistung, bevor der Termin vergeben wird.

Barbershops

Viel Andrang, kleine Beträge und Kunden, die anrufen, ohne je gebucht zu haben.

Antwortet schnell und vergibt Termine am selben Tag, ohne dass die Maschine stillsteht.

Kosmetikstudios

Langes Behandlungsangebot und viele Preisfragen, bevor sich jemand entscheidet.

Erklärt jede Behandlung und macht den Termin im selben Anruf fest.

Nagel- und Wimpernstudios

Kurze Termine dicht hintereinander: Eine verlorene Lücke lässt sich nicht mehr füllen.

Legt den Termin in die erste freie Lücke und meldet Absagen.

Spas und Massagestudios

Während einer Behandlung kann niemand ans Telefon gehen.

Nimmt Anrufe an, während der Behandlungsraum belegt ist – auch Buchungen für Paare und Mehrfachkarten.

Laser-Haarentfernung und Körperbehandlungen

Verkauft wird in Sitzungen: viele Fragen vorab und viel Nachfassen zwischen den Terminen.

Klärt Fragen zur Behandlung und erinnert an jede Sitzung des Pakets.

Restaurants mit Reservierung

Die Anrufe kommen mitten in der Stoßzeit, wenn das Team serviert.

Verwaltet Tischzeiten, Bereiche und Gruppen, ohne dass jemand das Tablett abstellt.

Gastronomiegruppen und -ketten

Eine einzige Nummer für viele Standorte und keine zusammengeführten Daten.

Leitet jeden Anruf an seinen Standort und bündelt, was an allen passiert.

Lieferdienste und Take-away

Die Bestellung kommt per Telefon und muss vollständig, schnell und fehlerfrei aufgenommen werden.

Nimmt die ganze Bestellung auf, wiederholt sie zur Bestätigung und gibt sie an die Küche weiter.

Bars und Cafés

Wenige Reservierungen, viele Fragen: Öffnungszeiten, Terrasse, ob die Küche um diese Zeit noch offen hat.

Antwortet sofort und lässt das Team ohne Unterbrechung servieren.

Catering und Events

Der Anruf ist keine Reservierung, sondern eine Angebotsanfrage, die sauber erfasst werden muss.

Erfasst Gästezahl, Datum, Menü und Kontakt und gibt alles an den Vertrieb weiter.

Hotelgastronomie

Hotelgäste und externe Gäste, mit unterschiedlichen Regeln und Zeiten.

Unterscheidet beide und wendet jeweils die passenden Konditionen an.

Freie Kfz-Werkstätten

Termine, Kostenvoranschläge und Fragen zum Fahrzeugstatus kommen über dieselbe Nummer.

Unterscheidet die drei Anliegen und erledigt jedes auf seinem eigenen Weg.

Autohäuser

Verkauf und Service teilen sich die Telefonzentrale, und der Verkaufslead geht zwischen Werkstattterminen unter.

Trennt den Verkaufslead vom Werkstatttermin und leitet ihn an das richtige Team.

Karosserie und Lack

Fast alles läuft über Gutachten und Versicherung: lange Anrufe mit vielen Daten zum Notieren.

Erfasst Kennzeichen, Schadenfall, Versicherung und Gutachter ohne Fehler.

Reifen und Schnellservice

Viel Volumen, kleine Beträge: Entscheidend ist ein Termin noch heute.

Antwortet schnell und setzt den Termin in die erste freie Lücke.

Motorradhändler und -werkstätten

Ausgeprägte Saison und Kunden, die vor der Entscheidung viele Fragen stellen.

Fängt die Frühjahrsspitze ab und beantwortet Fragen zu Modellen, Lieferzeiten und Preisen.

Fahrzeugvermietung und Flotten

Verfügbarkeitsfragen und Vorfälle, die außerhalb der Bürozeiten reinkommen.

Ist immer erreichbar, löst den Vorfall oder eskaliert ihn an den Bereitschaftsdienst.

Zahnarztpraxen

Jeder Ausfall lässt einen Behandlungsstuhl leer stehen, und diese Stunde kommt nicht zurück.

Bestätigt am Vortag und füllt die Lücke über die Warteliste.

Physiotherapie und Reha

Die Therapie umfasst mehrere Behandlungen, und Patienten brechen mittendrin ab.

Bucht die komplette Serie und erinnert bis zum Therapieende an jeden Termin.

Praxen für ästhetische Medizin

Langer Weg zum Termin: erst informieren, dann beraten lassen, dann buchen.

Klärt Fragen zur Behandlung und bucht den Beratungstermin im selben Anruf.

Psychologie und Psychotherapie

Der erste Anruf ist heikel und darf nicht unbeantwortet bleiben.

Nimmt diskret an und verbindet sofort mit einem Menschen, wenn es nötig ist.

Apotheken

Der Tresen ist voll und das Telefon klingelt ununterbrochen.

Beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten und Notdienst und notiert Bestellungen.

Tierarztpraxen

Notfälle und Routinetermine landen auf demselben Telefon.

Erkennt, was nicht warten kann, und gibt es direkt ans Team weiter.

Immobilienbüros

Das Team ist auf Besichtigungen, und der Lead kühlt im leeren Büro ab.

Qualifiziert Interessenten und bucht die Besichtigung, bevor sie beim nächsten Büro anrufen.

Hausverwaltungen

Viele Eigentümer fragen dasselbe, vor allem nach einem Schaden.

Gibt den Stand jeder Meldung durch und eskaliert nur, was neu ist.

Ferienvermietung und Ferienwohnungen

Gäste rufen zu jeder Uhrzeit und in vielen Sprachen an.

Klärt Check-in, Hausregeln und Probleme um drei Uhr morgens, in der Sprache des Gastes.

Bauträger und Neubau

Kampagnen bündeln Anrufspitzen: Bleiben sie unbeantwortet, ist die Investition verloren.

Fängt die ganze Spitze ab und übergibt jeden Lead qualifiziert an den Vertrieb.

Langzeitvermietung

Viele Anrufe von Interessenten, die die Voraussetzungen nicht erfüllen und das Team binden.

Prüft Einkommen, Bürgschaft und Zeitrahmen, bevor eine Besichtigung geplant wird.

Coliving und Studentenwohnheime

Extreme Saisonalität und Familien, die aus dem Ausland anrufen.

Fängt die Spitze der Saison ab und antwortet in der Sprache jeder Familie.

Was sich ändert, wenn der Kalender ans Telefon geht

Derselbe Kalender wie immer, jetzt mit Telefonannahme.

70%

7 von 10 Buchungen werden komplett abgeschlossen, ohne dass jemand aus dem Team eingreifen muss.

45s

So lange dauert eine Terminvergabe – vom Klingeln bis zum Eintrag im Kalender.

40%

4 von 10 Buchungen kommen außerhalb der Öffnungszeiten rein.

Die Patienten brechen die Behandlung nicht mehr mittendrin ab. Sie werden an jede Sitzung erinnert.

Physiotherapiepraxis · Bilbao

Wer früher am Sonntag anrief, ging zum nächsten Makler. Jetzt hat er am Montag schon seinen Besichtigungstermin.

Maklerbüro mit 4 Filialen · Costa del Sol

Was dich unbeantwortete Anrufe kosten

Verpasste Anrufe und solche, die dich bei der Arbeit unterbrechen, haben ihren Preis. Finde heraus, wie viel du mit heydiga sparen könntest.

Richtwerte für ein Unternehmen:

430 Anrufe pro Monat mit durchschnittlich 1,8 Min.
183 € durchschnittlicher Umsatz pro Kunde.

Anrufe pro Monat430

Durchschnittlicher Umsatz pro Kunde183 €

Anrufe, die heute unbeantwortet bleiben30 %

Verlorenes Geld pro Monat

9.516 €

114.192 € pro Jahr

129

unbeantwortete Anrufe pro Monat

Kunden, die einen Termin buchen wollten

Die Lösung: Diga Growth, 169 €/Monat.
Du verlierst das 56-Fache dessen, was es kostet.

Hol dir das Geld zurück

Was man fragt, bevor man Zugriff auf den Kalender gibt

Die fünf Fragen, die sich jeder stellt, dessen Kalender eingerichtet ist und der nicht will, dass ihn jemand durcheinanderbringt.

Kann heydiga meinen gesamten Google Calendar sehen?

Nein, heydiga sieht nur die Kalender in Google Calendar, die das Unternehmen beim Verbinden angibt, und es wird festgelegt, in welchen sie schreibt; private und alle anderen bleiben außen vor. Der Zugriff wird im Google-Konto selbst freigegeben und ist eine Berechtigung, die sich im selben Konto jederzeit widerrufen lässt.

Und wenn das Team weiter Termine von Hand in Google Calendar einträgt?

Kein Problem: heydiga liest alles, was in Google Calendar steht, egal wer es eingetragen hat, und bietet nie eine Uhrzeit an, die schon belegt ist. Außerdem blockt sie die Zeit in dem Moment, in dem sie den Termin vergibt; wollen zwei Anrufer dieselbe Uhrzeit, sieht der zweite sie nicht mehr als frei.

Kann heydiga bestehende Termine in Google Calendar verschieben oder löschen?

heydiga verschiebt oder storniert in Google Calendar nur Termine, um die sie sich selbst am Telefon gekümmert hat, und protokolliert jede Änderung. Termine, die jemand aus dem Team eingetragen hat, rührt sie nicht an. Jeder Termin, den sie anlegt, enthält Name, Telefonnummer und Anliegen des Anrufers sowie eine Zusammenfassung des Anrufs direkt im Termin.

Funktioniert das, wenn jede Person im Team ihren eigenen Google Calendar hat?

Ja, heydiga verbindet einen Google Calendar pro Person und trägt jeden Termin im Kalender der Person ein, die ihn übernimmt. Sie liest den Kalender jeder Person im Team, die Öffnungszeiten, Feiertage und Urlaube sowie die Dauer jeder Terminart und bietet daher nur Zeiten an, die wirklich frei sind.

Funktioniert heydiga mit Google Workspace und mit einem normalen Google-Konto?

heydiga funktioniert mit Google Calendar sowohl in Google Workspace als auch mit einem normalen Google-Konto. Der einzige Unterschied ist, wer den Zugriff freigibt: In Workspace macht das meist der Administrator. In beiden Fällen dauert die Verbindung etwa fünfzehn Minuten, ohne Installation und ohne einen bestehenden Termin zu verschieben.

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