Comment répondre aux appels et aux WhatsApp du salon sans vous arrêter
Pour ne pas interrompre une prestation chaque fois que le téléphone sonne, laissez une réceptionniste IA répondre aux appels et aux WhatsApp à partir de votre agenda Booksy, Treatwell ou Koibox. Elle consulte vos vrais créneaux libres, donne le rendez-vous et transmet à l'équipe ce qui demande du discernement. Vous continuez avec la cliente que vous avez devant vous.
David Zafra · · 10 min de lecture ·
- Les appels arrivent justement quand vous avez les mains prises.
- La réceptionniste IA travaille sur l'agenda que vous utilisez déjà, sans changer de logiciel.
- Elle répond aussi au WhatsApp du salon, avec le même numéro, à toute heure.
- Elle rappelle et confirme les rendez-vous, pour que le créneau de celle qui ne peut pas venir se libère à temps.
- Ce qui demande une évaluation en personne, elle le transmet à l'équipe.
Pourquoi le téléphone interrompt-il autant une prestation ?
Parce qu'il sonne quand vous ne pouvez pas décrocher : avec une couleur en pose, les ciseaux à la main ou une cliente sur la table de soin.
Quel que soit votre choix, l'interruption a déjà eu lieu. Si vous répondez, vous perdez le fil de la prestation. Si vous ne répondez pas, la personne qui appelait essaie le salon suivant. Et la cliente qui écrit sur WhatsApp attend une réponse que personne n'a le temps de donner avant la fermeture.
Avec une réceptionniste IA, l'appel est pris dès la première sonnerie et le rendez-vous est placé dans le créneau libre. L'équipe n'a rien à interrompre.
Un lien de réservation en ligne suffit-il ?
Il aide, mais il évite rarement les appels.
Qui réserve par le lien sait ce qu'il veut. Mais beaucoup de clientes ne savent pas de quelle prestation elles ont besoin, combien de temps elle durera ou si elles peuvent revenir chez la même professionnelle. Elles appellent aussi pour changer un rendez-vous, prévenir d'un retard ou poser une question de dernière minute. Ces conversations continuent d'arriver par téléphone et par WhatsApp.
C'est pourquoi le lien et la réceptionniste ne se font pas concurrence. Le lien couvre celles et ceux qui savent déjà ce qu'ils veulent. La réceptionniste s'occupe de ceux qui ont une question et, pendant qu'elle leur parle, inscrit le rendez-vous dans votre agenda.
Une réceptionniste IA peut-elle réserver dans Booksy, Treatwell ou Koibox ?
Oui. heydiga se connecte à l'agenda que vous utilisez déjà, lit vos créneaux libres et y inscrit le rendez-vous pendant la conversation avec la cliente.
Votre logiciel reste votre agenda. La réceptionniste IA ne le remplace pas : elle y lit ce dont elle a besoin et y écrit ce qu'elle conclut.
| Logiciel | Ce que lit la réceptionniste IA | Ce qu'elle écrit | Et aussi |
|---|---|---|---|
| Booksy | Disponibilités par professionnelle et par prestation, durées, tarifs et fiche cliente | Le rendez-vous avec la bonne professionnelle et la bonne prestation, changements d'horaire, annulations et notes de l'appel | Elle réserve pendant la conversation, sans proposer un créneau que quelqu'un vient de prendre depuis l'appli |
| Treatwell | Disponibilités, catalogue de prestations, tarifs publiés et fiches clientes | Nouveaux rendez-vous, changements d'horaire, annulations et notes de l'appel | Elle synchronise les rendez-vous et évite les doubles réservations entre votre propre canal et la marketplace |
| Koibox | Disponibilités par professionnelle, cabine et prestation, forfaits, séances restantes et historique | Le rendez-vous sur le bon créneau et avec la bonne professionnelle, modifications, annulations et notes dans la fiche | Elle reconnaît la cliente à son numéro de téléphone et consulte sa fiche |
Les trois se connectent depuis votre propre compte, avec une autorisation que vous pouvez révoquer quand vous voulez. Sans rien installer et sans aide technique.
Une précision sur Treatwell : il reste votre canal pour attirer de nouvelles clientes. Les rendez-vous pris par téléphone sont des réservations propres au salon, pas à la marketplace.
Et une précision sur Booksy : vous continuez à payer votre logiciel. Sa page de tarifs affiche 34,99 € HT par mois, plus 8 € HT par membre supplémentaire de l'équipe (Booksy Biz, tarifs, 29 octobre 2026 (s'ouvre dans un nouvel onglet)). La réceptionniste IA s'ajoute à cette dépense, elle ne la remplace pas.
Comment répondre au WhatsApp du salon à toute heure ?
Avec le numéro que vos clientes ont déjà enregistré. Le même assistant répond au téléphone, avec le même agenda.
heydiga fonctionne avec le WhatsApp de votre entreprise : pas besoin de donner un nouveau numéro à vos clientes. heydiga répond la nuit et le week-end, consulte les vrais créneaux libres avant de proposer quoi que ce soit et crée le rendez-vous. Un rendez-vous demandé sur WhatsApp et un autre demandé par téléphone puisent dans les mêmes créneaux : ils ne font donc jamais doublon.
Si la cliente envoie une photo ou un document, la réceptionniste le reçoit. Et si vous voulez intervenir vous-même dans une conversation, quelqu'un de l'équipe peut rejoindre une conversation WhatsApp gérée par heydiga et voir tout ce qui a été dit.
La limite : ce qui demande une évaluation en personne, comme une couleur compliquée ou un nouveau soin, elle ne l'improvise pas. Elle le transmet à l'équipe ou prend un message pour que le salon rappelle.
Le WhatsApp conversationnel s'ajoute à n'importe quel forfait pour 39 € HT par mois (tarifs de heydiga, 29 octobre 2026).
Et les clientes qui ne viennent pas ?
Elles reçoivent un rappel de leur rendez-vous et peuvent le confirmer ou le modifier, et le créneau de celle qui ne vient pas se libère à temps.
La réceptionniste IA envoie la confirmation au moment de la réservation et un rappel avant le rendez-vous, à l'heure que vous choisissez, par exemple la veille. La cliente peut le confirmer ou le modifier depuis le message lui-même. Celle qui ne peut pas venir le dit directement, et le créneau se libère assez tôt pour le donner à quelqu'un d'autre.
Un exemple. Une cliente annule son rendez-vous de 18 h le vendredi. Sans préavis, ce créneau ne se remplit plus. Si l'annulation arrive le jeudi après-midi, le créneau peut être proposé à une autre cliente.
Un conseil pratique : un seul rappel suffit, plusieurs à la suite agacent. Et n'envoyez de rappel que pour les rendez-vous que vous choisissez, pas forcément pour tous.
En savoir plus sur les rappels et les absences.
Et les vacances et les jours de repos de l'équipe ?
Ils restent dans votre agenda, là où vous les gérez déjà. La réceptionniste IA ne propose pas les créneaux bloqués.
Les vacances et les jours de repos de chaque professionnelle continuent d'être gérés là où ils le sont aujourd'hui. Avec Booksy et Koibox, la réceptionniste réserve selon les horaires et la disponibilité de chaque professionnelle. Si peu importe à la cliente qui s'occupe d'elle, la réceptionniste lui donne le premier créneau libre du salon.
Quels appels passent à une personne ?
Ceux qui demandent du discernement. La réceptionniste IA règle le reste.
| La réceptionniste IA s'en charge | Passe à l'équipe |
|---|---|
| Donner, déplacer ou annuler un rendez-vous sur un créneau libre | Ce qui demande une évaluation en personne |
| Répondre avec vos tarifs et la durée réelle de chaque prestation | Une question à laquelle elle ne sait pas répondre : elle le dit et transfère l'appel |
| Confirmer les rendez-vous et envoyer les rappels | Une conversation WhatsApp dans laquelle vous voulez intervenir vous-même |
| Répondre la nuit, le week-end et salon fermé | Un message pour que le salon rappelle |
heydiga n'improvise pas : jamais de prix, d'horaire ni de rendez-vous inventé.
Comment la tester avant de vous engager ?
Avec votre vrai agenda et des données fictives. Notez comment se termine chaque cas : réglé, en attente de confirmation, transmis à l'équipe ou indisponible.
| Cas | Ce qui devrait se passer |
|---|---|
| Coupe et couleur avec une professionnelle précise | Elle cherche un créneau de la durée des deux prestations, avec cette professionnelle |
| Changement d'horaire par WhatsApp | Elle le modifie dans l'agenda et libère l'ancien créneau |
| Un créneau qui vient d'être pris depuis l'appli | Elle ne le propose pas |
| Une prestation dont vous avez changé le prix hier | Elle donne le nouveau prix |
| Une couleur compliquée | Elle prend un message et le transmet à l'équipe |
| L'agenda ne répond pas | Le rendez-vous reste en attente et elle prévient une personne |
Une règle valable pour tout fournisseur, heydiga compris : si l'agenda ne répond pas, le rendez-vous ne peut pas être considéré comme pris.
Où heydiga trouve sa place
La réceptionniste IA de digalook, le produit de heydiga pour les salons de coiffure et les instituts de beauté, répond d'une voix naturelle aux appels et aux WhatsApp de votre salon, réserve dans votre agenda et travaille 24h/24, 7j/7. Pour le détail par type d'activité, consultez la page salons de coiffure et de beauté.
- Avec Booksy, Treatwell ou Koibox, elle réserve directement dans votre agenda.
- Avec le WhatsApp du salon et les appels, c'est le même assistant et les mêmes informations sur les deux canaux.
- Si vos appels arrivent surtout quand le salon est fermé, consultez les appels hors horaires.
Sans rien installer, sans changer de logiciel et sans toucher à votre numéro. La connexion avec Booksy, Treatwell ou Koibox est incluse dans Diga Start : 99 € HT par mois, avec 500 minutes, et sans engagement. Avec le WhatsApp conversationnel, qui s'ajoute pour 39 €, cela fait 138 € HT par mois (tarifs au 2 novembre 2026).
Demandez une démo de la réceptionniste IA
Un premier pas : une semaine d'appels et de messages
Avant de changer quoi que ce soit, notez pendant une semaine normale :
- Combien d'appels vous manquez pendant que vous avez une cliente devant vous, par heure et par jour.
- Combien de WhatsApp restent sans réponse jusqu'à la fermeture.
- Quelles questions reviennent : horaires, tarifs, durée, s'il reste un créneau le samedi.
- Combien de rendez-vous tombent sans prévenir et combien sont remplis ensuite.
- Quels appels demandent vraiment du discernement et lesquels sont toujours les mêmes.
Avec cette liste, vous saurez ce que la réceptionniste doit régler et ce qui vous revient. Pour voir le problème dans n'importe quel commerce, lisez comment ne plus manquer d'appels de clients.
Questions fréquentes
Une IA peut-elle vraiment gérer les réservations d'un salon ?
Oui, si elle travaille sur votre vrai agenda. heydiga consulte les créneaux, tient compte de la durée de chaque prestation et inscrit le rendez-vous dans votre logiciel. Si quelque chose sort de ce qu'elle sait, elle le dit et transfère l'appel à l'équipe au lieu de deviner.
Remplace-t-elle Booksy, Treatwell ou Koibox ?
Non. Votre logiciel reste votre agenda. La réceptionniste IA y lit et y écrit, et la connecter à Booksy n'entraîne aucun paiement à Booksy. Si un jour vous changez de logiciel, elle se connecte au nouveau et votre numéro de téléphone reste le même.
Dois-je changer mon numéro WhatsApp ?
Non. heydiga fonctionne avec le WhatsApp de votre entreprise, le numéro que vos clientes ont déjà enregistré. Le même assistant répond au téléphone et sur WhatsApp, avec le même agenda.
Que se passe-t-il si une cliente annule ou ne vient pas ?
Elle reçoit un rappel avant le rendez-vous et peut le confirmer ou le modifier depuis le message. Si elle ne peut pas venir, le créneau se libère assez tôt pour le donner à une autre cliente. Le rappel ne part que pour les rendez-vous que vous choisissez.
Et si une collègue est en vacances ?
Les créneaux bloqués ne sont pas proposés. Les vacances et les jours de repos se gèrent toujours là où vous les gérez déjà, et la réceptionniste réserve selon les horaires de chaque professionnelle.
Est-ce seulement pour les grands salons ?
Non. Un salon de trois fauteuils s'en rend compte plus vite, car chaque appel qui arrive en pleine prestation freine la moitié de l'équipe.
Sources
- Booksy, tarifs de Booksy Biz (s'ouvre dans un nouvel onglet), consultés le 29 octobre 2026.
- Fonctionnalités, intégrations et tarifs : digalook, salons de coiffure et de beauté, Booksy, Treatwell, Koibox, WhatsApp et appels, rappels et absences et tarifs, consultés le 29 octobre 2026.
Comment cet article a été écrit : rédigé avec l'aide d'outils d'IA ; relu et vérifié par l'équipe heydiga.
