Como atender as chamadas e o WhatsApp do salão sem parar
Para não parar um serviço sempre que o telefone toca, deixe uma rececionista IA atender as chamadas e o WhatsApp sobre a sua agenda do Booksy, do Treatwell ou do Koibox. Ela vê as suas vagas reais, faz a marcação e passa à equipa o que exige critério. E continua com a cliente que tem à frente.
David Zafra · · 10 min de leitura ·
- As chamadas entram precisamente quando tem as mãos ocupadas.
- A rececionista IA trabalha sobre a agenda que já usa, sem mudar de programa.
- Também atende o WhatsApp do salão, com o mesmo número, a qualquer hora.
- Envia lembretes e confirma as marcações, para que a vaga de quem não pode vir fique livre a tempo.
- O que exige uma avaliação presencial, passa-o à equipa.
Porque é que o telefone interrompe tanto um serviço?
Porque toca quando não pode atender: com uma cor a atuar, com a tesoura na mão ou com uma cliente na marquesa.
Escolha o que escolher, a interrupção já aconteceu. Se atende, perde o fio ao serviço. Se não atende, quem ligava tenta o salão seguinte. E a cliente que escreve por WhatsApp fica à espera de uma resposta que ninguém tem tempo de dar até à hora de fechar.
Com uma rececionista IA, a chamada é atendida ao primeiro toque e a marcação fica na vaga livre. A equipa não tem de parar nada.
Basta um link de marcação online?
Ajuda, mas raramente evita as chamadas.
Quem marca pelo link sabe o que quer. Mas muitas clientes não sabem de que serviço precisam, quanto tempo vai demorar ou se podem repetir com a mesma profissional. Também ligam para mudar uma marcação, avisar de um atraso ou fazer uma pergunta de última hora. Essas conversas continuam a chegar por telefone e por WhatsApp.
Por isso o link e a rececionista não competem. O link serve quem já sabe o que quer. A rececionista atende quem tem uma dúvida e, enquanto fala com ela, deixa a marcação escrita na sua agenda.
Uma rececionista IA pode fazer marcações no Booksy, no Treatwell ou no Koibox?
Sim. A heydiga liga-se à agenda que já usa, lê as suas vagas e escreve lá a marcação enquanto fala com a cliente.
O seu programa continua a ser a sua agenda. A rececionista IA não o substitui: lê dele o que precisa e escreve nele o que fecha.
| Programa | O que a rececionista IA lê | O que escreve | E ainda |
|---|---|---|---|
| Booksy | Disponibilidade por profissional e por serviço, durações, preços e ficha da cliente | A marcação com a profissional e o serviço certos, alterações de hora, cancelamentos e notas da chamada | Marca enquanto fala, sem oferecer uma vaga que alguém acabou de ocupar pela app |
| Treatwell | Disponibilidade, catálogo de serviços, preços publicados e fichas | Novas marcações, alterações de hora, cancelamentos e notas da chamada | Sincroniza marcações e evita marcações duplicadas entre o seu canal próprio e o marketplace |
| Koibox | Disponibilidade por profissional, cabine e serviço, pacotes, sessões restantes e historial | A marcação na vaga e com a profissional certas, alterações, cancelamentos e notas na ficha | Reconhece a cliente pelo número de telefone e consulta a sua ficha |
Os três ligam-se a partir da sua própria conta, com uma permissão que pode revogar quando quiser. Sem instalar nada e sem ajuda técnica.
Uma nota sobre o Treatwell: continua a ser o seu canal para captar clientes novas. As marcações feitas por telefone são reservas próprias do salão, não do marketplace.
E uma nota sobre o Booksy: continua a pagar o seu programa. A página de preços indica 34,99 € por mês mais IVA, e 8 € mais IVA por cada membro extra da equipa (Booksy Biz, tarifas, 29 de outubro de 2026 (abre num novo separador)). A rececionista IA soma-se a esse custo, não o substitui.
Como se atende o WhatsApp do salão a qualquer hora?
Com o número que as suas clientes já têm guardado. O mesmo assistente atende o telefone, com a mesma agenda.
A heydiga trabalha com o WhatsApp do seu negócio: não é preciso dar às clientes um número novo. Responde de noite e ao fim de semana, consulta as vagas reais antes de propor seja o que for e deixa a marcação criada. Uma marcação pedida por WhatsApp e outra pedida por telefone partilham as mesmas vagas, por isso não se duplicam.
Se a cliente enviar uma fotografia ou um documento, a rececionista recebe-o. E se quiser entrar numa conversa, alguém da equipa pode entrar num WhatsApp que a heydiga esteja a gerir e vê tudo o que foi dito.
O limite: o que exige uma avaliação presencial, como uma cor complicada ou um tratamento novo, não o improvisa. Passa-o à equipa ou toma nota do recado para que o salão ligue de volta.
O WhatsApp conversacional junta-se a qualquer plano por 39 €/mês sem IVA (preços da heydiga, 29 de outubro de 2026).
E as faltas das clientes?
É-lhes lembrada a marcação e podem confirmá-la ou alterá-la, e a vaga de quem não vem fica livre a tempo.
A rececionista IA envia a confirmação no momento da marcação e um lembrete antes da hora marcada, quando decidir, por exemplo na véspera. A cliente pode confirmá-la ou alterá-la a partir da própria mensagem. Quem não pode vir di-lo ali mesmo, e a vaga fica livre com tempo para a dar a outra pessoa.
Um exemplo. Uma cliente cancela a marcação das 18:00 de sexta-feira. Sem aviso, essa vaga já não se preenche. Com o cancelamento feito na quinta à tarde, a vaga pode ser oferecida a outra cliente.
Um conselho prático: um só lembrete chega, e vários seguidos incomodam. E envie lembretes apenas para as marcações que escolher, não necessariamente todas.
Mais sobre lembretes e faltas.
E as férias e as folgas da equipa?
Continuam na sua agenda, onde já as gere. A rececionista IA não oferece as vagas bloqueadas.
As férias e as folgas de cada profissional continuam a ser geridas onde são geridas hoje. Com o Booksy e o Koibox, a rececionista marca de acordo com o horário e a disponibilidade de cada profissional. Se à cliente tanto lhe faz quem a atende, a rececionista dá-lhe a primeira vaga livre do salão.
Que chamadas passam para uma pessoa?
As que exigem critério. As restantes resolve-as a rececionista IA.
| A rececionista IA resolve | Passa para a equipa |
|---|---|
| Fazer, alterar ou cancelar uma marcação numa vaga livre | O que exige uma avaliação presencial |
| Responder com o seu preçário e o tempo real de cada serviço | Uma pergunta a que não sabe responder: di-lo e passa a chamada |
| Confirmar marcações e enviar lembretes | Uma conversa de WhatsApp em que queira entrar |
| Responder de noite, ao fim de semana e com o salão fechado | Um recado para que o salão ligue de volta |
A heydiga não improvisa: nunca inventa um preço, um horário nem uma marcação.
Como experimentá-la antes de contratar?
Com a sua agenda real e dados inventados. Aponte como acaba cada caso: concluído, pendente de confirmação, passado à equipa ou indisponível.
| Caso | O que deveria acontecer |
|---|---|
| Corte e cor com uma profissional concreta | Procura uma vaga com a duração dos dois serviços e com essa profissional |
| Mudança de hora por WhatsApp | Altera-a na agenda e liberta a vaga anterior |
| Uma vaga que acabou de ser ocupada pela app | Não a oferece |
| Um serviço cujo preço mudou ontem | Dá o preço novo |
| Uma cor complicada | Toma nota do recado e passa-o à equipa |
| A agenda não responde | A marcação fica pendente e avisa uma pessoa |
Uma regra para qualquer fornecedor, também para a heydiga: se a agenda não responde, a marcação não pode ser dada como feita.
Onde entra a heydiga
A rececionista IA da digalook, o produto da heydiga para cabeleireiros e centros de estética, atende com voz natural as chamadas e o WhatsApp do seu salão, faz marcações na sua agenda e trabalha 24/7. Para o detalhe por tipo de negócio, veja a página de cabeleireiros e salões de beleza.
- Com o Booksy, o Treatwell ou o Koibox, marca diretamente na sua agenda.
- Com o WhatsApp do salão e as chamadas, usa o mesmo assistente e a mesma informação nos dois canais.
- Se as chamadas lhe chegam sobretudo com o salão fechado, veja as chamadas fora de horário.
Sem instalar nada, sem mudar de programa e sem mexer no seu número. A ligação ao Booksy, ao Treatwell ou ao Koibox vem com o Diga Start: 99 €/mês sem IVA, com 500 minutos e sem fidelização. Com o WhatsApp conversacional, que se junta por 39 €, são 138 €/mês sem IVA (preços a 2 de novembro de 2026).
Peça uma demonstração da rececionista IA
Um primeiro passo: uma semana de chamadas e mensagens
Antes de mudar alguma coisa, aponte durante uma semana normal:
- Quantas chamadas perde enquanto tem uma cliente à frente, por hora e por dia.
- Quantas mensagens de WhatsApp ficam sem resposta até ao fecho.
- Que perguntas se repetem: horário, preçário, duração, se há vaga no sábado.
- Quantas marcações caem sem aviso e quantas se preenchem depois.
- Que chamadas exigem mesmo critério e quais são sempre a mesma coisa.
Com essa lista saberá o que a rececionista tem de resolver e o que lhe cabe a si. Se quiser ver o problema em qualquer negócio, leia como deixar de perder chamadas de clientes.
Perguntas frequentes
Uma IA consegue mesmo gerir as marcações de um salão?
Sim, se trabalhar sobre a sua agenda real. A heydiga consulta as vagas, tem em conta a duração de cada serviço e escreve a marcação no seu programa. Se alguma coisa fica fora do que sabe, di-lo e passa a chamada à equipa em vez de adivinhar.
Substitui o Booksy, o Treatwell ou o Koibox?
Não. O seu programa continua a ser a sua agenda. A rececionista IA lê dele e escreve nele, e ligá-la ao Booksy não implica nenhum pagamento ao Booksy. Se um dia mudar de programa, liga-se ao novo e o seu número de telefone continua a ser o mesmo.
Tenho de mudar o meu número de WhatsApp?
Não. A heydiga trabalha com o WhatsApp do seu negócio, o número que as suas clientes já têm guardado. O mesmo assistente atende o telefone e o WhatsApp, com a mesma agenda.
O que acontece se uma cliente cancelar ou faltar?
É-lhe lembrada a marcação antes e pode confirmá-la ou alterá-la a partir da mensagem. Se não puder vir, a vaga fica livre com tempo para a dar a outra cliente. O lembrete só é enviado para as marcações que escolher.
E se uma colega estiver de férias?
As vagas bloqueadas não são oferecidas. As férias e as folgas continuam a ser geridas onde já as gere, e a rececionista marca de acordo com o horário de cada profissional.
Só serve para salões grandes?
Não. Um salão de três cadeiras nota-o mais cedo, porque cada chamada que entra a meio de um serviço trava metade da equipa.
Fontes
- Booksy, tarifas do Booksy Biz (abre num novo separador), consultadas a 29 de outubro de 2026.
- Funcionalidades, integrações e preços: digalook, cabeleireiros e salões de beleza, Booksy, Treatwell, Koibox, WhatsApp e chamadas, lembretes e faltas e preços, consultados a 29 de outubro de 2026.
Como foi escrito: escrito com a ajuda de ferramentas de IA; revisto e verificado pela equipa da heydiga.
