Von Anrufen zu Wissen: wie heydiga entstand und wie es funktioniert

• Sie geht ran, wenn das Team beschäftigt oder der Betrieb geschlossen ist.
• Sie verbindet sich mit dem Kalender und der Software, die du schon nutzt, ohne dass du deine Nummer wechselst.
• Jeder Anruf hinterlässt sein Transkript, den Grund der Kontaktaufnahme und das, was geklärt wurde.
• Was Urteilsvermögen braucht, geht an eine Person aus dem Team.

Wie ist heydiga entstanden?

Aus einer einfachen Frage: Warum gibt es immer noch Telefone, an die niemand rangehen kann?

Wenn jemand gerade bedient und ein weiteres Telefon klingelt, gehen Kunden verloren, im Betrieb und außerhalb. Wer gerade bei einer Kundin am Stuhl, an einem Tisch oder unter einem Auto ist, kann nicht rangehen. Und wer anruft, wartet nicht.

Der erste Sprachagent wurde in einem echten Betrieb getestet und funktionierte: Am nächsten Tag wollte der Kunde ihn nicht abschalten. Der Launch kam im Oktober 2025, drei Monate nach Projektbeginn. Seitdem hat sich das Anrufvolumen vervielfacht, und heute arbeitet heydiga mit Betrieben in Spanien, Frankreich und Italien.

Was ist heydiga und was macht sie?

heydiga ist eine KI-Rezeptionistin für Betriebe, die davon leben, mit ihren Kunden zu sprechen.

Wenn jemand anruft oder per WhatsApp schreibt, geht die KI-Rezeptionistin ran, versteht, was die Person möchte, und erledigt es:

• Sie vergibt, verschiebt oder storniert den Termin in deinem Kalender, nur in wirklich freien Zeitfenstern.
• Sie beantwortet die üblichen Fragen: Öffnungszeiten, Preise, was in jeder Leistung enthalten ist.
• Sie verbindet mit einer Person aus dem Team, wenn sie etwas nicht weiß. Und auch dann, wenn der Kunde das möchte.

heydiga improvisiert nicht: Sie erfindet nie einen Preis, eine Öffnungszeit oder einen Termin. Und sie stellt sich von Anfang an als virtuelle Assistentin vor. Telefon und WhatsApp nutzen dieselbe Assistentin und dieselben Informationen, deshalb werden Termine zwischen den Kanälen nicht doppelt vergeben.

Wie wird heydiga eingerichtet?

In drei Schritten, ohne etwas zu installieren und ohne Nummernwechsel.

1. Du erzählst, wie dein Betrieb funktioniert. Leistungen, Preise, Öffnungszeiten und wer was macht.
2. heydiga verbindet deinen Kalender. Den, den du schon nutzt, oder heydiga stellt dir einen bereit, wenn du keinen hast.
3. Du leitest dein Telefon um. Ab dann geht heydiga ran.

Ein Beispiel, erfunden, um den Ablauf zu zeigen. Ein Friseursalon erzählt, welche Leistungen er anbietet und wie lange jede dauert. Er sagt, wer im Team färbt und wer nur schneidet. Er verbindet seinen Kalender und leitet das Telefon um. Das Team bleibt bei der Kundin auf dem Stuhl, und die Anrufe werden beantwortet.

Wie funktioniert heydiga intern?

Die Logik ist kurz: verstehen, handeln, festhalten.

Wenn ein Anruf oder eine Nachricht eingeht, erkennt die KI-Rezeptionistin, was die Person möchte. Einen Tisch für heute Abend zu reservieren ist etwas anderes, als einen Inspektionstermin zu verschieben. Dann prüft sie deinen Kalender, bietet nur an, was frei ist, und bestätigt, was erledigt wurde.

Der letzte Schritt ist der, der meistens fehlt: festhalten. Jeder Anruf bleibt im Dashboard, mit Transkript, Grund der Kontaktaufnahme und dem, was geklärt wurde. Am nächsten Tag sieht der Betrieb dort alles, was reinkam.

Daher kommt das „Wissen“. heydiga macht aus jedem Gespräch Daten: was gefragt wird, was verloren geht, was besser wird. Und statt sich auf Eindrücke zu verlassen („in letzter Zeit rufen viele an wegen …“), startet das Team mit einer Zusammenfassung dessen in den Tag, was reinkam.

Welche Produkte hat heydiga für welche Branche?

Fünf, eines pro Branche. In allen beantwortet die KI-Rezeptionistin Anrufe und WhatsApp-Nachrichten und bucht in deinen Kalender. Was sich ändert, sind die Regeln und die Software jedes Betriebs.

Jedes Produkt in einer Zeile.

digalook: für Beauty und Wellness

Im Friseursalon kommen die Anrufe mitten in einer Färbung. digalook prüft die Verfügbarkeit und vergibt den Termin nach der tatsächlichen Dauer der Leistung und der jeweiligen Fachkraft. Bei Bedarf verschiebt oder storniert es ihn. Es erinnert an den Termin, bestätigt ihn und füllt die Lücke, wenn jemand absagt. Weiß es etwas nicht, sagt es das und verbindet weiter.

digafood: für Restaurants und Gastronomie

Im Restaurant kommen die Anrufe mitten im Service: Reservierungen, Zeitänderungen, die Speisekarte, Allergene. digafood nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an, ohne Warteschleife. Es prüft die Verfügbarkeit nach Service und Gastraum und reserviert, ändert oder storniert. Außerdem nimmt es Bestellungen zum Mitnehmen oder zur Lieferung auf und wiederholt sie zur Bestätigung. Braucht eine Frage zu Allergenen die Küche, gibt es sie ans Team weiter.

digamotor: für Werkstätten und Autohäuser

In der Werkstatt kommen die Anrufe, wenn die Hände unter dem Auto stecken. digamotor vergibt Werkstatttermine nach der tatsächlichen Auslastung und der Art des Auftrags. Es informiert über den Stand am Fahrzeug und die Listenpreise und meldet sich bei anstehender Inspektion, bei der ITV (der spanischen Hauptuntersuchung) und wenn das Fahrzeug fertig ist. Im Autohandel nimmt es außerdem die Daten von Kaufinteressenten auf und legt sie im CRM ab. Diagnosen gibt es an die Werkstatt weiter.

digaclinic: für Praxen und Gesundheitszentren

In einer Praxis kann der Empfang nicht jeden Anruf annehmen. digaclinic vergibt Termine nach dem Kalender jedes Behandlers, jedes Behandlungszimmers und jeder Behandlungsart. Es bestätigt am Vortag, bietet frei gewordene Termine dem Nächsten auf der Warteliste an und beantwortet Fragen zu Versicherungen, Preisen und zur Vorbereitung auf Untersuchungen. Es hat eine klare Grenze: Es stellt keine Diagnosen, bewertet keine Symptome und gibt keinen medizinischen Rat. Notfälle und heikle Anliegen gehen an eine Person aus dem Team.

digaliving: für Immobilienmakler und Immobilienverwaltung

Beim Immobilienmakler rufen Interessenten an, wenn das Team gerade bei einer Besichtigung ist. digaliving erkennt das Objekt an der Referenz der Anzeige und qualifiziert nach Budget, Lage und Zeitrahmen. Es legt die Besichtigung in ein freies Zeitfenster des Maklers, der dieses Objekt betreut. Wer aus dem Ausland anruft, wird in seiner Sprache bedient. Preise verhandelt es nicht: Das entscheidet immer ein Mensch. Wenn dich dieser Fall interessiert, lies, wie du keine Interessenten von Idealista und Fotocasa verlierst.

Was ändert sich für einen Betrieb?

Es ändert sich, wer rangeht und was nach jedem Anruf bleibt.

Reibungslosere Abläufe. Anrufe hängen nicht mehr davon ab, wer gerade ans Telefon geht. Einen Termin zu buchen oder zu ändern ist keine Ausnahme mehr, sondern ein Prozess. Bei mehreren Standorten behält jeder seinen Kalender, und alle teilen sich ein Dashboard.

Ein Team, das seltener unterbrochen wird. Die KI-Rezeptionistin übernimmt das Wiederkehrende und alles, was festen Regeln folgt. Das Team konzentriert sich auf die Person vor sich und auf die Fälle, die Urteilsvermögen, Empathie oder Verhandlungsgeschick brauchen.

Gespräche, aus denen man lernt. Jeder Anruf bleibt mit seinem Grund im Dashboard. So sieht man, warum Termine abgesagt werden, was Fragen aufwirft und was Kunden direkt nach einer Kampagne wollen.

Wenn du das eigentliche Problem verstehen willst, lies, wie du keine Kundenanrufe mehr verpasst.

Mit welcher Software verbindet sich heydiga?

Mit der Verwaltungssoftware, den CRMs und den Kalendern, die der Betrieb schon nutzt. Die mit eigener Seite stehen in der Tabelle oben und unter Integrationen.

Wenn deine nicht dabei ist, prüft heydiga sie als Entwicklungsprojekt. Und weil die Integrationen vom Tarif abhängen, sieh dir die Preise an, bevor du dich entscheidest.

Wo passt heydiga ins Bild?

heydiga ist die KI-Rezeptionistin deines Betriebs: Sie geht ran, bucht und hält das Dashboard aktuell. Sie ersetzt das Team nicht bei allem, was fachliches Urteilsvermögen braucht.

• Für deine Branche fängst du am besten mit der Produktseite an: digalook, digafood, digamotor, digaclinic oder digaliving.
• Keine Mindestlaufzeit und kein Nummernwechsel. Die Tarife und Minuten findest du unter Preise.
• Wer dahintersteckt, erfährst du unter über heydiga.

Fordere eine Demo der KI-Rezeptionistin an und hör dir an, wie sie klingt und wie der Start in deinem Betrieb aussehen würde.

Häufige Fragen

Muss ich meine Nummer oder meine Software wechseln?

Nein. Du behältst deine Nummer und deine Verwaltungssoftware: Du leitest dein Telefon um, und heydiga verbindet sich mit deinem Kalender. Wenn du keinen Kalender hast, stellt dir heydiga einen bereit.

Antwortet heydiga auch auf WhatsApp?

Ja: Sie nutzt dieselbe Assistentin und dieselben Informationen wie am Telefon und vergibt Termine zwischen den Kanälen nicht doppelt. Manche Funktionen hängen vom Tarif ab, also sieh dir die Preise an.

Weiß der Kunde, dass er mit einer KI spricht?

Ja. Die KI-Rezeptionistin stellt sich von Anfang an als virtuelle Assistentin vor. Wenn der Kunde lieber mit jemandem aus dem Team sprechen möchte, verbindet sie weiter.

Funktioniert heydiga auch außerhalb der Öffnungszeiten?

Ja: Sie geht nachts, am Wochenende und an Feiertagen ran, 24/7. Ist der Betrieb geschlossen, steht der Termin trotzdem in deinem Kalender, und gleich am Morgen sieht das Team, was reinkam.

Was passiert, wenn sie keine Antwort weiß?

Sie sagt es und verbindet mit einer Person aus dem Team. Sie erfindet keinen Preis, keine Öffnungszeit und keinen Termin. Notfälle, heikle Anliegen und alles, was fachliches Urteilsvermögen braucht, gehen immer an einen Menschen.

Wo liegen die Daten?

Auf Servern in der Europäischen Union, DSGVO-konform. Die Details zur Sicherheit stehen auf der Seite jedes Produkts, zum Beispiel bei digaclinic.

Quellen

• Geschichte, Gründer und Betriebe in Spanien, Frankreich und Italien: über heydiga.
• Wie der Start abläuft, 24/7 und die fünf Produkte: heydiga.com.
• Funktionen, Integrationen, Grenzen und häufige Fragen zu jedem Produkt: digalook, digafood, digamotor, digaclinic und digaliving.
• Integrationen mit eigener Seite: Integrationen. Tarife: Preise. Dashboard, Daten sowie Nächte und Feiertage: häufige Fragen.
• Alle abgerufen am 3. November 2026.

Wie dieser Artikel entstand: mit Unterstützung von KI-Tools geschrieben; vom heydiga-Team geprüft und verifiziert.