Google Calendar, agora também atende o telefone

A agenda que toda a equipa já usa continua a ser a única. A heydiga consulta os espaços livres antes de prometer o que quer que seja e escreve a marcação antes de desligar.

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A agenda está em dia; o telefone não olha para ela

O Google Calendar sabe exatamente quando tem espaço. O problema é que quem atende o telefone nem sempre o pode consultar.

Hoje

Quem atende dá uma hora de memória e depois descobre que já estava ocupada.
A marcação fica num papel e alguém a passa para o calendário mais tarde. Ou esquece-se.
Duas pessoas atendem duas chamadas e dão a mesma hora a dois clientes diferentes.

Com a heydiga

Vê o calendário antes de dizer o que quer que seja e só oferece espaços que existem mesmo.
Fica escrita no Google Calendar antes de desligar, com o motivo e o número de quem liga.
Ocupa o espaço na hora, por isso a segunda chamada já não o vê livre.

O que lê e o que escreve

A ligação funciona nos dois sentidos: a heydiga consulta a agenda antes de prometer uma hora e escreve nela assim que a fecha.

Lê do Google Calendar

Espaços livres e horas já ocupadas.
Horário de abertura, feriados e férias.
O calendário de cada pessoa da equipa.
Quanto dura habitualmente cada tipo de marcação.

Escreve no Google Calendar

A marcação nova, no calendário de quem a vai atender.
Nome, número e motivo de quem liga.
Alterações de hora e cancelamentos.
Um resumo da chamada dentro da própria marcação.

Quinze minutos e está feito

Sem agendas novas, sem ajuda técnica e sem mexer numa única das marcações que já tem.

Autoriza-se o acesso

A partir da sua própria conta Google, com uma permissão que pode revogar quando quiser.

Escolhem-se os calendários

Quais é que a heydiga pode ver e em qual escreve. Os restantes nem os vê.

Desvia-se o telefone

E as marcações começam a aparecer sozinhas na agenda de sempre.

Quem tem a agenda no Google Calendar tem isto

Cada negócio tem a sua própria casuística, com o seu dia a dia, as suas integrações e as suas perguntas.

Cabeleireiros e salões de beleza

Serviços de duração muito diferente: não se sabe se uma cor cabe no espaço que resta.

Calcula a duração real do serviço antes de dar a marcação.

Barbearias

Muito volume, ticket baixo e clientes que ligam sem nunca terem marcado.

Atende depressa e dá espaço no próprio dia, sem parar a máquina.

Centros de estética

Catálogo longo e muitas perguntas de preço antes de decidir.

Explica cada tratamento e fecha a marcação na mesma chamada.

Salões de unhas e pestanas

Marcações curtas e encadeadas: um espaço perdido já não se enche.

Encaixa a marcação no primeiro espaço disponível e avisa dos cancelamentos.

Spas e centros de massagem

Ninguém pode atender o telefone durante um serviço.

Atende enquanto o gabinete está ocupado, também reservas de casal e pacotes.

Depilação a laser e tratamentos corporais

Vende-se por sessões: muita dúvida antes e muito seguimento entre marcações.

Resolve as dúvidas do tratamento e lembra cada sessão do pacote.

Restaurantes com reserva

As chamadas chegam em plena hora de ponta, quando a equipa está a servir.

Gere turnos, salas e grupos sem que ninguém largue o tabuleiro.

Grupos e cadeias de restauração

Um só número para muitas casas e nenhum dado consolidado.

Encaminha cada chamada para a sua casa e reúne o que acontece em todas.

Entregas ao domicílio e take away

O pedido entra por telefone e tem de se tirar inteiro, depressa e sem erros.

Recolhe o pedido completo, repete-o para confirmar e passa-o à cozinha.

Bares e cafés

Poucas reservas e muitas perguntas: horário, esplanada, se há cozinha àquela hora.

Responde na hora e deixa a equipa servir sem interrupções.

Catering e eventos

A chamada não é uma reserva, é um orçamento que tem de se recolher bem.

Recolhe número de pessoas, data, ementa e contacto, e passa-o ao comercial.

Restauração em hotéis

Cliente alojado e cliente de fora, com regras e horários diferentes.

Distingue cada um e aplica as condições que lhe correspondem.

Oficinas mecânicas multimarca

Marcação, orçamento e estado do veículo entram pelo mesmo número.

Distingue os três pedidos e resolve cada um pelo seu caminho.

Concessionários oficiais

Vendas e pós-venda partilham a central, e o lead comercial perde-se entre marcações.

Separa o lead de venda da marcação de oficina e encaminha-o à equipa certa.

Chapa e pintura

Quase tudo passa por peritagem e seguro: chamadas longas com muitos dados para apontar.

Recolhe matrícula, sinistro, companhia e perito sem se enganar.

Pneus e manutenção rápida

Muito volume e ticket baixo: o que importa é dar espaço hoje.

Atende depressa e encaixa a marcação no primeiro espaço livre.

Concessionários e oficinas de motos

Época muito marcada e clientes que perguntam muito antes de decidir.

Absorve o pico da primavera e responde por modelos, prazos e preços.

Aluguer de viaturas e frotas

Disponibilidade e ocorrências que chegam fora do horário de escritório.

Atende sempre, resolve a ocorrência ou encaminha-a para quem está de piquete.

Clínicas dentárias

Cada falta deixa um gabinete parado e essa hora não se recupera.

Confirma na véspera e preenche o espaço com a lista de espera.

Fisioterapia e reabilitação

O tratamento são várias sessões e o doente abandona a meio.

Marca o plano completo e lembra cada sessão até à alta.

Clínicas de medicina estética

Ciclo longo: primeiro informam-se, depois avaliam, depois marcam.

Resolve as dúvidas do tratamento e marca a avaliação na mesma chamada.

Psicologia e terapia

A primeira chamada é delicada e não pode ficar sem resposta.

Atende com discrição e, se for preciso uma pessoa, passa-a na hora.

Farmácias

O balcão está cheio e o telefone não pára.

Responde horários e serviço permanente, e deixa a encomenda apontada.

Clínicas veterinárias

Urgências misturadas com marcações de rotina no mesmo telefone.

Distingue o que não pode esperar e passa-o diretamente à equipa.

Agências imobiliárias

A equipa está em visitas e o lead arrefece no escritório vazio.

Qualifica o interessado e marca a visita antes de ele ligar a outra agência.

Administradores de condomínios

Muitos condóminos a perguntar o mesmo, sobretudo depois de uma avaria.

Informa do estado de cada ocorrência e encaminha só o que é novo.

Alojamento local e casas de férias

Hóspedes que ligam a qualquer hora e em várias línguas.

Resolve check-in, regras e ocorrências às três da manhã e na língua deles.

Promotoras e construção nova

As campanhas concentram picos de chamadas: se não se atendem, perde-se o investimento.

Absorve o pico inteiro e deixa cada lead qualificado para a equipa comercial.

Arrendamento de longa duração

Muitas chamadas que não cumprem os requisitos e consomem a equipa.

Filtra rendimentos, fiador e prazo antes de marcar qualquer visita.

Coliving e residências de estudantes

Sazonalidade extrema e famílias que ligam de outros países.

Aguenta o pico da época e atende na língua de cada família.

O que muda com a agenda a atender o telefone

A mesma agenda de sempre, com o telefone atendido.

70%

7 em cada 10 reservas fecham-se por inteiro sem que ninguém da equipa intervenha.

45s

O que demora a dar uma marcação, desde que o telefone toca até ficar na agenda.

40%

4 em cada 10 reservas entram fora do horário de abertura.

Os doentes já não abandonam a meio do tratamento. Cada sessão é lembrada.

Centro de fisioterapia · Bilbau

Antes quem ligava ao domingo ia para outra agência. Agora tem a visita marcada para segunda.

Agência com 4 escritórios · Costa del Sol

Quanto lhe custa não atender

As chamadas que perde e as que interrompem o seu trabalho têm um custo. Descubra quanto poderia poupar com a heydiga.

Dados indicativos para um negócio:

430 chamadas por mês de 1,8 min em média.
€ 183 de ticket médio por cliente.

Chamadas por mês430

Ticket médio por cliente€ 183

Chamadas que hoje não são atendidas30 %

Dinheiro perdido todos os meses

€ 9.516

€ 114.192 por ano

129

chamadas sem resposta por mês

clientes que iam marcar

Resolve-se com o Diga Growth, 169 €/mês.
Perde 56 vezes o que custa.

Recupere esse dinheiro

O que se pergunta antes de dar acesso à agenda

As cinco dúvidas de quem já tem a agenda montada e não quer que ninguém lha desarrume.

A heydiga consegue ver todo o meu Google Calendar?

Não, a heydiga só vê os calendários do Google Calendar que o negócio lhe indica ao ligá-lo, e escolhe-se em qual escreve; os pessoais e os restantes ficam de fora. O acesso autoriza-se a partir da própria conta Google e é uma permissão que se revoga a partir dessa mesma conta quando se quiser.

E se a equipa continuar a apontar marcações à mão no Google Calendar?

Não faz mal: a heydiga lê tudo o que está no Google Calendar, tenha sido escrito por quem for, e nunca oferece uma hora que já esteja ocupada. Além disso ocupa o espaço no momento em que faz a marcação, por isso, se duas chamadas pedirem a mesma hora, a segunda já não a vê livre.

A heydiga pode mudar ou apagar marcações que já existem no Google Calendar?

A heydiga só muda ou cancela no Google Calendar as marcações que geriu por telefone, e deixa sempre registo da alteração. Nas que foram apontadas por uma pessoa da equipa, não mexe. Cada marcação que cria leva o nome, o telefone e o motivo de quem liga, e um resumo da chamada dentro da própria marcação.

Serve se cada profissional tiver o seu próprio Google Calendar?

Sim, a heydiga liga um Google Calendar por profissional e escreve cada marcação no calendário de quem a vai atender. Lê o calendário de cada pessoa da equipa, o horário de abertura, os feriados, as férias e quanto dura cada tipo de marcação, por isso só oferece espaços que existem mesmo.

A heydiga funciona com o Google Workspace e com uma conta normal do Google?

A heydiga funciona com o Google Calendar tanto no Google Workspace como numa conta normal do Google. A única coisa que muda é quem autoriza o acesso: no Workspace costuma ser o administrador. Nos dois casos a ligação demora cerca de quinze minutos, sem instalar nada e sem mexer em nenhuma das marcações que já existem.

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